Come testiamo i servizi fax online

Se si deve credere a Wikipedia, possiamo attribuire a Alexander Bain la creazione di fax, grazie alla sua invenzione del telegrafo per la stampa elettrica, un precursore del fax, negli anni Quaranta del XIX secolo. Tuttavia, i fax che tutti conosciamo e amiamo non arrivarono fino alla metà degli anni '60. Ancora oggi, poiché l'hardware fax autonomo è stato assorbito nelle stampanti all-in-one, l'invio e la ricezione di fax è ancora una necessità, in particolare quando si tratta di medici o governi. Per fortuna, per inviare un fax non è necessario disporre di una massiccia, stridente macchina o di un elegante all-in-one. Invece, puoi fare affidamento su un servizio fax online a cui accedi tramite il tuo PC o, sempre più, il tuo telefono.

Come valutiamo i servizi fax

Usiamo diversi criteri chiave per giudicare i servizi fax. Uno dei primi aspetti che esaminiamo è il prezzo di ciascun servizio per pagina (il prezzo al mese diviso per il numero di pagine consentite), poiché tale metrica ci consente di determinare il rispettivo valore. Si noti che mentre la maggior parte dei servizi fax che abbiamo esaminato fornisce un'indennità mensile di pagine, non tutti i servizi trattano le stesse pagine. Ad esempio, diversi servizi fax distinguono tra le pagine inviate e ricevute, impostando i limiti su ciascun tipo. Preferiamo servizi che offrono un pool di pagine poiché questa struttura offre maggiore flessibilità agli utenti che potrebbero aver bisogno di inviare molti più fax di quanti ne ricevano o viceversa.

Quando i consumatori esauriscono le pagine, la maggior parte dei servizi fax applica una commissione in eccesso, nell'intervallo da 3 a 12 centesimi per pagina. Per i faxers frequenti, una tariffa per eccesso di salario inferiore è ovviamente vantaggiosa. Tieni presente che esistono ancora anche i fax spam, quindi potresti finire per pagare per le pagine spazzatura, se non blocchi il numero prima che le cose sfuggano di mano.

Invio di fax tramite numeri

Una considerazione importante con un servizio fax è quali numeri di fax è possibile selezionare. Alcuni servizi ti assegnano semplicemente un numero con un input minimo o nullo. Oltre a consentire di selezionare un'area specifica per il proprio numero di fax, alcuni consentono persino di scegliere un numero di vanità. Finalmente, 248-FAX-MAX0 può essere tuo. Un altro fattore chiave di differenziazione tra i servizi fax è se offrono numeri verdi. Molti lo fanno, con poche eccezioni. Apprezziamo anche quando un servizio fax online può trasferire il tuo numero esistente.

Infine, c'è il problema dei numeri internazionali. Tutti i servizi che abbiamo esaminato offrono almeno numeri in tutti o in alcuni degli Stati Uniti e la maggior parte lo fanno nel Regno Unito e in Canada. Tuttavia, alcuni servizi possono fornire anche numeri di fax internazionali. È particolarmente utile se hai molti uffici distanti da gestire.

Web ed e-mail

Numeri e metriche possono portarti solo lontano. L'usabilità è un grosso problema con qualsiasi software o servizio. Ecco perché ci assicuriamo di completare l'intero processo di configurazione e testare noi stessi ogni servizio fax online.

Molti servizi fax offrono esperienze utente scadenti, con interfacce web che assomigliano più a Hotmail nel 1999 che a un software moderno. Mentre si può sostenere che il fax è una tecnologia legacy in uscita (almeno per la maggior parte dei consumatori), non è una scusa per un'esperienza utente non intuitiva, poiché molti dei nostri migliori servizi eccellono in questo settore.

