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L'ascesa di servizi di cloud accounting più potenti sta cambiando il modo in cui sia i contabili che i clienti che servono gestiscono le finanze aziendali. Il software basato sul Web influisce su aziende di tutte le dimensioni, ma offre un valore ancora maggiore alle piccole e medie imprese (PMI) e ai proprietari individuali che ottengono un accesso più ampio che mai a strumenti contabili e finanziari per semplificare la propria attività.
Il fornitore di servizi di contabilità basato sul cloud AccountantsWorld sta sfruttando questo spostamento tecnologico per migliorare la produttività aziendale tra contabilità e crediti, contabilità, inventario, rendicontazione e libro paga, con la filosofia di rimettere il potere nelle mani dei ragionieri e di preoccupare i proprietari di piccole imprese sull'azienda invece. Nel 2003 AccountantsWorld ha venduto la propria attività di software fiscale a Thomson Reuters e ha spostato la propria attenzione esclusivamente sulla creazione di soluzioni basate su cloud per i contabili. La società ora elabora ogni anno 30.000 libri paga dell'azienda utilizzando il suo software, secondo il Dr. Chandra Bhansali, co-fondatore e CEO di AccountantsWorld.
PCMag ha parlato a Bhansali di come le soluzioni basate su cloud stanno cambiando il modo in cui i contabili e le PMI fanno affari, le tendenze tecnologiche che influenzano il settore e come l'evoluzione delle capacità mobili e le preoccupazioni di sicurezza stanno plasmando il futuro della contabilità.
PCMag: quali sono stati alcuni dei problemi di contabilità che hai deciso di affrontare utilizzando la tecnologia cloud e Internet?
Dr. Chandra Bhansali: Ci siamo chiesti quali sono i tipi di problemi che possiamo risolvere usando il potere di Internet? Ci siamo resi conto che offriva straordinarie funzionalità che il desktop non aveva. Una cosa che abbiamo notato è che il libro paga è essenzialmente una funzione contabile perché si riferisce alle tasse ma, a quel tempo, pochissimi contabili offrivano servizi di gestione stipendi. Devi essere preciso al 100% e soddisfare i requisiti in modo tempestivo, altrimenti ci sono rigide penalità. I ragionieri non avevano gli strumenti per farlo, quindi usavano indirizzare tutte le buste paga dei loro clienti verso servizi come ADP e Paychex Accounting Online.
Abbiamo detto che non aveva senso. Ci siamo resi conto che dovremmo essere in grado di creare un potente centro di elaborazione e utilizzare i server a una frazione del costo di utilizzo del mainframe. Così abbiamo creato il primissimo centro di elaborazione delle buste paga basato sul cloud per i commercialisti e abbiamo fornito ai nostri clienti l'accesso a Internet nel 2004. Ora possono utilizzarlo per offrire servizi di gestione stipendi altamente redditizi ai loro clienti, con il software che fa tutto scene per loro: deposito diretto, deposito fiscale e moduli fiscali di deposito e moduli W2, W3 e 1099 accurati e puntuali. Tutto ciò che i contabili e i clienti devono fare è inserire i dati. Per molti ragionieri, è diventato uno dei loro servizi più redditizi. Quindi, abbiamo cambiato il paradigma dell'elaborazione delle buste paga utilizzando il cloud; i fornitori di soluzioni per i salari hanno seguito l'esempio offrendo ora una sorta di strumenti di contabilità.
Oltre a questi casi di utilizzo immediato, quali sono alcune delle altre tendenze tecnologiche che colpiscono il settore?
Bhansali: la tendenza è proprio verso l'integrazione nel cloud per tutti questi servizi che le aziende e i commercialisti utilizzano quotidianamente. I contabili ora hanno anche gli strumenti per assumere molte di queste funzioni di back-office per aiutare le PMI a fare ciò che fanno meglio e per gestire e gestire le proprie attività in modo più efficiente. È una combinazione di questi fattori. Vedo i maggiori incrementi di produttività nel segmento delle piccole imprese.
