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La gestione delle idee può essere utile in una varietà di contesti aziendali. Gli strumenti possono utilizzare le mappe mentali per organizzare pensieri e attività, aiutare visivamente a dare un senso a dati complessi e utilizzare la gestione delle conoscenze sociali per aiutare a mettere insieme le capacità cerebrali dei dipendenti e dei dirigenti e promuovere la creatività. Sebbene il nostro revisore abbia inserito nella nostra raccolta dei migliori software di gestione delle idee attualmente sul mercato, la tecnologia ha ancora molta strada da fare.
Il software di gestione dell'idea è ancora limitato in vari modi. Front & Main Honey ti offre un'interfaccia intuitiva e facile da usare senza funzionalità molto più profonda; XMind è capace e portatile, ma ha una strada da percorrere nell'usabilità; anche le applicazioni software Expert Choice degli esperti Scelta Mindomo, che racchiude in se capacità sociali e di mappatura mentale, è ciò che il nostro recensore ha definito "il prodotto meno difettoso del gruppo". La gestione dell'idea è un concetto tecnico ambizioso, e quindi l'esecuzione è stata prevedibilmente rocciosa mentre i fornitori di software risolvono i nodi. Nel frattempo, spetta all'utente aziendale evitare gli errori comuni e le trappole della produttività. Ecco cinque ostacoli particolari da evitare.
1. Mantieni la sicurezza al top
La maggior parte delle piattaforme di gestione delle idee basate su cloud si rivolge in modo rapido alla sicurezza con protocolli di accesso consumer standard e, talvolta, la possibilità di proteggere con password documenti o file specifici; l'autenticazione a due fattori è solida forse a seconda della soluzione. È tutt'altro che una sicurezza di livello aziendale, in particolare se stai parlando di livelli aggiuntivi di crittografia per i dati chiave dell'azienda o di un'idea geniale che potrebbe essere un prezioso segreto commerciale nelle mani di un concorrente.
Indica, non accettare la sicurezza predefinita in una piattaforma di gestione delle idee senza fare la dovuta diligenza. Se non ti senti a tuo agio con il livello di sicurezza del software, ci sono alcune opzioni. Collabora con il reparto IT della tua azienda per decidere se è fattibile e la piattaforma di gestione delle idee che hai scelto è abbastanza personalizzabile con le API (Application Programming Interface) per rafforzare la sicurezza integrata e aggiungere crittografia e autenticazione più profonde. Anche se il più delle volte questo non sarà fattibile o sarebbe troppo fastidioso.
Un'alternativa più gestibile è quella di esportare documenti e dati chiave, che si tratti di una mappa mentale particolarmente ingegnosa, un documento di brainstorming rivoluzionario o preziosi dati di sondaggi sociali con risposte riservate dei dipendenti, e invece crittografare e archiviare il file in una soluzione di archiviazione cloud. Non dimenticare di eliminare i dati dalla piattaforma di gestione delle idee una volta esportati e sottoposti a backup. Le soluzioni di gestione dei documenti di livello aziendale come Zoho Docs Standard o Box (for Business) faranno il lavoro, oppure puoi scegliere una soluzione di archiviazione cloud crittografata come CertainSafe per misure di sicurezza ancora più paranoiche come MicroEncryption. Tieni quelle idee d'oro sotto chiave.
2. Prendi la funzionalità mobile con un granello di sale
Quando il nostro revisore stava mettendo alla prova tutti i prodotti di gestione delle idee, si è imbattuto in blocchi stradali per quanto riguarda la produttività mobile. Mentre la maggior parte dei software di gestione delle idee ha app Android e iOS decenti, non c'è molta capacità di integrazione mobile con altre app, né la possibilità di sincronizzare i dati e lavorare offline. Le app mobili per la gestione delle idee migliorano con ogni aggiornamento incrementale, ma se sei in movimento e colpito da un'idea di business devi mappare, coprire le tue scommesse.
Sicuramente apri l'app Mindomo per creare una mappa mentale o Bloomfire per iniziare a creare una domanda di brainstorming per il tuo staff. Salva il tuo lavoro in una nota o documento anche in un'altra app. Quindi, quando si verifica un problema di formattazione, un errore di sincronizzazione o un salvataggio fallito nell'app mobile per la gestione delle idee - tutt'altro che una certezza ma un rischio che vale la pena mitigare di sicuro - non si rimane seduti in metropolitana con una grande idea che scivola via e niente di concreto da mostrare per questo.
