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L'email è facile da odiare. E oh, come adoriamo odiarlo. Come collegamento con il mondo esterno, è fantastico. Come un modo per parlare con i colleghi, non tanto. Non è in tempo reale, le persone lo usano in modo improprio (ciao, "Rispondi a tutti") e i messaggi importanti sono sepolti nel fango quotidiano di newsletter, annunci ed e-mail di abbonamento a prodotti e servizi ai quali potresti giurare di non aver mai sottoscritto.
Non è stato sempre così. Ci sono voluti più di due decenni dopo che il programmatore di computer americano Ray Tomlinson ha implementato il primo sistema di posta elettronica nel 1971 per far sì che la posta elettronica prendesse piede. Ma quando lo ha fatto, ha creato una rivoluzione nel modo in cui le persone comunicavano, dentro e fuori dal lavoro. Tomlinson è morto il 6 marzo all'età di 74 anni.
Oggi, le aziende stanno abbandonando la posta elettronica a frotte di strumenti di collaborazione online come Atlassian HipChat, Google Hangouts e, in particolare, Slack. Si prevede che l'attività spingerà il mercato globale per ciò che gli analisti chiamano social network aziendali a $ 3, 5 miliardi entro il 2019, più del doppio rispetto al 2014, secondo un rapporto IDC del luglio 2015.
Passare a Slack oa uno strumento di comunicazione intra-ufficio simile è facile come aprire un account di prova gratuito. Slack può essere ottimo per scambi rapidi tra i membri del team o per condividere documenti e report in tutta l'azienda. Ma c'è una curva di apprendimento, può diventare costosa e può trasformarsi in un grande succhiare come l'e-mail, se non peggio.
"Richiede il buy-in dei dipendenti", ha dichiarato Danny Groner, Blogger Partnerships e Outreach Manager nel sito Web Shutterstock, che utilizza Slack per le comunicazioni interne. "Se le persone lo acquistano e sono disposti a riconoscere che c'è valore, tra tre o sei mesi sarai fuori dai vecchi tempi."
Ecco alcuni fattori che possono aiutarti a decidere se la tua attività è pronta a salutare l'e-mail. Si basano sul contributo di oltre mezza dozzina di piccole e medie imprese (PMI) che ho intervistato che ha spostato la messaggistica per ufficio su Slack o uno strumento simile.
1. Scopri perché stai cambiando
Non è sufficiente racchiudere la posta elettronica perché è "cattiva". Obiettivi concreti possono aiutarti a determinare come impostare e implementare un nuovo servizio. Greg Edwards, CEO della società di cibersicurezza WatchPoint Data, desiderava un modo più rapido per ottenere informazioni da e verso i dipendenti, ma con la capacità di allegare file, collaborare e archiviare materiale. Aveva bisogno di funzionalità più complete di quelle che la messaggistica istantanea (IM) potesse offrire, quindi ha testato Slack e ha scoperto "ha fatto tutto ciò che cercavo".
2. I grandi cannoni devono guidare la battaglia
Sì, sarà una battaglia. Anche se l'email è rotta, è ciò a cui la maggior parte delle persone è abituata. Il cambio non funzionerà a meno che i top manager non siano le più grandi cheerleader e i primi utenti. In un'azienda più piccola, potrebbe essere il proprietario o il CEO. In un'azienda più grande, potrebbe essere il capo del dipartimento. Dopo essersi iscritto a Slack, Edwards ha dovuto ricordarlo continuamente ai suoi otto dipendenti. "Avrei ancora persone che mi mandavano un'e-mail e rispondevo e dicevano:" Inviami a me in Slack."
Altre società adottano un approccio più morbido. Il produttore di app di numeri di telefono virtuale Burner stava utilizzando un'applicazione di chat diversa quando uno dei cofondatori dell'azienda ha invitato alcuni amici a provare Slack. "Tutti hanno iniziato a utilizzare Slack sempre di più e abbiamo ucciso l'altro", ha dichiarato Greg Cohn, CEO di Burner. Stima che il suo volume di posta elettronica sia diminuito dal 30 al 50 percento di conseguenza, e sarebbe diminuito di più se il suo lavoro non avesse comportato l'invio di email a persone esterne all'azienda.
