Organizzati: come acquisire dati importanti con le app di scansione e ocr

Un'app di scansione con riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) è indispensabile per organizzarsi. Le migliori app di scansione ti aiutano a catturare tutti i tipi di informazioni come diapositive di una riunione, appunti sulla lavagna, biglietti da visita, per non parlare di documenti importanti. Sono utili anche per altri usi, dalla digitalizzazione di ricette cartacee al salvataggio delle garanzie.

Alcuni anni fa, ho dovuto ottenere un nuovo passaporto e lo stesso giorno, rilasciarlo per un visto. Subito dopo aver ritirato il passaporto, ho pensato: "Probabilmente dovrei averne una copia prima di consegnarlo". Presi il telefono e lo scannerizzai. Abbastanza sicuro, il visto ha richiesto più di due settimane e, nel frattempo, avevo bisogno dei dettagli del mio passaporto per un mucchio di scartoffie. Meno male che ne avevo una copia leggibile!

Come funzionano le app di scansione?

Quando si utilizza un'app di scansione mobile, non è molto diverso da scattare una foto. In un'impostazione ideale, riproduci il documento su uno sfondo contrastante e punti la fotocamera del telefono verso di esso.

Quindi, l'app di scansione ti guida attraverso il processo. Di solito ti dice di allineare i bordi del documento con i segni di ritaglio sullo schermo del telefono. Resta fermo come puoi, ma non preoccuparti. L'app si regola per piccoli movimenti. La scansione richiede un secondo o due. Al termine, in genere viene visualizzata un'anteprima del documento. L'app di solito chiede quindi se si desidera aggiungere più pagine o avviare una nuova scansione.

Forse stai pensando che potresti saltare del tutto un'app di scansione e invece scattare una foto di tutti i documenti che desideri salvare in digitale. Potresti, ma ci sono due svantaggi. In primo luogo, è improbabile che un'immagine sia chiara come una scansione, quindi si corre il rischio di non avere testo leggibile. In secondo luogo, non è possibile cercare il testo, il che potrebbe rendere estremamente difficile trovare ciò di cui hai bisogno in seguito.

Cosa dovresti scansionare con un'app di scansione?

Diamo un'occhiata agli esempi di come è possibile utilizzare un'app di scansione per essere organizzati. Successivamente, spiegherò quali funzionalità dovresti cercare nelle migliori app di scansione e nominerò alcune app che li hanno.

Biglietti da visita

La prossima volta che qualcuno ti consegna un biglietto da visita, utilizza un'app di scansione per acquisire le informazioni di contatto di quella persona, quindi restituire il biglietto. Mostrerai quanto sia facile essere senza carta e allo stesso tempo raccogliere i loro dettagli in un formato digitale in modo da non dover digitare nulla in seguito. Alcune app di scansione possono rilevare biglietti da visita e creare una nuova voce nell'app di contatto. Altri cercano LinkedIn per suggerire di collegarsi lì.

Lavagne e materiali di presentazione

Nelle riunioni, la maggior parte di noi desidera dare a ciascun oratore tutta la nostra attenzione. È difficile da fare se stiamo guardando una presentazione o una lavagna, sperando di non perdere un dettaglio importante. Un'ottima soluzione è quella di scansionare rapidamente le diapositive o altri materiali mentre appaiono sapendo che puoi guardarli più in dettaglio in seguito.

Documenti da inviare tramite e-mail o backup

Mentre molte persone e organizzazioni sono felici di inviarti documenti digitali, ci sono ancora molti casi in cui incontriamo carta. Supponiamo che la tua banca ti dia un importante documento cartaceo da firmare, ma vuoi che il tuo avvocato lo controlli prima. È un ottimo momento per usare l'app di scansione. Scansiona alcune pagine in modo da poterle inviare via e-mail stat. Alcune app di scansione includono uno strumento che consente anche di firmarle digitalmente.

Altri documenti importanti che potresti voler scansionare ed eseguire il backup includono documenti di immunizzazione, documenti fiscali e certificati legali (nascita, matrimonio, immigrazione, ecc.).

Cosa cercare in un'app di scansione

Le migliori app di scansione catturano chiaramente i tuoi documenti, rendono il testo ricercabile e ti aiutano a salvare i file finiti nei posti giusti. Ecco cosa cercare:

Rilevamento automatico dei bordi

Un'ottima app di scansione e OCR trova automaticamente i bordi dei tuoi documenti. Quando si punta la fotocamera verso la carta, i segni di ritaglio visualizzati sullo schermo dovrebbero cercare il bordo del documento da soli e adattarsi a dimensioni diverse. Quindi, se stai scannerizzando un foglio di carta A4 o un biglietto da visita, l'app lo capisce automaticamente.

Salva ed esporta opzioni

Le migliori app di scansione offrono opzioni per la memorizzazione o l'esportazione dei testi appena scansionati, come Google Drive, Dropbox o un altro servizio di archiviazione. Non vuoi un'app che ti costringe a conservare i documenti in un nuovo posto.

