A casa con Zoho Docs

Non ho mai detto di essere perfetto, ma di solito mi piace pensare di aver fatto un lavoro decente quando recensisco un prodotto, dando un'occhiata a tutte le sue caratteristiche. Questa volta, tuttavia, ammetto di essere incompleto. Questo perché Zoho Docs non è solo un concorrente di Microsoft Office 365 e Google G Suite, i primi contendenti di questa serie nelle suite di produttività per l'home office. È la punta di un iceberg molto grande.

Come Office Online o Google G Suite, Zoho Docs offre moduli di elaborazione testi, fogli di calcolo e presentazione basati su browser (chiamati rispettivamente Writer, Sheet e Show). Questi non sono così pieni di funzionalità come Word, Excel e PowerPoint installati su laptop o desktop, ma sono una piacevole sorpresa per battere rapidamente documenti formattati in modo non troppo fantasioso. Ottieni anche funzioni di sincronizzazione, condivisione e collaborazione dei documenti, oltre alle app Android e iOS in modo da poter accedere ai tuoi documenti in qualsiasi momento dal tuo PC, Mac, telefono o tablet.

La versione gratuita supporta fino a 25 utenti con 5 GB di spazio di archiviazione cloud ciascuno. Il pagamento di $ 5 per utente al mese aumenta l'archiviazione online a 50 GB per postazione e aggiunge la gestione delle attività e la condivisione protetta da password. Per $ 8 per utente al mese, ottieni 100 GB di spazio cloud, la possibilità di inviare i file tramite e-mail direttamente in Zoho Docs e di e-discovery per grandi aziende e contenzioso.

Ma i servizi di Zoho non iniziano e finiscono con Documenti. Il trio di produttività è solo una (senza nemmeno la migliore fatturazione) di oltre 30 app basate su browser che, collettivamente, aspirano a gestire tutto ciò di cui un'azienda ha bisogno. Le loro funzioni includono gestione dei contatti, e-mail (senza pubblicità anche nella versione gratuita, a differenza di Gmail e Outlook.com), reclutamento delle risorse umane (risorse umane), fatturazione, supporto IT e creazione di sondaggi online.

Tra le app di selezione della società, Zoho Books è una soluzione di contabilità che sfida i QuickBooks online di Intuit. Zoho Projects offre attività, pietre miliari, diagrammi di Gantt, chat di gruppo e molte altre opzioni per la gestione dei progetti (PM). Zoho CRM è un pacchetto di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) con strumenti di monitoraggio dei lead e di email marketing che rivaleggia con Salesforce.com (come Libri e progetti, è una scelta dei redattori PCMag).

Molte app Zoho sono strettamente integrate tra loro e con altri strumenti come Dropbox e Google G Suite. Quasi tutti offrono una versione gratuita e una prova gratuita di 15 giorni della versione a pagamento di tua scelta; Zoho è zelante nel fornire ai potenziali acquirenti webinar tutorial e telefonate. I prezzi a la carte delle app possono sommarsi rapidamente se decidi di adottarne molti, ma la maggior parte offre sconti se effettui pagamenti annuali anziché mensili.

Crea, condividi, esporta

Dal display di apertura di Zoho Docs (che mostra un elenco cronologico dei file a cui hai avuto accesso), puoi fare clic su un pulsante per creare un nuovo documento di elaborazione testi, foglio di calcolo, presentazione o cartella; carica file o cartelle dal tuo PC o recuperali da Google Drive. I documenti vengono controllati per virus e convertiti in formato Zoho durante il caricamento; le opzioni di formato di download vanno da Office e OpenDocument Format (ODF) a ePub e PDF.

Zoho Writer non è in grado di gestire più colonne o equazioni matematiche e rinuncia ad alcuni aspetti di formattazione. Ad esempio, sebbene l'elaboratore di testi offra sia note a piè di pagina che note di chiusura, non riesco a trovare un modo per cambiare il loro carattere in modo che corrisponda al testo del corpo. Inoltre, l'opzione per digitare virgolette "intelligenti" o ricci manca di apostrofi ricci. Writer rende facile personalizzare gli stili di paragrafo, creare tabelle e avvolgere il testo attorno alle immagini (anche se non attorno alle caselle di testo o alle virgolette).

Ero pronto a bussare a Writer per la sua interfaccia utente insignificante (UI), che è solo una fila di menu a discesa e una barra degli strumenti nella parte superiore dello schermo senza comando di zoom per sbarazzarsi dello spazio vuoto dello schermo su entrambi i lati della visualizzazione della pagina. Ma poi ho notato un pulsante "Prova nuova versione" nell'angolo dello schermo. Fare clic su di esso conferisce al programma un restyling attraente, apparentemente beta-test. Viene fornito con le opzioni di condivisione e distribuzione in alto a destra, monitora le modifiche e le funzioni di zoom in basso a destra e un'icona Menu in alto a sinistra che apre un pannello di controllo (che ricorda le pagine di Apple).

Al contrario, Zoho Sheet si attiene all'interfaccia utente pull-downs e toolbar che è familiare agli utenti di fogli di calcolo ovunque. E la maggior parte delle sue funzioni sono familiari agli utenti di fogli di calcolo, dai filtri di dati alle tabelle pivot (sebbene manchi i suggerimenti o i suggerimenti per i principianti di Google Sheets). Troverai 27 tipi di grafici 2D, oltre a una manciata di quelli 3D, tra cui candelieri, cascata e grafici web.

Zoho Show offre ancora un'altra interfaccia utente, con barre degli strumenti a schede. Fornisce una varietà di temi di presentazione colorati sia nelle proporzioni dello schermo 16: 9 che in quelle precedenti 4: 3, nonché una dozzina di effetti di transizione tra le diapositive di un fornaio e una manciata di animazioni per diapositive di testo puntate. Puoi inserire piè di pagina, immagini (incluse quelle trovate in una ricerca Google per il titolo della diapositiva), forme, video di YouTube e feed di Twitter. Ho avuto alcune piccole frustrazioni, tuttavia, con l'aggiunta di elementi alle diapositive master e la rimozione di animazioni dopo aver cambiato idea su di esse. Inoltre, ho perso le ampie opzioni di commento disponibili in Sheet and Writer.

In effetti, la maggior parte delle cose su Zoho Docs mostra che è progettato per gli sforzi del team, da un'area di chat su schermo a ampie scelte per la condivisione di file e invitando i colleghi a lavorare sui documenti. Per quanto riguarda gli home office, delle piattaforme di produttività che ho esaminato finora, lo definirei il meno adatto per gli imprenditori singoli o le piccole imprese a due o tre persone. Ma potrebbe essere solo il biglietto per i telelavoratori che lavorano a casa per medie o grandi aziende che hanno adottato Zoho come soluzione software.

Come la sua suite Google G Suite basata su browser, Zoho Docs compete con Office Online ma è ostacolato dal Microsoft Office 2016. PC-based con funzionalità complete basato su Mac. Tuttavia, brilla quando è abbinato alla chat di Zoho, CRM, PM, e altre app.