Organizzati: come utilizzare le modifiche di traccia nei documenti di Google

Dal 2014, Google Documenti ha consentito alle persone di tenere traccia delle modifiche durante la modifica o la collaborazione sul loro lavoro con altri. La capacità di tenere traccia delle modifiche ti dà più potere di modifica in due modi. Innanzitutto, puoi modificare il tuo lavoro senza impegnare le modifiche, nel caso tu o qualcun altro desideri rivederle. In secondo luogo, è possibile creare un documento e condividerlo con altri utenti, che possono suggerire modifiche al file che l'utente o qualcun altro può visualizzare e accettare, rifiutare o modificare ulteriormente. Rende il processo di collaborazione più trasparente e più facile da gestire.

Mentre molte persone si riferiscono a questa funzionalità come Traccia modifiche - questo è ciò che viene chiamato in Microsoft Word, ed è in circolazione da più tempo - Google lo chiama Suggerimenti. Funziona in modo simile alla funzionalità di Microsoft Office. Infatti, se importi un documento Google in Microsoft Word o viceversa, tutte le modifiche o i suggerimenti monitorati vengono conservati e visibili.

Ecco come utilizzare i suggerimenti in Google Documenti.

Come abilitare la modalità Suggerimenti

Se stai scrivendo e modificando da solo, o stai suggerendo modifiche al lavoro di qualcun altro, inizia abilitando la modalità Suggerimenti. Sul desktop, cerca nell'angolo in alto a destra dello schermo l'icona della penna e la parola Modifica. Fare clic e selezionare Suggerimenti. Sui dispositivi mobili, cerca nel menu delle impostazioni, dove si chiama Suggerisci modifiche. Attivalo.

Dopo aver attivato Suggerimenti, le nuove modifiche vengono visualizzate nella pagina come modifiche anziché come testo di commit. Ad esempio, ogni eliminazione viene visualizzata come testo barrato. Le nuove parole digitate vengono visualizzate con un nuovo colore (in questo caso verde).

Per ogni modifica suggerita, Google Documenti crea una piccola casella di riepilogo nel margine destro che mostra chi ha suggerito la modifica e di cosa si tratta. Queste caselle di riepilogo offrono anche a te e agli altri redattori il potere di accettare o rifiutare le modifiche, che tratterò più dettagliatamente in seguito.

Come condividere il tuo documento

Se desideri ricevere modifiche suggerite da altre persone, devi prima condividere il documento e abilitare la modifica. Nell'angolo in alto a destra sul desktop, fai clic sul pulsante blu Condividi. Su dispositivo mobile, l'opzione è nelle impostazioni in Condividi ed esporta. Puoi condividere il documento solo con le persone che scegli o generando un link che renda il documento visibile a chiunque abbia quel link.

Ecco la parte più importante: devi autorizzare i tuoi collaboratori a modificare. Seleziona Can Edit dall'opzione applicabile.

Quando i tuoi collaboratori ricevono il documento, devono verificare che stiano suggerendo piuttosto che modificando in modo che tutti possano vedere le modifiche. Quando i team lavorano in questo modo frequentemente, tutti saranno abituati a vedere le loro modifiche sullo schermo e sapranno immediatamente se Suggerimenti non è abilitato. Se le persone non conoscono le modifiche, potrebbe essere necessario ricordarle.

Come usare i commenti

Una regola comune di modifica (che tutti infrangono continuamente) è quella di non scrivere mai nel documento qualcosa che non si vorrebbe pubblicare. Ad esempio, non mettere mai uno scherzo come testo segnaposto e non scrivere mai un commento in linea. Domande e pensieri più lunghi per la discussione appartengono ai commenti.

Per aggiungere un commento, cerca l'icona nella barra degli strumenti che assomiglia a una casella vocale con un segno più al centro. In alternativa, puoi evidenziare del testo e un margine per i commenti appare sul margine destro. Cliccaci sopra e puoi aggiungere il tuo commento.