3. Considera le tue opzioni
Slack è un grande giocatore, ma ci sono alternative. Gli strumenti di Sameroom aiutano a condividere i messaggi tra piattaforme di comunicazione incompatibili e l'azienda utilizza molteplici soluzioni per la messaggistica tra uffici, inclusi Atlassian HipChat, Intercom e Slack, sebbene utilizzi principalmente Fleep. Tra le altre cose, gli utenti di Fleep possono scrivere messaggi all'interno della piattaforma per la consegna da e verso e-mail, una funzionalità che non è disponibile nella versione gratuita di Slack (secondo Andrei Soroker, CEO di Sameroom).
4. Considera i costi
Slack è gratuito fino a quando non raggiungi 10.000 messaggi e cinque strumenti supportati. Successivamente, costa $ 8 al mese per utente (o $ 6, 67 se pagato annualmente). Jeff Gladnick, fondatore e CEO della società di sviluppo web Great Dental We Sites (GDW), paga $ 200 al mese per Slack per i suoi 30 dipendenti. Ama il servizio ma vorrebbe trovare qualcosa di più economico. "Hai colpito il muro molto più velocemente di quanto pensi", ha detto, "e poi il tuo staff si lamenta quando non riesce a trovare roba e dice che torniamo all'e-mail. Quindi acquisti. È come l'eroina, ti blocchi e non posso scendere."
5. Offrire formazione
Per quanto sia difficile immaginare, un tempo le persone dovevano imparare a usare la posta elettronica. È lo stesso per Slack. Assicurati che i dipendenti conoscano le basi di Slack come il funzionamento dei canali e come attivarli o disattivarli. Se stai integrando Slack con le app di produttività per ufficio esistenti, assicurati che comprendano cosa sono e come si collegano. Ottieni ulteriori suggerimenti pratici in 7 Suggerimenti essenziali per gli utenti Slack. Più dipendenti hanno a bordo, meno probabilità saranno di scivolare nel tipo di cattive abitudini che hanno creato l'e-mail morass oggi.
6. Decidi quanto consentirà la socializzazione non lavorativa della tua cultura
I dipendenti di GDW hanno avviato canali Slack per persone a cui piacciono i gatti, lo sci e lo snowboard. "Molta della nostra cultura si è fatta strada in Slack", ha dichiarato Gladnick di GDW.
Ma troppo divertimento può essere una brutta cosa. Invece di dare alle persone la possibilità di sfogarsi tra le attività, i canali goof-off possono diventare enormi perditempo.
Slack ha recentemente annunciato una propria chat vocale interna sulla stessa linea di Skype.
Soroker afferma che una volta lavorava per un'azienda che utilizzava Skype e "c'erano persone che passavano l'intera giornata lavorativa solo scherzando in queste chat room (Skype), scambiando foto di gatti e GIF animate", ha detto. "Se diventa realtà, è pericoloso." A Sameroom, Soroker ha detto che non ci sono canali Slack divertenti. "Non diciamo niente a meno che non sia legato al lavoro. Cerchiamo di essere noiosi di proposito."
7. Non ignorare le app di comunicazione per contattare i clienti
Gli strumenti di collaborazione e le app di messaggistica interne potrebbero non essere stati progettati per comunicare con i clienti, ma le aziende ora li stanno utilizzando in questo modo. Cohesion Singapore, un organizzatore di eventi di team building di gruppo come laser tag e bubble soccer, utilizza WhatsApp Messenger e Telegram Messaging per rispondere alle domande dei potenziali clienti. La società di 18 mesi ha abbandonato la posta elettronica a favore delle app di messaggistica circa un anno fa perché ha consentito ai dipendenti di rispondere più rapidamente, ha affermato il co-fondatore di Cohesion Singapore Xavier Chng. E, ha osservato, i clienti sono disposti a pagare un premio per "valori intrinseci" come risposte rapide.
