A casa con google g suite

Le applicazioni che rendono felici gli utenti dei Chromebook possono mantenere il tuo ufficio domestico alla massima produttività? No, non sto rivisitando la mia rubrica precedente in cui ho chiesto se l'hardware del Chromebook fosse o meno sufficiente per gli operatori aziendali e i telelavoratori domestici. Questa colonna attuale è la seconda della mia serie bisettimanale in quattro parti sulle suite di produttività per ufficio, dopo il calcio d'inizio di Microsoft Office 365. Questa settimana, i riflettori puntano su Google G Suite, l'opposto di Office in molti modi.

Mentre Microsoft offre versioni gratuite di Office Online di Word, Excel e PowerPoint, la sua sottoscrizione ti offre anche i tradizionali programmi Office 2016 locali (ovvero installati sul tuo laptop o desktop), con elenchi enciclopedici di funzionalità rispetto ai loro cugini basati su browser.

Con Google G Suite, al contrario, ciò che è online è ciò che ottieni: questa suite compatta ed efficiente vive nel tuo browser (preferibilmente Google Chrome), senza nulla da scaricare, quindi è disponibile sul tuo computer, tablet o telefono ovunque ci sia accesso al web. Anche i moduli di elaborazione testi, foglio di calcolo, presentazione e disegno funzionano offline (se, diciamo, sei su un aereo senza Wi-Fi), anche se configurarli per farlo è un rigmarole.

Come prevedibile, la sua accessibilità online rende Google G Suite una scelta di produttività "lite". È un'illustrazione della versione del software della regola 80/20 (ovvero, l'80% degli utenti non avrà mai bisogno di oltre il 20% delle funzionalità; chiedi agli storici del vecchio Microsoft Works rispetto a Microsoft Office). Il word processor, ad esempio, è proprio questo: un word processor invece di un programma di layout di pagina che supporta più colonne, drop cap e note di chiusura (anche se fornisce note a piè di pagina e un componente aggiuntivo offre bibliografie). Ma se il tuo lavoro si basa su documenti rapidi e puliti piuttosto che su documenti formattati in modo elaborato, potresti rimanere piacevolmente sorpreso dalla funzionalità di Google G Suite.

Da zero a $ 10 in un mese

La più grande sfida di marketing di Google G Suite è che il word processor, il foglio di calcolo e i componenti di presentazione, rispettivamente doppi di Documenti, Fogli e Presentazioni, vengono utilizzati da milioni di persone che non spendono un centesimo per loro. Apri un account Google con un indirizzo Gmail e ottieni l'accesso gratuito a Google G Suite, insieme a 15 GB di spazio di archiviazione cloud di Google Drive per e-mail, foto e altri file. Non è così succinto come sembra, perché i file di Documenti, Fogli e Presentazioni non contano.

Quindi, se il tuo budget è zero, Google abbina Microsoft nell'offrire un trio di produttività online; e-mail con calendario, attività e contatti; e un po 'di cloud storage. Se riesci a far scivolare qualche soldo su Google, tuttavia, le cose diventano interessanti. Google G Suite costa $ 10 per utente al mese. In altre parole, $ 120 all'anno se sei un imprenditore solista (e due o tre volte se hai un dipendente o due).

In cambio, ottieni 1 TB per utente di spazio di archiviazione online o spazio di archiviazione illimitato se ce ne sono almeno cinque nella tua organizzazione. Inoltre ricevi email aziendali senza pubblicità con indirizzi come invece di .

Ottieni anche la promessa di Google di uptime del 99, 9 percento; Google Apps Sync per Microsoft Outlook (che porta ancora il moniker di Google Apps); chat video, vocali e video HD per un massimo di 25 persone tramite Google Hangouts; e opzioni amministrative e di sicurezza per Drive ed e-mail non presenti nelle versioni gratuite. (Suppongo che non sia necessario conservare e cercare gli account e-mail e le chat degli utenti in caso di controversia, ma le grandi aziende adorano queste cose.)

