Sommario:
- Fase 1: panoramica della dashboard
- Fase due: personalizzazione delle notifiche
- Terzo passaggio: contatti e contatti
- Quarto passaggio: creazione e gestione delle offerte
- Fase cinque: personalizzazione delle pipeline di vendita
- Passaggio 6: aggiunta di campi personalizzati
- Passaggio 7: pianificazione degli appuntamenti
- Passaggio otto: creazione e assegnazione di attività
- Step Nine: integrare la tua email
- Passaggio 10: impostazione delle azioni automatizzate
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Base CRM è la scelta degli editori PCMag per il software CRM. La serie di video presentata è progettata per farti funzionare rapidamente e facilmente con Base CRM. Ti guida attraverso tutti i passaggi iniziali di impostazione, organizzazione e utilizzo del tuo account. Nell'articolo, analizzeremo le attività come la personalizzazione delle pipeline di vendita, la configurazione della gestione dei lead e l'impostazione di azioni automatizzate.
- Fase 1: panoramica della dashboard
- Fase due: personalizzazione delle notifiche
- Terzo passaggio: contatti e contatti
- Quarto passaggio: creazione e gestione delle offerte
- Fase cinque: personalizzazione delle pipeline di vendita
- Passaggio 6: aggiunta di campi personalizzati
- Passaggio 7: pianificazione degli appuntamenti
- Passo otto Creazione e assegnazione di attività
- Step Nine Integrazione della tua e-mail
- Passaggio 10 Impostazione di azioni automatizzate
Fase 1: panoramica della dashboard
Scopri come utilizzare la dashboard di Base CRM in questo breve video che include una panoramica dell'attività dell'account, un riepilogo della pipeline e opzioni di filtro. Esistono tre tipi di profili CRM di base, ognuno dei quali ha autorizzazioni diverse: Utente, Manager ed Enterprise. Il profilo utente può vedere solo la propria attività, il manager può vedere la propria attività e quella dei propri report diretti e gli utenti aziendali possono vedere l'attività per interi team.
Altrimenti, i dashboard hanno lo stesso aspetto su tutti i profili, con la pipeline e il riepilogo delle offerte sul lato sinistro, l'attività dell'account al centro e le attività e gli appuntamenti sul lato destro. Una nuova aggiunta all'interfaccia utente (UI) è il pulsante Aggiungi universale, che può essere utilizzato per aggiungere nuovi contatti, lead e altri record da qualsiasi schermata, incluso il dashboard.
Puoi visualizzare informazioni di alto livello sulle tue offerte, filtrate per pipeline, nonché sull'attività degli ultimi 30 giorni, incluso un conteggio delle offerte che sono state vinte, perse o contrassegnate come non qualificate. L'attività dell'account è organizzata in note, attività completate e offerte. In questa colonna, vedrai ogni volta che qualcuno aggiunge un nuovo affare, contatto, nota, attività o cambia lo stato o lo stadio di un lead o di un affare. Infine, le attività e i prossimi appuntamenti sono sul lato destro; le attività scadute vengono visualizzate in rosso. Guarda il video per suggerimenti su come filtrare i contenuti e personalizzare la dashboard per le tue esigenze specifiche.
Fase due: personalizzazione delle notifiche
Questo video ti mostra come gestire le notifiche. Esistono tre diversi tipi di notifiche in CRM di base: notifiche preimpostate, notifiche personalizzate e notifiche Web.
Le notifiche preimpostate includono attività software come quando ti viene assegnato un lead, un affare o un'attività, nonché promemoria di appuntamenti e attività. Ci sono anche notifiche di sistema come quando un'importazione o esportazione è completa o quando viene creato un nuovo lead da un modulo di acquisizione. Per ognuno di questi, puoi optare per un avviso web, un avviso e-mail o disattivare le notifiche.
Gli utenti possono creare notifiche personalizzate relative a contatti, contatti e offerte. Per ognuno, devi prima scegliere un filtro, ad esempio lead che appartengono a determinati team o utenti o un accordo che si trova in una determinata fase. Quindi scegli un grilletto. Ad esempio, potresti voler ricevere un avviso quando un'attività viene aggiunta a un nuovo accordo o quando viene modificata la fase di un affare in cantiere. Le notifiche possono avere più di un trigger. Puoi ricevere avvisi Web, e-mail e mobili.
