Gli utenti di Microsoft Office ottengono ai, ma potrebbero non saperlo

Negli ultimi anni, Microsoft ha aggiunto tranquillamente una serie di funzionalità di intelligenza artificiale (AI) a Office 365, ma la mia ipotesi è che la maggior parte degli utenti di Office non sia a conoscenza di queste funzionalità o le dia semplicemente per scontate.

Alla conferenza Ignite dell'anno scorso, ho visto una serie di nuove funzionalità AI, e tra queste c'erano notevoli nuove funzionalità per PowerPoint e Outlook. Ma quest'anno, molte di queste funzionalità si sono approfondite e sono stati aggiunti numerosi nuovi strumenti, alcuni annunciati alla recente conferenza Inspire e altri annunciati proprio questa settimana.

Kirk Gregersen, che guida il team di gestione del programma all'interno di Office, ha spiegato che l'obiettivo del team è quello di aggiungere "intelligenza al prodotto in modo che gli utenti non debbano capire per trarne vantaggio". Ciò implica l'utilizzo di molte informazioni della società sotto forma di "grafico della conoscenza", ovvero tutte le informazioni archiviate in documenti ed e-mail, incluso ciò che alcune aziende hanno concordato di condividere con Microsoft, oltre a trarre vantaggio da entrambi i cloud ed esperienza AI. "Senza il passaggio al cloud, non potremmo fare quello che stiamo facendo", ha detto Gregersen, spiegando che molti di questi concetti sono in circolazione dagli anni '80 o '90, ma che non sarebbero stati possibili senza tutti i dati che è ora nel cloud.

Gregersen ha affermato che il team del prodotto ora lavora a stretto contatto con Microsoft Research, guidato dal vice presidente esecutivo di Intelligenza Artificiale e Ricerca Harry Shum, in un modo che in passato non avrebbe potuto avere. Gregersen ha fatto riferimento a queste nuove funzionalità AI come "regali dall'organizzazione di Harry" e ha affermato di aver abilitato scenari che i team di prodotto hanno immaginato per anni.

Alcune delle nuove funzionalità sono abbastanza ovvie, come la posta in arrivo "focalizzata" in Outlook, mentre altre sono meno evidenti. (Nota ancora che non tutti gli utenti hanno ancora tutte queste funzionalità. Ricapitolerò i criteri di aggiornamento alla fine di questo post.)

La parola affronta lo stile di scrittura

Negli ultimi mesi, Word ha aggiunto una varietà di nuovi strumenti di correzione. Le funzioni di ortografia e grammatica sono state notevolmente migliorate e hanno un aspetto notevolmente diverso.

Tra le modifiche vi sono suggerimenti basati in parte sulla classificazione contestuale e una funzione di "lettura ad alta voce", progettata per aiutare le persone con disabilità visive.

Il più ovvio è il nuovo "gold squiggle", che suggerisce cambiamenti di stile all'interno dei tuoi documenti. Ogni nuova versione mensile aggiunge più di queste funzionalità, che vanno dalle critiche di stile generale all'aiutarti ad usare un linguaggio più inclusivo, come identificare termini specifici di genere o termini che hanno significati geopolitici diversi. Molti di questi sono disattivati ​​per impostazione predefinita al momento, quindi gli utenti potrebbero non essere consapevoli dell'esistenza. (Queste impostazioni sono elencate in File, Opzioni, Correzione, Stile di scrittura come mostrato nella figura seguente). Sono strumenti interessanti e potenzialmente abbastanza utili.

Gregersen ha affermato che ciò rappresenta un uso dell'IA in cui prende qualcosa che era esclusivamente basato su regole e aggiunge consapevolezza del contesto. In futuro, ha detto, sarà più facile vedere come questo potrebbe essere utilizzato nei curriculum di LinkedIn, oltre a diventare più personalizzato, in modo da poterlo ignorare alcuni problemi di stile.

PowerPoint trasforma il testo in presentazioni

Molte delle funzionalità più interessanti riguardano PowerPoint. L'anno scorso, Microsoft ha dimostrato una nuova opzione chiamata Designer, in cui PowerPoint può prendere una varietà di diapositive che hai e mostrarti alternative per diversi design in base al tuo contenuto.