A colpo d'occhio, $ 120 all'anno sembrano un affare scadente rispetto a Microsoft Office 365 Home, che combina app online con installazioni di Office 2016 su un massimo di cinque PC o Mac, cinque tablet e cinque telefoni. Tecnicamente, tuttavia, Google G Suite non compete con quel pacchetto ma con Office 365 Business Premium, che include supporto per la videoconferenza via e-mail e HD a $ 12, 50 per utente al mese, quindi un anno con Google finisce per essere $ 30 in meno anziché $ 20 in più.

Giustamente dimensionato o sottodimensionato?

Ma mentre è giusto confrontare Google G Suite con Office Online, confrontarlo con Office 2016 è come portare una pistola a una battaglia di cannoni. Ancora una volta, la suite basata su PC di Microsoft è progettata per avere quasi tutte le funzionalità di cui chiunque potrebbe mai aver bisogno; La suite online di Google è progettata per avere la maggior parte delle funzionalità che la maggior parte delle persone usa quotidianamente.

Fogli, ad esempio, è un foglio di calcolo capace con scadenze di funzioni integrate, funzioni di dati tra cui visualizzazioni di filtri e tabelle pivot e 28 tipi di grafici che vanno da barra e torta a candeliere, radar e mappa (e mi ha conquistato il cuore con un finestra di dialogo che dice "Heads up! Sei sicuro di voler eliminare questo foglio?").

Ma invano cercherai i fantasiosi grafici di sunburst e previsioni di Excel, o anche cose come l'aggiunta di un sottotitolo a un grafico. E mentre ci sono una manciata di notevoli componenti aggiuntivi disponibili come i report di Google Analytics e le tempistiche dei progetti con i grafici Gantt, la maggior parte dei componenti aggiuntivi sono cose come i classbook di classe.

Slides è forse l'app Google G Suite più semplice e netta. Ti dà il benvenuto principalmente con i modelli di diapositive "Fai clic per aggiungere titolo, fai clic per aggiungere testo", che puoi ravvivare applicando elenchi puntati, caselle di testo e immagini.

Puoi scegliere tra 20 temi dispari di colore e carattere, ognuno con una dozzina di layout di diapositiva (intestazione di sezione, titolo e due colonne e così via), insieme a una mezza dozzina di transizioni tra le diapositive e 15 animazioni per gli elementi delle diapositive. Pochi, ahimè, sono così accattivanti e nessuno è così intuitivo come i loro equivalenti in PowerPoint.

Documenti, al contrario, sembra allo stesso modo semplice - uno schermo bianco con una barra degli strumenti e una riga di menu a discesa - ma è un simpatico piccolo elaboratore di testi che supporta stili di paragrafo, tabelle, commenti, testo che avvolge la grafica e persino equazioni matematiche e un comando di ricerca che recupera informazioni online sugli elementi selezionati (come Smart Lookup di Office).

Come altre app di Google G Suite, Documenti semplifica la pubblicazione del tuo lavoro sul Web e invita i colleghi a collaborare, gestendo anche alcuni casi (come due persone che modificano lo stesso paragrafo contemporaneamente) meglio di Word. Quando desideri scaricare una copia dal cloud, Google G Suite supporta l'esportazione di file Office e PDF. Quando si desidera caricarne uno, la suite esegue un lavoro competente, se non graficamente perfetto, dell'importazione dei file di Office.

Google G Suite ha molto da apprezzare, soprattutto se stai utilizzando la versione gratuita o stai sfruttando l'e-mail e le conferenze professionali della versione a pagamento (puoi persino utilizzare Google+ come intranet social quasi-slack all'interno della tua azienda, anche se è non ufficialmente un membro principale della suite). Ma confrontarlo con l'onnipotente Office 365 è come rubare una similitudine da Stephen King, paragonando una torcia a un faro. Quale preferiresti avere nei mari sconvolti dagli affari moderni?