La tecnologia tende a dare ai contabili la possibilità di offrire servizi completi ai propri clienti. Si tratta di compilare tutti i collegamenti o i componenti mancanti in quella catena. Al momento, la gestione dei processi aziendali (BPM) è un'area in crescita. Con quanta efficacia i contabili possono gestirlo? Quindi, per le piccole imprese, la maggior parte della contabilità fino ad ora è stata fai-da-te (fai-da-te). I clienti farebbero qualcosa per loro e i commercialisti lo ripulirebbero. C'è un grande cambiamento in atto verso il "non-fai-da-te" (DDIY). Invece, lavora con il tuo commercialista. Stiamo già vedendo i salari, che sono stati portati via dai contabili, tornando attraverso il software cloud. Non solo per i contabili, ma per tutti gli altri fornitori di servizi, la quantità di tempo impiegata nel lavoro di back-office per i proprietari e i dipendenti delle piccole imprese si sta drasticamente riducendo man mano che acquisiscono la capacità di trasferire il lavoro ai contabili.
Dal punto di vista del commercialista e dei clienti, in che modo le soluzioni basate su cloud stanno cambiando il loro modo di fare business?
Bhansali: I grandi uffici di gestione delle buste paga non offrono ai contabili lo stesso livello di efficienza e produttività e fanno pagare molto i clienti. Ora i contabili di cui si fidano di più e con i quali intrattengono relazioni possono offrire ai loro clienti di piccole imprese un servizio di gestione stipendi personalizzabile in modo molto conveniente e con un'integrazione tra i sistemi di contabilità e gestione stipendi per garantire un flusso di dati diretto e sicuro.
Con i sistemi contabili, uno dei problemi principali è la contabilità dei clienti. Stavo parlando con un mio amico della CPA qualche anno fa che stava fumando su uno dei suoi clienti, a cui aveva detto di non entrare mai più dopo aver chiuso i libri. Il cliente ha aggiunto un'altra voce e ha gettato tutto sbilanciato. Ha detto che ha trascorso dal 20 al 30 percento del suo tempo a sistemare il caos che queste piccole imprese fanno quando non hanno idea della contabilità e non dovrebbero avere accesso. Abbiamo iniziato a chiedere ai contabili e abbiamo scoperto che questo tipo di contabilità dei clienti è un grosso ostacolo. Se partecipi a una conferenza di contabilità o CPA, una delle sessioni più frequentate è sempre la contabilità. Per risolvere questo problema, stiamo utilizzando il cloud per consentire un passaggio per dare ai contabili un maggiore controllo anziché i sistemi progettati per essere utilizzati dagli stessi clienti delle piccole imprese. Abbiamo dato ai contabili il potere di personalizzare i sistemi e le autorizzazioni per ogni singolo cliente.
I contabili dovrebbero essere importanti consulenti aziendali per i loro clienti, ma fino ad ora non sono stati in grado di svolgere efficacemente quel ruolo per le piccole imprese. Quindi, per un idraulico che non sa nulla della contabilità, il commercialista darà loro accesso solo alla scrittura di assegni e immissione di incassi; questo è tutto ciò di cui devono preoccuparsi. Se un cliente è un contabile, può consentire loro di accedere a conti attivi e passivi e altro ancora. Nel corso degli anni questo si è evoluto perché la contabilità sul lato client è un male inutile per le piccole imprese. Con questi sistemi basati su cloud, i contabili possono assumere il completo lavoro di contabilità.