I commenti vengono visualizzati sul margine destro accanto a tutte le altre modifiche rilevate. I collaboratori possono rispondere ai commenti, il che ti consente di avere una discussione nel documento sulle modifiche che potresti apportare.

Come accettare, rifiutare e risolvere i commenti

Una volta inseriti tutti i suggerimenti, chiunque abbia l'ultima parola sull'opera può leggere il documento e accettare o rifiutare le modifiche.

Per i commenti, hai un'opzione per "risolvere" ognuno. La risoluzione di un commento cancella la cronologia delle conversazioni in modo permanente e per tutti, quindi assicurati che la questione sia veramente risolta prima di premere quel pulsante.

Cosa vedono gli altri?

Qualcosa da tenere a mente quando suggerisci modifiche e fai commenti su un documento è ciò che gli altri vedono se hanno accesso allo stesso file. Ad esempio, a meno che non abbiano rinunciato, l'autore o gli autori originari ricevono una notifica e-mail relativa a ogni singolo suggerimento e commento che aggiungi quasi in tempo reale. Ciò significa che se qualcuno suggerisce una modifica e poi cambia idea, l'autore vede ancora il suggerimento originale via e-mail. È un abominio.

Consiglio vivamente di disabilitare queste notifiche, soprattutto se il processo di modifica risulta difficile. Invece di tormentarti con la conoscenza di ogni piccolo pensiero che attraversa la mente dei tuoi editor, vai su Google Drive, fai clic sull'icona a forma di ingranaggio e scegli le impostazioni. In Notifiche, assicurati che entrambe le caselle siano deselezionate.

Come utilizzare la cronologia delle versioni

Un altro strumento che non fa parte del suggerimento ma è comunque utile per la scrittura e la modifica collaborativa è la Cronologia delle versioni.

Cerca in File> Cronologia versioni. Vengono visualizzate due opzioni: Nome versione corrente e Vedi cronologia versioni.

È possibile utilizzare Nome versione corrente per salvare una copia del file prima di aprirlo ad altre persone per la modifica. In questo modo, se qualcosa va storto, come un collaboratore dimentica di attivare la funzione Suggerimenti, puoi tornare rapidamente e facilmente alla bozza precedente.

L'altra opzione, Vedi cronologia versioni, mostra le versioni precedentemente salvate del file etichettate per data e ora. Puoi cambiare i nomi in qualcosa di più descrittivo se ti aiuta. Mentre guardi le versioni precedenti del tuo file, vedi le modifiche evidenziate con un colore diverso. È uno strumento utile per tornare indietro quando forse hai accettato o rifiutato le modifiche e ora desideri non averlo fatto.

Come confrontare i documenti

L'ultimo strumento degno di nota è uno nuovo chiamato Confronta documenti. Si trova nel menu Strumenti (Strumenti> Confronta documenti). Con questo strumento, puoi confrontare due documenti per vedere cosa c'è di diverso tra loro. È utile per trovare le modifiche che sono state aggiunte (intenzionalmente o meno) al tuo documento, da te o da qualcun altro. Questa vista può anche estrarre commenti sui file.

Se collabori con un gruppo di persone che non sono abituate alla modifica di gruppo, puoi sempre salvare una bozza del tuo lavoro e confrontarla con la versione modificata per assicurarti che nessuna modifica sia scivolata accidentalmente da te.

Altri suggerimenti su Google Documenti

Ci sono alcuni altri consigli che vale la pena sapere se usi spesso Google Documenti. Per cominciare, assicurati di sapere come salvare Google Documenti offline. In questo modo, interruzioni di Internet e altri eventi imprevisti non interromperanno il tuo lavoro. Puoi anche crittografare i documenti Google memorizzati in Drive, un altro suggerimento utile. Assicurati di esplorare anche il nostro elenco dei migliori consigli di Google Documenti.