Nelle nuove versioni, Designer ha migliorato il modo in cui esegue l'analisi delle immagini in background, e questo lo aiuta a riconoscere le regioni salienti di una foto, per cose come il riconoscimento facciale (quindi non ritaglia i volti) o l'estrazione del colore per aiutare a determinare la tonalità di colore per il resto di una presentazione. Inoltre, l'azienda sta monitorando i progetti scelti dalle persone e utilizzando un algoritmo di classificazione simile a quello utilizzato dal motore di ricerca Bing per proporre le scelte più appropriate.

La mia nuova funzionalità preferita consiste nel prendere il testo digitato e trasformarlo automaticamente in un oggetto visivo, oppure digitare una serie di passaggi in un processo e trasformarlo in un flusso del processo visivo. Questo è stato presentato lo scorso anno (con il nome "SmartArts") e l'azienda lo ha aggiornato nel tempo.

Allo stesso modo, un'altra nuova funzionalità trasforma un elenco puntato con le date in una sequenza temporale ed è piuttosto interessante. È stato a lungo possibile creare tali elementi visivi in ​​PowerPoint, ma ha richiesto molto tempo e un po 'di sensibilità artistica. Questa funzione lo rende molto più semplice.

Inoltre, lo scorso anno PowerPoint ha aggiunto una funzione chiamata Quick Start, rivolta principalmente agli studenti, che, se si digita un argomento, crea uno schema di base di una presentazione per te, utilizzando le informazioni e le immagini del Web disponibili sotto la creatività Licenza Commons. Anche questa funzione è stata migliorata.

Forse la nuova caratteristica più vistosa, tuttavia, è la capacità di tradurre una presentazione in un'altra lingua in tempo reale. Il traduttore di presentazione è stato mostrato per la prima volta nel keynote della conferenza Build di quest'anno e sembra piuttosto impressionante.

Questo è un componente aggiuntivo per PowerPoint che ti consente di dare la tua presentazione in una lingua, ma consente al pubblico di seguirla in un'altra lingua attraverso i sottotitoli. Il traduttore attualmente lavora in dieci lingue quando parla e può visualizzare i sottotitoli in circa 60 lingue. È inoltre progettato per l'accessibilità, per aiutare le persone non udenti o con problemi di udito nel pubblico. Il traduttore funziona contro un microservizio nel cloud.

Altre caratteristiche interessanti in questa vena includono un'opzione per generare alt-text che prende un'immagine e la esegue contro un microservizio in modo che anche le persone ipovedenti possano seguire. Questo concetto esiste da un po ', ma le recenti aggiunte utilizzano più dati e immagini di formazione aziendale. Gregersen ha affermato che il tasso di riconoscimento è migliorato del 30 percento rispetto ai tipi di immagini utilizzate dagli utenti professionali.

Altri strumenti

Lo scorso autunno, Microsoft ha annunciato MyAnalytics, uno strumento che analizza il tuo calendario e le tue e-mail e può dirti quanto della tua giornata è trascorsa a gestire le e-mail su tutti i tuoi dispositivi, nonché a come gestirle. Per ora, questa funzione sarà disponibile solo per i clienti aziendali con la licenza E5 di fascia alta.

Programma di aggiornamento

Quando le persone vedono le varie funzionalità che ho descritto in parte dipende dalla versione di Office 365 che stanno utilizzando. I consumatori e i clienti SMB (Office 365 Business) per impostazione predefinita ottengono il canale corrente con aggiornamenti mensili. I clienti aziendali (Office 365 ProPlus e versioni successive) si trovano sul canale differito per impostazione predefinita. Fino a poco tempo fa, i clienti aziendali in genere ricevevano aggiornamenti tre volte l'anno; Microsoft ha recentemente annunciato che ora rilascerà questi due volte all'anno (destinati a marzo e settembre). Pertanto, tali clienti in genere non vedono nuove funzionalità fino a 6-12 mesi dopo i consumatori. Come spiegato da Gregersen, i clienti aziendali desiderano più tempo per addestrare, aggiornare, pianificare e testare la compatibilità delle app. Ma ha notato che alcuni clienti aziendali scelgono di essere nel ramo attuale.

Michael J. Miller è Chief Information Officer presso Ziff Brothers Investments, una società di investimento privata. Miller, che è stato caporedattore di PC Magazine dal 1991 al 2005, crea questo blog per PCMag.com per condividere le sue opinioni sui prodotti relativi al PC. Nessun consiglio di investimento è offerto in questo blog. Tutti i doveri sono esclusi. Miller lavora separatamente per una società di investimento privata che può in qualsiasi momento investire in società i cui prodotti sono discussi in questo blog e non sarà effettuata alcuna divulgazione di transazioni in titoli.