A casa con Office 365

Scrivere su Microsoft Office non è come recensire un prodotto; è più come scrivere un articolo scientifico su "The Air Around Us". Office è così onnipresente e così dominante nella sua categoria che, come con Google per la ricerca o Adobe Photoshop per l'editing delle immagini, Excel, PowerPoint e Word della suite sono diventati una scorciatoia per app per fogli di calcolo, presentazioni e testi.

Per quanto riguarda gli uffici aziendali, una volta mi disse un product manager per un aspirante rivale (Lotus SmartSuite, ormai scomparso), competere con Office non era come provare a competere con le fotocopiatrici Xerox o Konica Minolta. Era come provare a competere con la carta per fotocopiatrici.

Le metafore non sono esatte, tuttavia. Sebbene non vi siano sostituti per la carta aerea o per fotocopiatrici, gli impiegati dell'ufficio a casa possono scegliere tra diverse alternative a Office, con funzionalità abbastanza ingegnose da meritare uno sguardo o tenere Microsoft in punta di piedi. Li esaminerò, concentrandomi su Windows piuttosto che su Mac o app portatili, in una serie in quattro parti da eseguire a settimane alterne in questo spazio. Ma inizierò oggi con il mostro di Microsoft, in particolare, con la confusa verità che ci sono più modi per ottenere Office che non ci sono siti Web per prenotare una stanza d'albergo.

Affitto ufficio

Puoi acquistare Office 2016 nel modo in cui la maggior parte di noi acquistava la maggior parte dei nostri software: come acquisto una tantum installi su un PC e ricevi supporto e correzioni di errori, ma non aggiornamenti a versioni future. Spendi $ 149, 99 per Office Home & Student 2016 e ottieni Excel, PowerPoint, Word e il programma per la raccolta e la ricerca di contenuti digitali in formato libero e OneNote. Office Home & Business 2016 ($ 229, 99) aggiunge l'e-mail di Outlook, il calendario e il gestore dei contatti, mentre Office Professional 2016 ($ 399, 99) lancia nelle app del database di pubblicazione desktop e Access di Microsoft Publisher.

Tuttavia, il modo preferito di oggi per ottenere le app di Office 2016 è tramite un servizio in abbonamento chiamato Office 365, che promette che avrai sempre gli aggiornamenti e le funzionalità più recenti oltre allo spazio di archiviazione sui server di Microsoft e una licenza per le versioni di Office portatili come Office Mobile per gli abbonati a Office 365. Office 365 Personal ($ 6, 99 al mese o $ 69, 99 all'anno) combina le licenze per un PC o Mac, un tablet e un telefono con 1 TB di spazio di archiviazione cloud Microsoft OneDrive.

Il Web è anche il punto in cui Microsoft ha incontrato la sua più forte concorrenza al franchising di Office nell'ultimo decennio, da parte di altri giocatori che hanno adottato il modello di distribuzione del software in abbonamento basato su browser. Nello spazio della produttività, due grandi nomi che fanno venire il mal di testa a Microsoft sono G Suite di Google e Zoho Docs.

La scelta più popolare per gli utenti che dispongono sia di un laptop che di un desktop, o di un collega di casa o due, è Microsoft Office 365 Home, che porta l'anteprima a cinque PC o Mac, cinque tablet, cinque telefoni e 1 TB di spazio di archiviazione per utente. Entrambe le versioni consentono inoltre di accedere alle app Office Online gratuite basate su browser se è necessario apportare modifiche rapide da un altro sistema.

Ufficialmente, se gestisci un'attività di piccole e medie dimensioni (PMI) con più dipendenti, il prodotto per te è Office 365 Business ($ 8, 25 per utente al mese). Oppure, se non sei soddisfatto dell'email del tuo provider di servizi Internet o dell'host web, dovresti scegliere Office 365 Business Premium, che aggiunge e-mail con una casella di posta da 50 GB e supporto di videoconferenza HD per $ 12, 50 per utente al mese. Ma, fintanto che ti trovi in ​​un ufficio domestico piuttosto che in un edificio per uffici, trarremo vantaggio dal valore superiore di Office 365 Home.

Condividi e condividi molto

Quindi, con tutte queste opzioni fuori mano, cosa ha da offrire Office? Due cose: alcune app all'avanguardia e profondamente potenti e alcune straordinarie funzionalità per la collaborazione in team. Quest'ultimo potrebbe non essere una priorità per chi lavora da solo in ufficio a casa, ma è un buon esempio dell'approccio a scelta multipla di Microsoft: è possibile condividere un file o una cartella con diritti di sola lettura o modificare via e-mail o un link taglia e incolla da OneDrive, tramite un collegamento generato da un messaggio di Outlook o imposta la modifica multiutente con il monitoraggio della versione. Puoi persino chattare audio o video su Skype tra collaboratori all'interno di Office. OneDrive civile si inserisce in OneDrive for Business degli account aziendali, che si inserisce in SharePoint pronto per l'azienda.

