Video: Antonella Cafaro - Chi è e cosa fa un'assistente virtuale? (Settembre 2024)
È bello ottenere il riconoscimento della National Small Business Week questa settimana, ma molti lavoratori a domicilio vivono la piccola vita aziendale sette giorni alla settimana. Ero incuriosito, tuttavia, di trovare un'azienda che collegasse questi lavoratori con aziende che vanno dalla casa all'impresa. È un vestito con sede a Atlanta, chiamato eaHELP, che abbina gli impiegati degli uffici domestici con le aziende di decine di settori. Hanno clienti commerciali che vanno da rivenditori e agenzie di marketing digitale a organizzazioni no profit e università.
Ho parlato con la presidente dell'azienda Tricia Sciortino di come eaHELP controlla i suoi assistenti virtuali e abbina le loro competenze con le imprese. Abbiamo anche parlato degli strumenti, delle strategie e del tipo di cultura del lavoro da ufficio a casa di cui hai bisogno per garantire un rapporto di lavoro sano e una produttività remota tra assistente virtuale e datore di lavoro. Sciortino è stato il primo assistente virtuale mai assunto da eaHELP e sa in prima persona come gestire l'equilibrio tra lavoro e vita privata di un impiegato a casa.
PCMag: parlami un po 'di eaHELP.
PCMag: questa è la settimana delle piccole imprese nazionali. Perché una piccola impresa avrebbe bisogno di un assistente virtuale?
Sciortino: direi che la maggior parte dei nostri clienti sono piccole imprese. In genere scopriamo che, come piccola azienda, potrebbe non essere necessario assumere qualcuno sul posto per il tempo pieno; potresti aver bisogno solo di cinque o 10 ore alla settimana. Di 'che sono 10 ore. Arrivavano dalle 9:00 alle 11:00 ogni mattina e poi se ne andavano. Ma con un VA, quelle ore sono flessibili. Puoi usare 30 minuti alle 9:00 e poi 15 minuti a mezzogiorno. Puoi dividere il tuo tempo durante il giorno e la settimana e utilizzare le ore part-time in un modo molto a tempo pieno, su chiamata.
PCMag: come diventerei un VA e lavorerei per eaHELP?
Sciortino: Abbiamo sulla nostra pagina delle carriere una domanda che chiediamo ai nostri candidati di presentare, e che avvierà il processo di un candidato impegnandosi con il nostro team di acquisizione. Accompagniamo tutti i nostri candidati attraverso un processo piuttosto profondo di abilità e capacità di controllo. Li suddividiamo in due categorie: soft skills e hard skills. E cerchiamo ciò che consideriamo molto approfondito nella nostra panchina, perché siamo molto intenzionali sul fatto che i nostri clienti siano abbinati in modo specifico a più di un set di competenze o esigenze di attività.
Certo, stiamo valutando le capacità tecnologiche dei candidati: a quale PC stanno lavorando, a quali programmi hanno accesso e competenze, ma stiamo anche cercando competenze trasversali. Essere un buon comunicatore è più importante che se si dispone di Microsoft Office. Vogliamo persone che siano super reattive, un buon comunicatore scritto professionale, qualcuno che sia altamente coinvolgente, proattivo e pieno di risorse per andare a trovare le risposte se il loro cliente chiede loro qualcosa che non hanno mai fatto prima. Inoltre, stiamo verificando e convalidando le competenze complesse che affermano di possedere, con alcune attività VA comuni come la gestione del calendario, la gestione della posta elettronica e la prenotazione di un viaggio.
PCMag: di cosa ha bisogno un lavoratore a casa per avere successo?
Sciortino: la prima cosa è sempre uno spazio di lavoro dedicato. Potresti non avere una stanza in più in casa un ufficio, ma hai bisogno di un'area specifica che chiami il tuo ufficio, anche se è l'angolo del tuo soggiorno o una camera da letto di riserva o altro. puoi dire: "Sono al lavoro; sto entrando nel mio ufficio". Effettivamente intervistiamo per questo e assicuriamo che i nostri assistenti virtuali abbiano uno spazio dedicato e che lavorino in quella che chiamiamo "zona libera da distrazioni". Se stai cercando di lavorare al tavolo della tua cucina e hai famiglia o bambini (o animali domestici) di passaggio, non funzionerà.
