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Condivisione e collaborazione dei documenti
Anche la condivisione di file è simile a Google Drive, in cui è possibile inserire indirizzi e-mail e impostare autorizzazioni selezionando un file e facendo clic sul pulsante Condividi. I documenti hanno anche permalink per la condivisione al di fuori del software. Gli utenti possono anche condividere intere cartelle e creare gruppi per semplificare la condivisione con più colleghi. Una bella caratteristica è che puoi condividere un documento ma proteggerlo con password per una maggiore sicurezza; puoi anche impostare una data di scadenza, a quel punto tutti quelli con cui hai condiviso il documento perdono l'accesso. I file possono essere archiviati e estratti (in altre parole, bloccati) per evitare sovrapposizioni di modifica.
È possibile aggiungere attività ai documenti se è necessario inviarlo a un collega per la revisione o la revisione. Quando si assegna un'attività a un collega, il destinatario riceverà un avviso e un collegamento al documento associato; a sua volta, riceverai un avviso al termine dell'attività.
Se utilizzi già G Suite di Google (precedentemente chiamato Google Apps for Work), puoi integrare il tuo account con i prodotti Zoho. Zoho Docs Standard può integrarsi con Google Drive e la gestione utenti di Google. Ho provato a collegare i miei account Zoho Docs Standard e Google G Suite. Dopo aver concesso alcune autorizzazioni e aver effettuato l'accesso a Google, mi è stato chiesto di continuare l'installazione - e poi sono rimasto fantasma. Lo schermo viene reindirizzato al mio account Zoho Docs senza alcun segno di integrazione di Google. Dopo aver consultato un articolo della Guida, ho scoperto una soluzione alternativa: ho premuto il pulsante Carica, selezionato Google Drive dal menu a discesa, quindi mi è stato chiesto di autenticarmi. Dopo aver collegato correttamente i tuoi account, puoi caricare file e cartelle da Google Drive. Puoi anche sincronizzare una cartella Dropbox con una cartella Zoho Docs in modo continuo o solo una volta. Entrambe queste integrazioni sono un ottimo modo per sfruttare le funzionalità di Zoho continuando a utilizzare il noto software di archiviazione cloud. Puoi anche collegarti ad Adobe Sign per abilitare le firme digitali.
All'interno di Zoho Docs Standard, gli utenti possono creare e modificare documenti utilizzando Zoho Writer, che include una funzionalità di modifica delle tracce, firme digitali e numerosi strumenti di modifica avanzati. Ad esempio, è possibile creare macro, grafici colorati e tabelle pivot. Documenti, fogli di calcolo e presentazioni possono essere esportati come PDF, Windows e altri file. Puoi anche modificare i file offline; le modifiche verranno sincronizzate quando torni online.
Una caratteristica interessante è la possibilità di modificare un documento contemporaneamente con i tuoi colleghi. I commenti di te e dei tuoi colleghi verranno visualizzati sullo schermo di tutti, contrassegnati dal nome dell'editor. Gli utenti possono commentare e chattare durante tutto il processo. Ogni file ha una cronologia delle versioni e puoi scegliere di ripristinare una versione precedente in qualsiasi momento.
Un'app Zoho Docs Standard è disponibile per Android e iOS, dove è possibile accedere, creare e modificare file in movimento. Ho scaricato l'app Android, che ha un'interfaccia utente (UI) corrispondente e si apre in una cartella Documenti recenti. Puoi visualizzare tutte le tue cartelle, ordinarle per nome o data e cercare file.
