Come uccidere la posta elettronica con il giusto software di gestione del progetto

L'e-mail aumenta lo stress, crea lavoro inutile e fa sentire le persone sopraffatte. Nessuno può essere la migliore versione di se stesso al lavoro in queste condizioni. Negli ultimi anni, le organizzazioni hanno iniziato ad abbandonare le e-mail a favore delle app di messaggistica di gruppo, come Slack e altri strumenti di comunicazione sul posto di lavoro. Trovare lo strumento giusto, o il set di strumenti, influisce sul fatto che il tuo team sarà in grado di rinunciare alle loro caselle di posta tradizionali. Per molti team, il software di gestione dei progetti dovrebbe far parte della soluzione.

Che cos'è il software di gestione dei progetti?

I software di gestione dei progetti, chiamati anche app di gestione dei progetti, sono strumenti online che i team utilizzano per tenere traccia del lavoro. In senso lato, un'app di gestione del progetto potrebbe essere qualsiasi cosa, da un software complesso per la gestione del lavoro, come Microsoft Project, a un'app di base da fare. Le app più potenti includono altri strumenti aziendali per la gestione delle risorse, il monitoraggio del tempo impiegato per l'attività o addirittura la fatturazione.

Distinguiamo spesso diversi tipi di strumenti di collaborazione dalle app di gestione dei progetti per rendere più semplice raccomandare l'app giusta per lo scopo giusto. Detto questo, quelle due categorie e alcune altre (come le app kanban board e le app di gestione del lavoro) si sovrappongono sostanzialmente. Quindi, mentre a volte sostengo che app come Asana, Trello, Airtable e Basecamp non sono rigorosamente app di gestione dei progetti, possiamo includerle qui.

Cosa fai nel software di gestione dei progetti?

Ogni app di gestione del progetto è un po 'diversa, ma la maggior parte di esse ti consente di vedere vari aspetti del lavoro del tuo team senza che ti venga chiesto di chiedere ai tuoi colleghi.

Quando accedi, vedi tutte le attività che il tuo team deve completare e le scadenze. Vedi chi è stato assegnato a quale compito, se e quando lo hanno completato e se avevano commenti al riguardo. Se uno dei tuoi colleghi esce inaspettatamente, puoi accedere all'app di gestione del progetto e verificare se oggi hanno assegnato qualcosa di urgente che un altro membro del team dovrebbe ritirare. Se attualmente usi la posta elettronica per dire a qualcuno che un'attività è stata eseguita, porre domande su un'attività o inviare qualcosa per l'approvazione, probabilmente trarrai vantaggio da un'app di gestione del progetto.

C'è di più. Poiché tu e i tuoi colleghi utilizzate un'app di gestione del progetto, l'app tiene conto del lavoro svolto. Quante attività sono state completate in tempo? Il progetto in generale è ancora sulla buona strada per essere completato entro la sua scadenza? Le robuste app di gestione dei progetti vengono fornite con tutti i tipi di grafici e diagrammi per aiutarti a tenere d'occhio questo tipo di cose. In questo modo, se il progetto inizia a scivolare, è possibile rilevarlo in anticipo e lavorare per impedirlo. Ma non lasciamoci distrarre. Atteniamoci al modo in cui le app di gestione del progetto aiutano le persone a comunicare.

Cosa fa un project manager?

Un progetto è una serie di compiti. Un project manager è la persona che sa quali sono tutti quei compiti, o almeno li supervisiona. A volte il project manager distribuisce le attività o le inserisce in un pool che le persone possono rivendicare. Il project manager quindi tiene d'occhio i compiti e le persone che li svolgono fino a quando non hanno finito.

Non tutti i team hanno un project manager in sé, ma la maggior parte ha qualcuno che è responsabile. Potrebbe essere un imprenditore, un manager o un capo squadra. Chiunque sia la persona di riferimento o il decisore quotidiano, questo è il project manager.

Perché l'e-mail è dannosa per i progetti

La posta elettronica è posta elettronica, che conosco sembra ovvia, ma resta con me qui. La posta è una strada orribile per assegnare lavoro. Immagina se i tuoi compiti ti venissero inviati tramite posta ordinaria. È quasi ridicolo. Tuttavia la posta elettronica non è poi così diversa dalla posta ordinaria, tranne per il fatto che è più veloce.

Pensa a quale email è efficace nel fornire:

• comunicazione asincrona con una traccia di carta
• consegna del documento

Ora pensa a ciò che un project manager deve sapere quando gestisce una serie di attività:

• chi è disponibile
• quanto lavoro è stato assegnato a ciascun lavoratore e quando è dovuto
• lo stato di avanzamento del lavoro che è già stato assegnato (ad es. "A John sono stati assegnati due compiti ed entrambi sono stati eseguiti al 90%")
• un calendario di scadenze
• la capacità di stabilire le priorità e ridistribuire le attività in base alle esigenze del progetto

Fare quel tipo di lavoro per posta è ridicolo.