Consideriamo le funzionalità fax-e-mail un requisito per un servizio fax online, soprattutto perché molte delle interfacce Web del servizio sono difficili da usare. Per inviare un fax dalla posta in arrivo, digitare semplicemente il numero di fax di destinazione insieme a un suffisso speciale, in genere: @.. È possibile aggiungere eventuali allegati come si farebbe con un normale messaggio di posta elettronica. Dopo aver premuto Invia, la tua e-mail viene convertita in un fax e inviata dal computer remoto. Puoi anche ricevere fax nella posta in arrivo senza ulteriori impostazioni.

Fax mobile

La maggior parte delle persone non vuole essere disturbata a visitare un'interfaccia Web o la posta in arrivo per inviare un fax, e perché dovrebbero? Ora consideriamo l'offerta di un'app per Android e un'app per iPhone un elemento vitale dell'offerta di un servizio fax, poiché le app ti consentono di utilizzare il telefono per scattare una foto di qualsiasi documento ti serva per inviare un fax, allegare una lettera di accompagnamento e inviarlo a un destinatario in pochi passaggi, il tutto senza mai toccare un PC. Analogamente all'interfaccia Web di un servizio, un'app mobile dovrebbe presentare un design intuitivo e funzionalità utili, come le anteprime degli allegati e una rubrica. Se un servizio non offre app dedicate, dovrebbe almeno disporre di un'interfaccia Web che si ridimensiona bene per gli schermi mobili.

Sicurezza e funzionalità

Prendiamo sul serio la sicurezza di un servizio fax. Ad esempio, penalizziamo i servizi che non gestiscono le password in modo sicuro (inviandole, ad esempio, in testo normale) durante la fase di configurazione dell'account. Preferiamo anche molto quei servizi che supportano l'autenticazione a due fattori. Poiché gli uffici governativi e medici sono i probabili destinatari dei tuoi fax, devi assolutamente assicurarti che eventuali corrispondenze rimangano private e inaccessibili a chiunque altro, come faresti con qualsiasi altro account online.

Preferiamo anche servizi di fax online che offrono funzionalità utili e pertinenti. La possibilità di firmare documenti in formato digitale, ad esempio, è conveniente poiché non è necessario stampare un documento per firmarlo con una penna e farlo riscansionare. Le robuste funzionalità di ricerca sono importanti anche per trovare vecchie comunicazioni, soprattutto perché molti dei servizi che abbiamo recensito salvano i tuoi messaggi per sempre.

Il futuro del fax

Negli anni precedenti, abbiamo utilizzato un vero apparecchio fax per testare il modo in cui un servizio mantiene il testo e la grafica di un allegato, in parte per verificarne la compatibilità con le macchine che dovrebbero sostituire. Tuttavia, non abbiamo più apparecchi fax nel nostro ufficio, né connessioni telefoniche di rete fissa. Pertanto, ora utilizziamo i servizi di fax online ad entrambe le estremità dell'equazione.

Tuttavia, la nostra situazione solleva due domande. Innanzitutto, quante altre persone stanno semplicemente inviando fax tra i servizi di fax online? Se i fax e i fili di rame che li supportano si stanno estinguendo, ma le aziende e i governi continuano a insistere per l'invio di fax, forse molti fax vengono effettivamente stampati dai fax tradizionali. In tal caso, stiamo semplicemente inviando e-mail complicate mascherate da fax. In secondo luogo, dobbiamo considerare se anche altri uffici hanno intrapreso il percorso senza fax. Consideriamo il nostro ufficio tecnologicamente medio; se il nostro dipartimento IT ha smaltito il fax come mezzo di comunicazione, sicuramente anche altri.

I fax per sempre?

Il fax, come lo conosciamo, esiste da mezzo secolo, ma il sole sta sicuramente tramontando. Tuttavia, poiché alcune aziende e governi ancora li richiedono, continueremo a testare questi servizi fax online per ora. Fateci sapere nei commenti se ci sono altri aspetti dei servizi fax che sono importanti per voi o per la vostra azienda.