La modifica con una persona che utilizza Office Online e un'altra con Office Desktop si è rivelata dolorosamente lenta. E, a un certo punto, sono rimasto perplesso quando, dopo avermi spinto ad avviare il processo di condivisione salvando un file locale su OneDrive, Word è uscito del tutto. Ma Microsoft ha chiaramente reso il lavoro di squadra una priorità assoluta.

Idem per la ricerca di informazioni all'interno e su Office. Una funzione di ricerca intelligente basata su Bing fa apparire Wikipedia e le definizioni del dizionario di parole o frasi, mentre una riga "Dimmi cosa vuoi fare" sopra la barra dell'interfaccia utente (UI) suggerisce le funzionalità del programma mentre digiti le query (anche se quest'ultima non è 'psichico; l'ho sconcertato con "metti una casella attorno a un paragrafo" quando avrei dovuto digitare "metti un bordo").

App All-Star

Per quanto riguarda i componenti della suite, vanno da campioni inestimabili e indiscussi delle loro categorie ad app di cui pochi utenti si preoccupano così tanto. Access e Publisher rientrano in quest'ultima categoria e non solo perché non sono disponibili per Mac.

Ho un debole per il programma di layout di pagina di Microsoft, che è cambiato poco da Office 2010, perché è relativamente facile da usare e una volta ho fatto affidamento su di esso per creare newsletter. Ma i professionisti di oggi lo ignorano a favore di Adobe InDesign e QuarkXPress molto più capaci. L'accesso rimane un modo potente se non intuitivo per creare app di database relazionali pesanti (non sono sicuro che esista un modo intuitivo per creare app di database relazionali).

Un gradino più in alto nella scala di desiderabilità sono due strumenti freeware. Sway è un semplice creatore di presentazioni / pagine Web che consente di organizzare file, immagini, collegamenti, file multimediali e testo. Ha anche un pulsante Remix, che riorganizza artisticamente gli oggetti in uno storyboard a scorrimento o passo-passo memorizzato nel cloud.

OneNote fornisce notebook per il team divisi in sezioni contenenti frammenti digitati (o scritti su tablet, audio o video registrati o ritagliati sul web). Come il suo archivio Evernote, è utile per prendere appunti durante una lezione o i minuti di una riunione o semplicemente per organizzare le cose da fare e i pensieri casuali. Gli utenti di Windows 10, tuttavia, saranno perplessi nel trovare due versioni dell'app sui loro sistemi, soprannominate OneNote 2016 e solo OneNote. Il primo ha più funzionalità; quest'ultimo sta acquisendo nuove funzionalità ogni mese; la sovrapposizione è sconcertante.

Ciò lascia le grandi tre, o tre e mezza, conteggio di Outlook, che rimane una specie di e-mail, attività, contatti e gestore del calendario intermedi, sebbene il nuovo elenco di file utilizzati di recente che viene visualizzato quando si fare clic per aggiungere un allegato è utile. PowerPoint probabilmente discute il Keynote di Apple di mezzo passo nella corsa per realizzare le presentazioni più sneaker, ma è ancora un motore di presentazione. Contiene molti modi per organizzare diapositive e note, applicare transizioni e animazioni e aggiungere grafici, immagini o contenuti multimediali. È anche sorprendentemente facile da usare.

Allo stesso modo, Corel WordPerfect ha insistito sul fatto che il loro programma preferito supera Word 2016 per un controllo ultra preciso della formattazione e di alcuni tipi di documenti specializzati come memorie legali. Ma il word processor di Microsoft è uno standard super potenziato; brilla nell'uso di stili e temi per una formattazione rapida e coerente del testo e nella gestione di note e riferimenti (in una scelta di APA, Chicago, MLA e altri stili). La mia unica lamentela è che alcune funzioni sono inevitabilmente seppellite in profondità in diversi menu (il menu Opzioni file è particolarmente enciclopedico) nonostante la barra multifunzione dell'interfaccia e i suoi suggerimenti al passaggio del mouse.

Infine, c'è Excel, l'app più dominante in una suite dominante, che è semplicemente l'unico foglio di calcolo che conta. I suoi grafici sono entrambi belli e utili, come le nuove previsioni visive che proiettano il futuro sulla base di dati esistenti o specialità come i grafici a raggi di sole o Pareto. Le sue finestre di dialogo guidano l'utente attraverso operazioni un tempo arcane come la creazione di tabelle pivot, mentre un arsenale di componenti aggiuntivi, plug-in, analisi di business e dashboard di report lo collegano a tutto, da Google Analytics a MailChimp.

Sia che lo chiami Office 365 o Office 2016, la suite di Microsoft costituisce un formidabile esempio per altre soluzioni di produttività. È difficile non chiamarlo i primi $ 100 che dovrebbero andare nel budget annuale del tuo ufficio a casa, ma vedremo come si accumulano alcune alternative nel resto di questa serie.