3. Prestare attenzione con l'integrazione delle applicazioni
Una delle maggiori limitazioni attuali con il software di gestione delle idee è la mancanza di documentazione chiara o ancora meglio, integrazioni pre-costruite con altri software aziendali popolari in cui le idee formate nella piattaforma metteranno radici e si trasformeranno in progetti e iniziative reali. Bloomfire si integra con Salesforce.com Sales Cloud Professional Edition per la gestione delle relazioni con i clienti (CRM), ma la maggior parte delle piattaforme social-first non integra nativamente le piattaforme di gestione CRM o delle risorse umane (HR), e nemmeno con una Wiki interna dell'azienda dove molti dei dati del sondaggio finirebbe inevitabilmente.
Lo stesso vale per le piattaforme focalizzate sulla mappa mentale, in cui l'integrazione con uno strumento di visualizzazione dei dati per una rappresentazione concettuale più convincente sarebbe utile per guardare le idee mappate nella mente in un modo diverso. Detto questo, anche per un programmatore capace, provare a costruire un'integrazione da soli senza un kit di sviluppo software (SDK) open source e non è consigliabile consultare istruzioni chiare o documentazione per l'integrazione di un'altra piattaforma. La tua migliore opzione è, ancora una volta, l'esportazione e l'importazione manuale dei dati dalla tua piattaforma di gestione delle idee nell'applicazione aziendale di cui hai bisogno. Tieni traccia dei flussi di lavoro manuali, quali dati devono essere esportati e importati e chi è responsabile, in uno strumento come Asana per mantenere tutto in ordine.
4. Non tentare di aggiornare il Project Management
La gestione delle idee e le mappe mentali possono essere un ottimo modo per declinare la gestione del progetto delegando compiti e organizzando pensieri attraverso elementi visivi interattivi e una scorciatoia di simboli utili. Il pericolo non è usare la gestione delle idee per eseguire meglio la gestione dei progetti, ma usare una piattaforma di gestione dei progetti per qualcosa che non è fatto per fare. Se un dipartimento IT è già investito in un project management o in un sistema di collaborazione, il percorso più conveniente è quello di trasformare quella tecnologia nella gestione delle idee.
In questo caso, finirai con un confuso patchwork di progetti multi-funzione, chat room o canali che generano rumore incomprensibile sotto forma di commenti su commenti senza organizzazione concettuale. Le aziende finiranno con un'altra casella di posta elettronica in cui il sovraccarico di idee senza struttura finisce con troppi sepolti sotto la pila. Il software di gestione dell'idea non è così maturo dal punto di vista delle funzionalità come uno strumento di gestione del progetto o di collaborazione, ma fa quello che è progettato per fare: fornisce il percorso di minor resistenza per far decollare un'idea, realizzarla e gestire la sovrapposizione pensato bolle di ogni utente che contribuisce ad esso.
5. L'idea non è abbastanza, fai qualcosa con essa
A livello estetico, la gestione delle idee è allettante perché sembra interessante. Piattaforme come Mindomo e Bloomfire sono visivamente avvincenti e rendono le idee in mappe mentali dal design intelligente e grafici colorati interattivi di risposta sociale, rispettivamente. Il pericolo con questo tipo di piattaforme è guardare le loro eleganti visualizzazioni e pensare che il lavoro sia fatto.
Quella mappa mentale e quei risultati del sondaggio non significano nulla se quell'intuizione non viene raccolta e trasformata per uno scopo aziendale superiore. Delle cinque piattaforme che abbiamo esaminato, solo Bloomfire ha un'analisi integrata, ma tutte tranne Front & Main Honey si integrano direttamente con Microsoft Office 365. Quindi, indipendentemente dal fatto che tu stia esportando i dati in un'applicazione CRM, di project management o di business intelligence o inviandolo direttamente a Office 365 per elaborare una strategia attorno a un'idea, completare il lavoro. La raccolta di idee è una parte fondamentale dell'innovazione organica di tutti gli aspetti della tua attività, ma è solo la prima parte.