Circa un anno fa, abbiamo introdotto un'app che consente al cliente di scattare una foto di una fattura, che va direttamente nel sistema per essere pagata. Le integrazioni sono davvero fondamentali qui perché possono anche collegarle al portale Web del client e ad un sistema di gestione dei documenti. Quindi la fattura va direttamente nella cartella corretta nel sistema di gestione dei documenti e, allo stesso tempo, tutti i pagamenti e le transazioni con carta di credito possono essere scansionati e identificati. Quando i contabili effettuano l'accesso per registrare il pagamento, vengono elencate tutte le transazioni. Esistono anche integrazioni con sistemi di pagamento delle bollette più sofisticati, sistemi di fatturazione e orari, sistemi di rilevazione presenze e fornitori di servizi 401k. Stiamo anche creando un'API aperta da integrare praticamente con tutto.
Gli utenti di software di contabilità cloud possono essere una piccola impresa e la società di revisione al loro servizio, o una grande impresa con un dipartimento di contabilità interno. In che modo differiscono questi casi d'uso o loro?
Bhansali: Quello che sta succedendo con queste soluzioni è che ci sono molti strumenti analitici integrati. Le piccole imprese hanno bisogno di consigli a livello di CFO, ma le medie e le grandi aziende hanno il proprio reparto contabilità e capacità nel loro sistema per fare questo tipo di analisi, con CFO e dirigenti per fornire input. Le piccole imprese non ce l'hanno. Pertanto, nelle soluzioni cloud in cui i contabili lavorano con dati attivi e dispongono degli strumenti per analizzarli, i contabili possono eseguire questo tipo di funzionalità CFO per le piccole imprese. Si tratta di aiutare i commercialisti a sfruttare il cloud e il software offre ai contabili (e, per estensione, alle piccole imprese) funzionalità che prima non potevano permettersi.
Che effetto ha la crescita del mobile computing sul cloud accounting?
Bhansali: gli smartphone stanno decisamente cambiando il modo di condurre gli affari. Soprattutto per le società di contabilità dei soli professionisti, uno dei motivi per cui non hanno mai fatto libro paga prima era perché, se erano in vacanza, diciamo, non c'era modo per loro di accedervi. Ora, attraverso le app mobili di contabilità e buste paga, possono farlo ovunque. La nostra app ha uno schermo molto semplice per l'inserimento di dati mobili. C'è anche la possibilità di scansionare fatture e assegni e un'altra applicazione mobile su cui stiamo lavorando sono le spese dei dipendenti in modo che possano scattare una foto delle loro entrate per i conti delle spese.
L'altro aspetto importante del mobile per ragionieri e clienti sono gli avvisi. Per ogni azienda, ci sono soglie. Alcuni potrebbero stabilire che, se i crediti superano i $ 50.000, questo è un problema. Per un'azienda più grande, forse sono $ 300.000 e la stessa cosa per i conti da pagare o contanti in banca. I contabili possono impostare soglie per tutti questi importanti driver di business per i loro clienti e, quando vengono superate le soglie, il contabile può impostare un avviso per ricevere prima un messaggio di testo, quindi chiamare il cliente per discutere in dettaglio o impostare un avviso per uscire sia a loro che al cliente allo stesso tempo. I portali commercialisti hanno anche schermi in cui possono vedere a volo d'uccello lo stato di soglia di ogni cliente.
Quando si passa a queste soluzioni basate su cloud e si gestiscono dati finanziari sensibili, come si affronta l'aspetto della sicurezza per garantire trasmissione, trasferimento di file e archiviazione sicuri?
Bhansali: è assolutamente critico. Per noi, cinque anni fa abbiamo fatto il passaggio ad Amazon Web Services (AWS), che è stata una mossa per mettere i dati dei nostri clienti in un'infrastruttura con un livello di sicurezza molto elevato. Inoltre, eseguiamo la crittografia di tutti i dati sensibili, dai numeri di previdenza sociale e dai numeri di identificazione dei dipendenti alle informazioni bancarie. Inoltre, sovrapponiamo molte tecnologie informatiche e di sicurezza (ITS) per ridurre il rischio e rendere i dati del nostro sistema e dei nostri clienti il più sicuri possibile.