La seconda cosa che direi è stabilire i confini del tuo orario di lavoro. È molto facile lavorare sempre quando lavori da casa perché non hai la possibilità di lasciare l'ufficio; il lavoro rimane in ufficio. E ora, hai finito la giornata, è molto facile controllare la tua e-mail ancora una volta mentre stai cucinando la cena. Devi impostare al meglio un'ora di inizio e un'ora di fine, come se stessi lavorando in un ufficio. È meglio che i tuoi confini personali diano "finirò entro le 6:00 ogni giorno" per evitare il burnout o la sensazione di lavorare costantemente. Mia figlia mi ha detto: "Mamma, lavori sempre?" e ho pensato: "Ahi, ha ragione". Lo stavo lasciando sanguinare.
Un'altra cosa che potremmo aggiungere a questo sarebbe l'orario di programmazione quando fuori casa. Potrebbe essere un appuntamento per il pranzo con il tuo vicino o potrebbe funzionare a Starbucks alcune ore a settimana. Diventerai un po 'pazzo e ti sentirai come se fossi incastrato se… sei incatenato alla scrivania tutto il giorno.
La parte finale deve essere intenzionale sulla tua tecnologia e sugli strumenti che ti aiutano a lavorare in remoto, sia che tu abbia una macchina in grado di gestire il tuo carico di lavoro: un ottimo computer, un ottimo software, una macchina pulita, una macchina più nuova. Ma può anche essere come usare un programma che può aiutarti a condividere con persone come Basecamp o Slack. Avere una buona tecnologia ed essere veramente a proprio agio nell'usare un computer e le nuove tecnologie contribuisce davvero a essere un lavoratore remoto.
PCMag: di cosa ha bisogno un manager per avere successo in ufficio? Ho appena lanciato un programma che "promuove la fiducia tra datori di lavoro e dipendenti". Prende uno screenshot ogni tre minuti. Non sembra troppo fiducioso.
Sciortino: Ci rendiamo conto che a volte è difficile per qualcuno lavorare a distanza con qualcuno se non ci sono abituati; ci vuole tempo per costruire quella fiducia che la persona dall'altra parte sta facendo il lavoro che gli hai chiesto di fare. Tuttavia, ci sono cose che raccomandiamo ai nostri clienti e VA che utilizzano strumenti di comunicazione per aiutarli lungo la strada. Ti consigliamo di tenere almeno una volta alla settimana una riunione video per sconcertare ciò che deve essere fatto questa settimana e ciò che resta della scorsa settimana puoi vedere faccia a faccia, puoi leggere il linguaggio del corpo. È solo qualcosa in cui crediamo davvero; se hai intenzione di lavorare in remoto, hai bisogno di una webcam.
Abbiamo anche molti strumenti che raccomandiamo per aiutare le persone a rimanere in stretto contatto. Esistono diverse app in cui è possibile condividere aree di lavoro, come Basecamp, Asana, Evernote e Wunderlist, in cui è possibile vedere il lavoro svolto dalle persone durante il giorno (e l'aggiunta di una nota o il completamento di un'attività). È molto facile dire "Ehi, vediamo dove siamo con questo progetto".
E poi consigliamo cose come le app per il tuo telefono, essere davvero a tuo agio con gli SMS o usare app come Voxer o HeyTell (dove è come un walkie-talkie veloce per inviare un memo vocale).
Onestamente, cerchiamo di non diventare troppo complessi per quanto riguarda la cultura e l'incoraggiamento della squadra. Usiamo cose come Facebook e abbiamo gruppi privati per il nostro team in cui restiamo connessi. Sono ciò che chiamiamo il nostro dispositivo di raffreddamento virtuale dell'acqua, ponendo la domanda una tantum, "Ehi, ragazzi, qualche consiglio, qualcuno ha qualche esperienza?" Il team si sta facendo leva per chiedere aiuto.
Pubblichiamo anche riassunti di vendita settimanali: "Ehi, squadra, questo è dove siamo diretti. Ehi, grandi complimenti e grida." Il nostro ufficio virtuale è quel gruppo privato di Facebook ed è stato per noi uno dei maggiori successi di team building.
