Video: Access: Casella di controllo Si/No - Tutorial 117 (Settembre 2024)
Iniziare l'anno dal punto di vista IT significa portare nel caos più ordine possibile. Le settimane tra Natale e Capodanno tendono ad essere una pausa in termini di richieste di aiuto IT, implementazioni e altre attività di gestione randomizzate. La maggior parte di gennaio segue l'esempio mentre il resto dell'organizzazione ritorna dalle vacanze e sviluppa lentamente slancio. Queste settimane sono utili ai manager IT che hanno bisogno di tempo per sistemare le proprie case, per fornire una solida base tecnologica per il resto dell'anno. Di seguito sono riportati sei passaggi chiave che i responsabili IT dovrebbero adottare il prima possibile nel 2016.
1. Pianifica gli aggiornamenti del contratto di locazione hardware
Spero che tu stia mantenendo un registro di controllo hardware accurato che copre tutta la tua infrastruttura in loco, inclusi non solo PC e notebook ma anche hardware di rete, stampanti e quella categoria sempre più ampia di dispositivi mobili. Chi ha cosa; dove si trova; informazioni di identificazione di base come numeri di serie e, soprattutto, date di aggiornamento del contratto di locazione. Prendi nota dell'hardware che verrà aggiornato quest'anno e quando e assicurati di tenerlo presente nei tuoi piani di progetto. Presta particolare attenzione ai dispositivi mobili utilizzati dai tuoi dipendenti poiché sempre più persone utilizzano dispositivi mobili personali per lavoro (che possono comportare oneri di pagamento e rischi per la sicurezza non necessari).
2. Effettuare un controllo approfondito della licenza del software
Se l'anno scorso hai seguito la procedura corretta, dovresti aver già completato un controllo del software. Ma, nel caso non lo facessi, non vorrai assolutamente saltare questo passaggio ora.
Proprio come nel tuo audit hardware, tuttavia, scoprirai che anche gli utenti stanno facendo delle scelte personali nei loro portafogli software. Analogamente ai dipendenti che utilizzano dispositivi personali per lavoro, molti utilizzano anche i propri servizi basati su cloud. Ciò può accadere perché un singolo utente decide di iscriversi a un determinato servizio o persino un intero team implementa un servizio cloud tra di loro.
Spesso, questi servizi sono pagati tramite addebiti ricorrenti assegnati a carte di credito personali o aziendali e la contabilità può avere difficoltà a capire chi sta pagando per cosa. È una brutta notizia per loro, ma può anche morderti durante il tempo del budget IT, quindi anticipalo il più possibile. Questa tendenza può anche causare gravi mal di testa dal punto di vista della sicurezza in quanto molti cosiddetti servizi cloud costringono gli utenti a scaricare moduli sul lato client che salta necessariamente il normale processo di test. Se non sai cosa è in esecuzione sui dispositivi dei tuoi utenti, non puoi proteggerli adeguatamente.
In un senso più tradizionale, assicurati che il tuo audit del software copra anche le solite basi, il che significa una valutazione accurata di quale software è installato, dove è in esecuzione, chi ha accesso rispetto a chi ha le licenze e quando tali licenze scadono. Prestare particolare attenzione al software di sicurezza: antivirus, reti private virtuali (VPN) e crittografia sono tre esempi.
3. Subire tale controllo di sicurezza
Certo, i controlli di sicurezza IT sono solo leggermente più divertenti di una visita dall'IRS, ma la buona notizia è che sono assolutamente critici e altamente specializzati. Ciò significa che hai un ottimo caso per assumere un consulente per superare questo processo per te. Ma, che tu o un esperto esterno lo faccia, assicurati che quanto segue sia trattato in dettaglio:
Aggiungi i controlli: collega il processo ai dati di controllo hardware e software.
Analisi della protezione dell'identità: come si sta controllando l'accesso alle risorse e ai dati IT aziendali sia in locale che nel cloud.
Analisi della sicurezza del cloud: analizza separatamente tutte le operazioni del cloud, che si tratti solo di alcuni concerti di archiviazione off-site o di un'app SaaS (Software-as-a-Service) full-on che esegue un processo aziendale chiave.
Analisi della protezione dei dati e del disaster recovery (DR): come ha funzionato la soluzione dell'anno scorso e c'erano punti deboli o scenari imprevisti che dovresti affrontare quest'anno?
Analisi generale dell'audit- Non puoi dare questo a nessun consulente; utilizzare il rapporto di audit di sicurezza per valutare il livello di sicurezza delle operazioni IT e capire non solo dove è necessario apportare miglioramenti, ma anche dove è possibile risparmiare denaro utilizzando diverse soluzioni o tattiche di sicurezza.
4. Scopri i tuoi processi aziendali
In una piccola azienda, questo può essere fatto in poche sessioni di seduta one-to-one. In un'azienda di medie dimensioni, avrai probabilmente la possibilità di spendere qualche pranzo. Il nome del gioco qui è "Come funziona davvero ?" L'idea è di identificare prima quali sono i processi chiave nella tua attività che lo fanno funzionare (ovvero, che gli consentono di fare soldi e funzionare) e chi guida o possiede tali processi. Quindi, goditi un po 'di tempo faccia a faccia con quelle persone e fatti guidare attraverso - in dettaglio - come avvengono questi processi; ciò che è veramente importante per farli accadere; quali strumenti vengono utilizzati oggi per svolgere questo lavoro; e ciò che queste persone vorrebbero vedere, desiderarebbero accadere, o in genere vorrebbero solo lamentarsi.
