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Ora che il dipartimento delle risorse umane (risorse umane) ha l'impiccagione di numeri stretti per prendere decisioni migliori sulla gestione delle persone, sta sollevando domande sulla privacy dei dipendenti. Ciò è chiaro dai recenti rapporti che descrivono in dettaglio come i datori di lavoro, le aziende di analisi sanitarie e gli assicuratori con cui lavorano utilizzano o usano impropriamente, a seconda di chi parla, i dati sulla salute e il benessere dei dipendenti.
Mentre alcuni software di gestione delle risorse umane forniscono dati sul benessere basati sull'amministrazione dei benefici, sempre più aziende stanno assumendo società di analisi di terze parti per estrarre i dati aggregati da richieste di assicurazione sanitaria, piani di benessere sponsorizzati dal datore di lavoro e altre fonti. Stanno usando le informazioni per identificare segmenti della loro forza lavoro che potrebbero beneficiare di informazioni su condizioni sanitarie o mediche specifiche.
Sembra innocuo. Ma la consulenza analitica Castlight Health può dire quali dipendenti potrebbero essere a rischio per il diabete, chi è incinta o anche chi potrebbe aver bisogno di un intervento chirurgico alla schiena, un dirigente dell'azienda ha recentemente dichiarato a Fortune . I dati dell'azienda attivano campane di allarme con gruppi di privacy. Le organizzazioni affermano che i datori di lavoro, specialmente nelle piccole imprese, potrebbero formulare ipotesi su quali dati dei dipendenti siano inclusi nei risultati aggregati. Armati di quel tipo di informazioni, sostengono che i datori di lavoro non etici potrebbero licenziare dipendenti in gravidanza o il cui uso sanitario pesante potrebbe far aumentare i costi complessivi delle prestazioni.
La legge federale, in particolare la Health Information Portability and Accountability Act del 1996 (HIPAA), vieta alle aziende di condividere le informazioni riservate relative all'assistenza sanitaria. Le aziende di analisi sanitarie sostengono di non violare le normative HIPAA perché condividono i dati sulla salute e sul benessere dei dipendenti solo in forma aggregata, quindi nulla può essere ricondotto a una sola persona. Tuttavia, anche se le aziende non utilizzano una società di analisi esterna, i dipartimenti risorse umane dovrebbero prendere questo come un campanello d'allarme per riesaminare le pratiche per la raccolta, l'utilizzo e la protezione dei dati sulla salute e il benessere dei dipendenti.
"Non possiamo sottovalutare la sensibilità riguardo alle informazioni sulla salute, specialmente in settori come la gravidanza in cui le donne sono già iper-consapevoli dei potenziali pregiudizi e discriminazioni da parte del loro datore di lavoro", ha scritto Jennifer Benz, CEO della consulenza di comunicazione sui benefici dei dipendenti Benz Communications.
Per guadagnare fiducia, sii trasparente
Esistono modi giusti e sbagliati per raccogliere dati sulla salute e il benessere, secondo dirigenti delle risorse umane, consulenti ed esperti di diritto del lavoro. Per ottenere la fiducia dei dipendenti, sii completamente trasparente su ciò che stai facendo e perché. Quando Bob Merberg, responsabile del programma di benessere dei dipendenti di Paychex, ha lanciato un programma di benessere accelerato con screening biometrico e valutazioni del rischio per la salute, i 12.000 dipendenti del fornitore di buste paga erano scettici. Per contrastare ciò, Paychex era in prima linea su come sarebbero stati utilizzati la valutazione e altri dati, e non ha nascosto i dettagli nel contratto di assistenza o esenzioni.
Paychex utilizza una terza parte per raccogliere dati sulla salute dei dipendenti e "li indirizziamo a ritenerli sacri", ha dichiarato Merberg. "Cerchiamo davvero di raccoglierlo e di trasmetterlo il meno possibile."
Oggi, Paychex non incontra resistenza da parte dei dipendenti per quanto riguarda la privacy, ha dichiarato Merberg. "Abbiamo dimostrato che ciò che stiamo cercando di fare è rispettare la privacy. Ma la cosa fondamentale deve essere il modello di trasparenza nel tempo."
Consenti ai dipendenti di aderire
Quando si imposta un programma benessere, l'adesione dei dipendenti è essenziale. Programmi o piani che vengono disattivati per impostazione predefinita, in cui i dipendenti vengono automaticamente iscritti a meno che non chiedano esplicitamente di essere rimossi, non sono l'ideale per il morale o per ottenere il pieno impegno dei dipendenti nel programma.
Poiché oggi molti dati vengono archiviati nel cloud e le informazioni personali sono costantemente a rischio, i dipendenti dovrebbero avere la possibilità di aderire. Questo per garantire di comprendere le intenzioni di un programma, ma anche per essere chiari su ciò che significa partecipare al programma, secondo Mark Stelzner, fondatore e amministratore delegato della società di consulenza Inflexion Advisors HR (IA HR), che aiuta le aziende con implementazioni tecnologiche delle risorse umane.
Una volta che dici ai dipendenti quali dati stai raccogliendo, non deviare da quello. Potrebbe essere allettante raccogliere nuove informazioni o utilizzare i dati raccolti in un modo diverso. Tuttavia, la modifica dei parametri significa che i dipendenti non sono completamente informati e ciò potrebbe aprirti all'invasione di richieste di risarcimento della privacy secondo Karla Grossenbacher, un partner dell'ufficio di Seyfarth Shaw LLP a Washington, DC, che si concentra sul diritto del lavoro e del lavoro. È presidente della loro pratica di lavoro e occupazione a Washington, DC.
"Quando inizi a usarlo per un altro scopo, le persone possono dire che non hanno acconsentito e piangere male", ha detto Grossenbacher. "È davvero importante far sentire i dipendenti a proprio agio".
La privacy dei dati dei dipendenti è uno dei grandi problemi che circondano i principali sistemi di gestione delle risorse umane, secondo la società di ricerca tecnologica HR Sierra-Cedar. Diventerà più grande man mano che i team delle risorse umane acquisiranno esperienza nell'utilizzo dell'analisi predittiva in più aspetti della gestione delle persone, incluso fare ipotesi istruite sul comportamento futuro dei dipendenti.
Come datore di lavoro, è fondamentale assicurarsi di tenere informati i dipendenti su ciò che si sta raccogliendo, su come lo si sta utilizzando e su quali opzioni devono rinunciare se lo desiderano.