Ancora più importante, il modo in cui la maggior parte degli impiegati usa la posta elettronica crea interruzioni. Quando arrivano nuovi messaggi di posta elettronica con dings o notifiche pop-up, i lavoratori in genere controllano che il messaggio in arrivo non sia urgente. Quindi tornano a quello che stavamo facendo fino alla prossima interruzione. Le persone lo fanno tutto il giorno, controllando e scansionando la loro e-mail. Diversi studi dimostrano che l'uso della posta elettronica occupa circa il 30 percento della giornata di un lavoratore della conoscenza e che il tempo viene distribuito uniformemente durante il giorno, anziché essere in blocchi discreti. In altre parole, l'e-mail ci interrompe costantemente.

Le interruzioni di solito hanno un effetto negativo netto, anche se potrebbe non essere nel modo in cui si assume. Le interruzioni fanno sentire le persone più stressate e come se avessero un carico di lavoro maggiore di quello che realmente fanno. Le persone sentono anche una maggiore frustrazione e pressione del tempo.

Il modo in cui le persone interagiscono con l'e-mail porta anche a perdere tempo. Perdiamo tempo quando dobbiamo rileggere la stessa e-mail che abbiamo scansionato all'inizio della giornata perché abbiamo dimenticato cosa diceva. Se si dimentica qual è la data per un recapito chiave, scavare fuori dalla posta elettronica richiede tempo. E se l'e-mail che scavi è vecchia e la data è andata avanti di una settimana?

Questo vuol dire che l'e-mail non è stata progettata per la gestione delle attività. È lo strumento sbagliato per quel lavoro.

Comunicazione con un servizio di gestione dei progetti

La gestione del progetto prevede la giocoleria di persone e risorse, tenendo d'occhio il tempo e ridistribuendo o ridistribuendo i compiti quando la situazione cambia. Il software di gestione del progetto è stato progettato per gestire questo tipo di problemi e altri che sorgono comunemente nel corso di un progetto.

Com'è comunicare in un'app di gestione del progetto rispetto all'e-mail? È come la differenza tra vedere qualcosa con i tuoi occhi e leggerne una descrizione. Nel primo scenario, hai il controllo su ciò che vuoi vedere e quando. Nel secondo, fai affidamento su altre persone per scrivere messaggi che ti dicono ciò che pensano sia più importante o, peggio ancora, ciò che pensano di voler sentire.

Diverse app di gestione dei progetti hanno diversi strumenti per comunicare. Quasi tutti supportano le menzioni @, ad esempio. Visto che Slack e altre app di messaggistica di gruppo sono diventate così popolari, puoi spesso collegarle all'app di gestione del progetto, semplificando così le tue conversazioni in un unico posto. Se non disponi già di un'app di chat di gruppo, potresti saltarla e cercare invece un'app di gestione del progetto che includa una finestra di chat in-app. Zoho Projects e ProofHub offrono entrambi.

Supponiamo che il progetto in questione contenga molti elementi visivi e che il team che ci sta lavorando debba discuterne. La tua vita sarà molto più semplice se hai strumenti di markup delle immagini nell'app per la gestione dei progetti. In questo modo, puoi scarabocchiare elettronicamente un'immagine e allegare commenti, rendendo più facile per tutti i membri del tuo team dare e capire feedback. Volerro è un esempio di un'app di gestione del progetto con strumenti di markup.

Come accennato, le app di gestione dei progetti gestiscono tutte le cose di base necessarie per destreggiarsi e tenere traccia, come attività, scadenze, progressi e assegnatari. Tutte queste informazioni sono visibili a chi ne ha bisogno. In questo senso, c'è meno bisogno di comunicare su questo tipo di cose. Non hai mai bisogno di inviare una e-mail a qualcuno e CC mezza dozzina di persone per sapere se hanno quasi finito un'attività quando puoi accedere al sistema e vedere che è contrassegnato come 75% fatto. Molte delle cose che richiedono di leggere tra le righe quando si utilizza l'e-mail per la gestione delle attività diventano improvvisamente chiare quando si utilizza il software di gestione dei progetti.

Meno tempo via e-mail significa più tempo di lavoro

I vantaggi di far comunicare un team via e-mail e in un'app di project management per comunicare possono essere enormi. La riduzione della sola e-mail renderà sicuramente tutti felici, ma ciò impallidisce rispetto al valore aggiunto di avere una maggiore visibilità su chi sta facendo cosa, cos'altro stanno facendo e lo stato di ogni attività. È molto più semplice avere a portata di mano informazioni accurate mentre lavori, in modo che i decisori possano prendere buone decisioni.

Per suggerimenti più specifici su come lavorare con un'app di gestione dei progetti, vedi 7 modi per semplificare la gestione dei progetti nei progetti di lavoro di squadra e 5 funzionalità dei progetti Zoho per organizzare la tua attività.