Solo con queste informazioni puoi davvero aggiungere valore. La tua competenza non è solo sapere cosa sta succedendo nella tecnologia; è in grado di applicare la tecnologia in modo creativo per ottenere quei processi di guadagno più veloci, economici o più competitivi. Solo quando sai davvero come funzionano le cose puoi fare quel lavoro in modo efficace, anche facilmente. Quindi, prenditi un po 'di tempo lontano dallo schermo e conosci i tuoi colleghi. Sarai sorpreso di quanto siano felici di avere queste conversazioni e di quanto il tuo stock interno possa aumentare di conseguenza.
5. Parla con il marketing
IT e marketing sono generalmente due dipartimenti che non hanno molto a che fare l'uno con l'altro, a parte l'interazione superficiale. Ma con la riacutizzazione del social media marketing, la tecnologia sta giocando un ruolo sempre più importante nel piano di marketing generale della tua azienda. Quindi, avere una chat di inizio anno può pagare grandi dividendi durante il resto dell'anno. Le cose chiave che probabilmente il marketing vorrà discutere includono:
Gestione della presenza online e sui social media: molti dipartimenti di marketing non hanno idea del livello di sofisticazione a loro disposizione quando si tratta di gestire campagne di marketing online; aggiungendo la tua esperienza qui puoi creare istantaneamente un piano tecnologico di un anno per entrambe le parti.
Raccolta e archiviazione dei dati: gli addetti al marketing tendono a chiedere qualsiasi cosa con l'intento di capire come usarli in seguito. Ciò andrebbe bene se quel "tutto" non includesse anche potenziali petabyte di dati di tracciamento di web, transazioni e clienti. Capire cosa stanno radunando queste persone oggi e cosa intendono riunire domani può dettare la tua strategia di archiviazione per tutto l'anno.
Analisi dei dati: se fino ad ora gli amministratori di database (DBA) hanno risposto alle domande di business intelligence (BI), preparatevi a cambiare. Con un marcato aumento nella raccolta dei dati arriverà lo stesso aumento nel mining di tali dati per valore. Caricarlo sulle spalle di uno o due DBA sovraccarichi di lavoro è probabilmente un errore. Invece, verifica se gli strumenti di servizi di business intelligence (BI) self-service (come Microsoft Power BI o Tableau Desktop) possono aiutare la tua organizzazione. Parla con il reparto Marketing, Finanza e altri dipartimenti ad alta intensità di dati su quali intuizioni stanno cercando, quindi vedi se riesci a distribuire strumenti per farli scavare per quei nugget.
6. Arrivare alla pianificazione
Se hai seguito i passaggi già delineati, ora hai un'idea precisa della tecnologia utilizzata dalla tua azienda, di come viene utilizzata e di quanto costa. Hai anche una buona visione dei buchi che perforano questa situazione - dove stai pagando troppo; dove si trovano potenziali rischi per la sicurezza; cosa dovrà essere aggiornato o aggiornato quest'anno e altro ancora.
Usa questi risultati per iniziare a mappare il tuo anno IT. È necessario capire quanti progetti il reparto può gestire oltre a quelli che devono accadere (come il rinnovo della licenza, il lancio di nuovi hardware a causa di aggiornamenti del contratto di locazione e simili). Solo una volta mappati quei progetti non opzionali è possibile avviare la pianificazione del valore aggiunto.
Ma quando arrivi a quel livello, ci sono alcuni passaggi chiave che devi seguire:
Hai incontrato leader di processo in prima linea; ora incontro con l'alta direzione. Le persone in prima linea ti hanno dato informazioni su come funzionano le cose e su dove puoi aiutare, ma solo i dirigenti senior possono darti una visione d'insieme. Sono necessarie entrambe le prospettive per elaborare un piano tecnologico efficace.
Lavorare per "vendere" progetti prima di dedicare tempo alla valutazione e ai test. Capire quali strumenti funzioneranno meglio nella tua organizzazione può essere un compito noioso e che richiede tempo. Non accettarlo fino a quando non hai ottenuto il buy-in sia dagli stakeholder di prima linea sia dai dirigenti. In altre parole, vendi la tua idea di progetto alle persone che ne trarranno beneficio prima di trascorrere ore lavorative significative su di loro.
Quando vendi i tuoi progetti, non concentrarti solo sul risparmio sui costi. Molti manager IT non riescono a trovare soluzioni più economiche per qualsiasi strumento venga utilizzato oggi. A volte è un buon punto di vista , specialmente per cose come chiamate mobili e piani dati. Ma, per software orientato alle attività e servizi cloud, concentrarsi su una maggiore funzionalità è un gioco migliore. Crea demo delle soluzioni proposte per le parti interessate per far loro vedere che cosa può fare il tuo piano per loro e otterrai molta più attenzione che con il foglio di calcolo del budget più alla moda.
Non esagerare. Una volta che hai attirato l'attenzione dell'alta dirigenza e il buy-in da parte degli stakeholder del processo, è facile essere spazzati via dallo slancio e dall'eccitazione. Ciò può portare a promesse eccessive che, a loro volta, portano al fallimento del progetto e alla dipendenza Advil. Fai molta attenzione nella pianificazione del tuo progetto. Fornire buffer non solo in termini di tempo, ma anche in termini di budget, nel caso in cui sia necessario assumere un aiuto esterno per completare qualcosa in tempo. Ricorda che anche l'IT deve rispondere a situazioni impreviste, quindi assicurarti di poterlo implementare per domani pur affrontando in modo efficace oggi è fondamentale.