Infine, gli utenti che hanno effettuato la registrazione a Base Voice o si sono integrati con altri provider di servizi vocali aziendali possono iscriversi per ricevere notifiche Web su chiamate in arrivo e messaggi di testo. Base Voice include un numero di telefono univoco e registra automaticamente chiamate e messaggi verso lead e contatti.
Terzo passaggio: contatti e contatti
Se non conosci CRM, potresti avere un po 'di confusione quando si tratta di contatti e contatti. In CRM di base, un lead è una persona principale, un'azienda o un'opportunità commerciale che non fa ancora parte della pipeline di vendita. Questi includono le persone e le aziende che hai scoperto attraverso la rete ma con le quali non hai ancora fatto un accordo commerciale. I lead riguardano il potenziale. Quando un lead mostra interesse per un prodotto o servizio, può essere convertito in un contatto. Un contatto può anche essere qualcuno con cui hai fatto affari in passato e probabilmente offrirai affari ripetuti.
Le schede Lead e Contact in Base CRM appaiono e funzionano in modo simile, con una varietà di filtri di ricerca. I lead sono classificati in tre modi: nuovi, funzionanti e non qualificati. I contatti sono suddivisi tra potenziali clienti e clienti. I contatti possono essere associati a una o più offerte. Sia per i lead che per i contatti, è possibile visualizzare attività e appuntamenti correlati nella relativa voce, nonché i documenti associati. I lead possono essere convertiti in contatti ma tale azione non può essere invertita.
Quarto passaggio: creazione e gestione delle offerte
Le offerte sono opportunità di vendita correlate a un lead o a un contatto. Si spostano attraverso la pipeline di vendita, che rappresenta il processo di vendita. Ogni pipeline termina in una delle tre fasi chiuse: vinte, perse o non qualificate. Vinto e perso sono autoesplicativi; contrassegnare un affare come non qualificato significa che non è stato un rifiuto completo. Motivi non qualificati potrebbero riguardare tempistiche, budget, riorganizzazione aziendale o qualsiasi elemento fuori dal tuo controllo. Questi tre secchi per le offerte facilitano il monitoraggio del tuo successo e il targeting migliore per il tuo team di vendita.
Nella pagina Offerte, puoi vedere quante offerte ci sono in ogni fase della pipeline. Come lead e contatti, puoi anche filtrare le offerte in base a uno qualsiasi dei campi che stai utilizzando. In una voce dell'affare, puoi vedere quale contatto, lead o azienda è collegato ad esso, attività recenti, e il suo valore e percentuale di probabilità. Vengono visualizzati anche eventuali compiti o appuntamenti correlati. Puoi anche cambiare la fase dell'accordo qui.
Fase cinque: personalizzazione delle pipeline di vendita
Le condotte di vendita sono costituite da fasi. Base CRM ha sei fasi predefinite, ma puoi aggiungerne altre o eliminare quelle che non prevedi di utilizzare. Puoi anche rinominare e riordinare le fasi in base ai processi della tua azienda. Esistono due tipi di fasi: attiva e chiusa. Mentre puoi rinominare una delle tre fasi chiuse, che per impostazione predefinita sono vinte, perse e non qualificate, puoi eliminarle o aggiungerne altre.
Se disponi di più pipeline di vendita, puoi personalizzare ognuna con fasi diverse. Quindi, se vendi prodotti e servizi, puoi avere pipeline che si adattano ad ogni processo.
Passaggio 6: aggiunta di campi personalizzati
I lead, i contatti e le offerte hanno una moltitudine di campi predefiniti, ma ciò non è sempre sufficiente. I campi personalizzati ti consentono di raccogliere e archiviare informazioni aggiuntive sui tuoi potenziali clienti che sono uniche per le tue attività. Base CRM ha una varietà di opzioni di campo personalizzate. È possibile creare campi per una singola riga di testo, un paragrafo di testo, casella di controllo, menu a discesa, menu di selezione multipla, data, e-mail, telefono, indirizzo e URL. Puoi aggiungere tutti i campi personalizzati che desideri e, per il menu a discesa e la selezione multipla, fino a 500 scelte.