OCR

Ho citato OCR all'inizio di questo articolo. Quando hai l'OCR, tutte le parole scansionate diventano testo. Puoi anche copiare e incollare il testo o modificarlo. Diciamo che scansionate una ricetta e vediamo che ha un refuso. Con un'app di scansione e OCR davvero buona, dovresti essere in grado di correggere l'errore di battitura. Alcune app possono convertire il testo finale in un formato di elaborazione testi familiare, come.docx. Altri ti consentono di modificare il testo direttamente nell'app senza dover prima aprire il documento in un elaboratore di testi.

OCR consente anche di cercare il testo dei documenti. Ciò significa che se desideri trovare i tuoi dati di immunizzazione, puoi provare a cercare il nome del tuo medico per trovare il file. Non è necessario ricordare il nome del file. Se usi molto la ricerca per trovare i file, allora hai sicuramente bisogno dell'OCR.

Funzionalità di ricerca

Forse non sei super organizzato quando si tratta di esportare e salvare i tuoi file in un'altra posizione. In tal caso, dovresti essere in grado di cercare i contenuti dell'app di scansione per tutto ciò che hai scansionato e che ora ti serve. Un'ottima app di scansione avrà la sua funzionalità di ricerca.

Supporto multipagina

Le app di scansione davvero valide possono eseguire la scansione di più pagine consecutive. Dovrebbero quindi raccogliere facilmente tutte le pagine in un singolo PDF. Le app di scansione più sofisticate correggono anche la distorsione delle pagine, ad esempio quando si eseguono scansioni di pagine da un libro e non si riesce a farlo appiattire.

Prezzo

Molte delle migliori app di scansione e OCR hanno un livello di servizio gratuito e un livello a pagamento premium. L'OCR è talvolta considerato una funzionalità premium. Il prezzo delle app di scansione e OCR è un po 'fuori di testa. Per un po ', potresti aspettarti di pagare tra $ 4 e $ 7 per un'app decente. Ora, le commissioni una tantum sono dieci volte più alte. Mentre i tassi di abbonamento sono più ragionevoli, alcune persone hanno bisogno di un'app di scansione solo poche volte all'anno.

Le migliori app di scansione

Ora che hai capito cosa possono fare le app di scansione e perché potresti volerne una, ecco alcune delle migliori che puoi trovare. Mi sono concentrato su app che offrono scansione e OCR e rendono il testo modificabile. Esistono molte app che eseguono solo la scansione. Evernote Scannable e l'app Dropbox mobile sono due esempi. Ma non ti danno un testo finale che puoi copiare e incollare o modificare. Queste app lo fanno.

Indipendentemente dall'app che scegli, scoprirai che avere un'app di scansione a portata di mano di cui ti fidi ti aiuta a digitalizzare i tuoi documenti e rimanere organizzato.

ABBYY FineScanner

Gratuito; Pro per $ 4, 99 al mese, $ 19, 99 all'anno o $ 59, 99 una tantum

ABBYY FineScanner è forse l'app per scanner e OCR migliore e più capace per dispositivi mobili. Esporta i file in una varietà di formati, consente di salvare i file nella maggior parte dei principali servizi di archiviazione e persino esegue l'OCR in oltre 40 lingue. È necessario un account Premium per ottenere l'OCR, che costa $ 4, 99 al mese, $ 19, 99 all'anno o $ 59, 99 per una commissione una tantum.

Disponibile su Android, iOS

Microsoft Office Lens

Gratuito

Microsoft Office Lens è una delle pochissime app di scansione completamente gratuite. È leggermente più lento e più chiassoso rispetto ad altre app con rilevamento dei bordi e ritaglio, ma fa il lavoro. L'app ha modalità speciali per la scansione di biglietti da visita e lavagna. Per modificare il testo sottoposto a scansione, è necessario esportare il testo tramite Microsoft OneDrive e quindi aprirlo in Word.

Disponibile su Android, iOS, Windows

Scanbot 9

Gratuito; Pro per $ 4, 49 primo anno quindi $ 22, 49 all'anno; o $ 69, 99 una tantum su iOS

Scanbot è un'eccellente app di scansione e OCR. Detto questo, la società ha recentemente cambiato il suo modello di prezzo da una tariffa una tantum a basso costo a una sottoscrizione annuale o una commissione una tantum più costosa ($ 69, 99). Inoltre, i prezzi sono molto difficili da rintracciare. In ogni caso, vale la pena considerare la versione Pro di Scanbot se è necessaria un'app di scansione rapida e accurata per quasi ogni tipo di documento. Dispone di buoni strumenti di correzione e ottimizzazione del colore, oltre ad altre funzioni di scansione, come un lettore di codici QR e uno scanner di codici a barre. Puoi anche usarlo per firmare documenti utilizzando nient'altro che il tuo dito e il telefono o il tablet.

Disponibile su Android e iOS