Organizzati: come lavorare con la cronologia delle revisioni in Google Documenti

Uno dei vantaggi dell'utilizzo di Google Documenti è che salva sempre il tuo lavoro automaticamente. Un altro è che Google conserva una cronologia di tutte le modifiche apportate a un documento. Poiché hai accesso alla cronologia delle versioni in Google Documenti, puoi ripristinare una versione precedente di un file o creare una copia di una versione precedente e trasformarla in un altro progetto.

Si noti che è possibile visualizzare e recuperare le versioni precedenti dei file solo se si dispone dell'autorizzazione di modifica. Se qualcuno condivide un file con te e ti dà l'autorizzazione di sola lettura, non sarai in grado di vedere la sua cronologia. Si noti inoltre che la versione aziendale di Google Documenti si chiama G Suite; questi suggerimenti dovrebbero funzionare per entrambe le versioni.

Ecco come funziona.

Come visualizzare le versioni precedenti di un documento Google

Puoi visualizzare un elenco della cronologia delle revisioni per qualsiasi documento Google in tre modi.

1. Dal menu, selezionare File> Cronologia versioni> Vedi cronologia versioni.

2. Utilizzare il collegamento di Windows Ctrl + Alt + Maiusc + H o Comando + Opzione + Maiusc + H su macOS.

3. Fare clic sul gruppo di parole sottolineate a destra del menu Guida. Queste parole cambiano a seconda dello stato del file. Quando stai lavorando attivamente a un documento, si legge "Salvataggio…" e questa è l'unica volta in cui non puoi fare clic su di esso. Altrimenti, dice "Tutte le modifiche salvate in Drive" o "L'ultima modifica è stata apportata" seguita dalla data. Fare clic su uno di questi e verrà visualizzata la cronologia delle versioni.

Un elenco della cronologia del documento viene visualizzato in una nuova colonna a destra. Le versioni individuali vengono compresse sotto un'intestazione per ogni data. Espandi uno di essi per vedere più granularità nelle modifiche.

Per tornare alla versione corrente, fai clic sulla freccia Indietro in alto a sinistra nella finestra.

Tieni presente che potresti non avere una cronologia perfetta, tuttavia, come afferma Google nella sua documentazione che "le revisioni del tuo file potrebbero occasionalmente essere unite per risparmiare spazio di archiviazione".

Come ripristinare una versione di un documento Google

Una volta che hai accesso alla cronologia delle versioni di un documento Google, puoi ripristinare qualsiasi versione precedente. Dall'elenco delle versioni che appare sulla destra, fai semplicemente clic sul file che desideri aprirlo.

Un grande pulsante blu appare nella parte superiore della finestra che dice "Ripristina questa versione". Se ripristini la versione selezionata, manterrai comunque tutte le altre versioni, anche quelle create dopo quella attualmente selezionata.

Come fare una copia di una versione precedente di un documento Google

Oltre a ripristinare una versione precedente di un file, puoi crearne una copia. Fare una copia ti consente di estrarre rapidamente diverse versioni dello stesso file. Ad esempio, è un grande trucco quando si fa domanda per un lavoro e si desidera rendere ogni curriculum e lettera di accompagnamento unici, ma non si desidera ricominciare da capo ogni volta.

Per fare una copia, apri la cronologia dei file, scegli quella che desideri, fai clic sull'icona di tre punti sovrapposti e seleziona Crea una copia.

Suggerimenti per la modifica e il controllo della versione in Google Documenti

1) Assegna un nome alle tue versioni

Ora che sai come trovare la cronologia delle revisioni in Google Documenti, puoi ottenerne di più nominando diverse versioni. Denominandoli, è possibile identificare facilmente le versioni che è possibile ripristinare in un secondo momento o estrapolare per un altro scopo. Se non li rinominate, il nome predefinito sarà data e ora. Puoi rinominarli usando uno di questi metodi:

• Apri la cronologia delle versioni, fai clic sull'icona con tre punti e seleziona Assegna un nome a questa versione.
• Dal menu, scegliere File> Cronologia versioni> Nome versione corrente.

2) Tieni traccia delle modifiche in Google Documenti

Nella parte in alto a destra della barra dei menu c'è un pulsante di menu che dice Modifica per impostazione predefinita. Fare clic su di esso e vengono visualizzate due nuove opzioni: Suggerimenti e Visualizzazione.

Quando si passa a Suggerimenti, essenzialmente consente di tenere traccia delle modifiche nel documento. Quando tu e i tuoi collaboratori lo utilizzate, Google Documenti salva tutto il vostro nuovo materiale e cambia come suggerimenti. Appaiono in un colore diverso per renderli facilmente visibili. Puoi accettarli o rifiutarli uno per uno o in massa .

3) Utilizzare lo strumento di commento per domande e discussioni

Scrittori ed editori apprendono spesso nel modo più duro che inserire commenti in linea con il materiale prodotto significa che può essere pubblicato accidentalmente con la copia finale. Google Documenti ha uno strumento di commento che consente agli autori e ai redattori di discutere i contenuti senza inserire parole non necessarie sulla pagina. Sarai grato di averlo usato.

4) Usa @ Messaggi

Richiama l'attenzione di qualcuno su una modifica o un commento utilizzando @ messaggistica - o forse dovrei dire + messaggistica, poiché Google utilizza un simbolo diverso rispetto alla maggior parte delle altre app. In effetti, se digiti @ anziché +, Google la modifica per te.

Per segnalare l'attenzione di qualcuno, crea un commento, quindi digita un segno più (+) seguito dal nome o dall'indirizzo email della persona. Google suggerisce automaticamente la corrispondenza più vicina dai tuoi Contatti. Se la persona non è ancora nei tuoi Contatti, inserisci semplicemente il suo indirizzo email. Prenditi il ​​tuo tempo e prendilo subito prima di premere invio. Qualunque cosa tu digiti va immediatamente a quella persona via e-mail, insieme a un link al documento. Se si apportano modifiche al commento, anche la persona riceve avvisi su quelli. Quindi risparmia loro lo spam e pensa ai tuoi commenti prima di premere invio.

5) Scrivi e modifica offline in Google Documenti / Drive

Sapevi che puoi utilizzare Google Documenti anche quando il tuo computer o dispositivo mobile non è connesso a Internet? Puoi. Il mio collega Eric Ravenscraft ha scritto un intero articolo su come impostare Google Drive offline, completo di istruzioni dettagliate.

6) Disabilita avvisi e-mail

Se usi G Suite per scrivere e modificare molto, ricevere un'e-mail per ogni singola modifica in un documento può essere un fastidio. Ecco come disabilitare queste notifiche. Vai su Google Drive. Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio in alto a destra e apri le tue impostazioni. Sul lato sinistro, selezionare Notifiche, quindi deselezionare la casella per Email.

Le brevi istruzioni sono: Google Drive> Impostazioni> Notifiche> Email

Altri suggerimenti su G Suite

Se utilizzi Google Documenti quotidianamente, apprendere alcuni dei nostri suggerimenti utili per G Suite ti aiuterà a risparmiare tempo e ad essere più efficiente con il programma. Quando sai cosa può fare il tuo software, puoi anche aprire nuove idee su cosa puoi fare con il tuo lavoro.