Passaggio 7: pianificazione degli appuntamenti
Base CRM è dotato di una funzione di calendario e puoi anche integrare uno o più calendari di Google con il tuo account. Devi scegliere un calendario come predefinito, che è l'unico che puoi modificare. Gli appuntamenti dai calendari non predefiniti vengono visualizzati in grigio. Quando crei un appuntamento, puoi associarlo a un lead, un affare o un contatto. Inizia a digitare il nome e Base CRM suggerirà tutti i record corrispondenti.
Tali appuntamenti verranno visualizzati nella voce relativa al lead, al contatto o all'accordo. Il salvataggio di un appuntamento lo aggiunge al tuo calendario e invia inviti ad altri partecipanti. Puoi caricare il logo della tua azienda in modo che venga visualizzato in tutti gli inviti. Puoi anche aggiungere appuntamenti dalle pagine dei lead, dei contatti o delle offerte. Quando visualizzi un appuntamento, puoi vedere quali partecipanti hanno accettato e rifiutato il tuo invito.
Passaggio otto: creazione e assegnazione di attività
In CRM di base, tutte le attività sono associate alle offerte. È possibile aggiungere attività dalla scheda Calendario o Attività o direttamente da una voce di lead, contatto o affare. Le attività hanno scadenze e promemoria opzionali, che possono essere inviati una settimana, un giorno, un'ora, 30 minuti, 15 minuti o cinque minuti prima della data di scadenza o all'ora esatta della data di scadenza. Le attività scadute vengono visualizzate in rosso. A seconda delle tue autorizzazioni, puoi assegnare attività a te stesso o ad altri utenti.
Step Nine: integrare la tua email
Base CRM ha uno strumento di posta elettronica ma si integra anche con Gmail e altri provider di posta elettronica. L'integrazione del tuo account e-mail significa che le comunicazioni con contatti e contatti vengono automaticamente registrate, lasciandoti il tempo per lavori più importanti. Il tuo account e-mail verrà sincronizzato in due modi: le e-mail inviate in Base CRM verranno visualizzate nel tuo client e-mail e viceversa. CRM di base ti invierà un'email al termine della sincronizzazione iniziale della posta elettronica.
La tua e-mail è divisa in quattro cartelle: Posta in arrivo, E-mail non monitorate, Inviate e Archiviate. La Posta in arrivo contiene e-mail collegate a lead, contatti e offerte nel tuo account. Le e-mail non monitorate sono quelle che non sono associate al tuo account. Da quella cartella, puoi aggiungere un'e-mail come lead o contatto. Nella cartella Inviati puoi vedere se un messaggio di posta elettronica è stato visualizzato e quante volte è stato visualizzato, in questo modo puoi identificare i messaggi che potrebbero essere passati attraverso le fessure o essere andati a un indirizzo e-mail errato. Puoi eliminare i messaggi o archiviarli quando non sono più importanti.
Passaggio 10: impostazione delle azioni automatizzate
Se ti ritrovi a fare sempre la stessa attività, perché non automatizzarla? Base CRM ha diverse opzioni per la creazione automatica di attività basate su determinati eventi. Devi essere un utente di livello manager che è un amministratore dell'account per creare azioni automatizzate. Gli esempi includono la creazione di attività quando un affare passa a una nuova fase o l'aggiornamento di un campo personalizzato quando viene creato un nuovo affare. Innanzitutto, seleziona l'evento che attiverà l'azione. Le scelte includono: quando viene creato un nuovo lead, quando viene creato un nuovo contatto, quando viene creato un accordo o quando un accordo viene spostato in una fase diversa. Alcuni di questi eventi hanno opzioni più granulari come il filtraggio per azienda, pipeline o fase dell'accordo.
Successivamente, decidi quale dovrebbe essere l'attività, assegnala a un utente e, facoltativamente, aggiungi una data di scadenza. È possibile creare più attività per azione automatizzata.
