Pratico con le nuove app per le piccole imprese di microsoft 365

Microsoft ha annunciato oggi la disponibilità generale (GA) di Microsoft 365 Business, una soluzione creata appositamente per le piccole e medie imprese (PMI) che combina Windows 10 Pro e Office 365 con una console IT integrata che semplifica la gestione di dispositivi, dati e utenti per le PMI. Il sorteggio più grande, tuttavia, è la suite di nuove app incluse nel pacchetto volte a semplificare le operazioni delle piccole imprese, tra cui fatturazione, invio di campagne di marketing via e-mail e gestione degli elenchi delle società attraverso i motori di ricerca e i social media, il tutto da un'unica posizione.

Microsoft 365 Business (che inizia a $ 20 per utente al mese per un massimo di 300 dipendenti) viene fornito con tre app nuovissime. Microsoft Connections è uno strumento di email marketing leggero, Microsoft Invoices è una semplice app di fatturazione desktop e mobile e Microsoft Listings consente alle PMI di gestire le loro presenze digitali e sincronizzare le informazioni come un nuovo indirizzo o orari di apertura su Bing, Facebook, Google e Yelp.

La soluzione include anche l'accesso opzionale a Microsoft StaffHub, una semplice app per la pianificazione dei turni dei dipendenti. StaffHub è stato annunciato come parte di F1, una delle altre versioni di Microsoft 365 per i lavoratori di prima linea. Le PMI possono anche connettere un paio di altre app esistenti alla dashboard del Microsoft Business Center: un semplice strumento di prenotazioni Microsoft per la gestione di appuntamenti online, l'app di monitoraggio del chilometraggio MileIQ che monitora i viaggi di un utente per rimborsi fiscali e Outlook Customer Manager, uno strumento CRM di base creato direttamente nel client di posta elettronica di Microsoft.

Le app sono state tutte create appositamente per la semplice gestione delle PMI e sono molto facili da usare. Microsoft ha presentato Microsoft 365 Business e le nuove app a un evento stampa a New York City la scorsa settimana. PCMag ha potuto giocare con le app Microsoft Connections, Invoices, Listings e StaffHub.

1 Microsoft Business Center

Questo è il tuo centro di comando per piccole imprese all'interno di Microsoft 365 Business, in cui Microsoft vuole che le PMI vengano "a gestire e far crescere la propria attività". Il Microsoft Business Center si apre su una dashboard principale con widget (non personalizzabili), offrendo un'occhiata a fatture, campagne e-mail, prenotazioni e impressioni delle inserzioni della tua azienda attraverso la ricerca e i social. Sul lato sinistro sono presenti le schede per le tue app: fatturazione, prenotazioni, elenchi, connessioni e l'elenco dei tuoi contatti (che si sincronizza con Outlook Customer Manager e Microsoft Dynamics).



2 Registro attività

Sotto i widget nella dashboard principale è presente un registro delle attività che mostra le attività su tutte le tue app: nuove recensioni di Yelp da elenchi, campagne e-mail da Connessioni, appuntamenti appena prenotati, fatture pagate, ecc.



3 elenchi di Microsoft

Microsoft Listings aiuta le PMI a costruire e mantenere il loro marchio attraverso (attualmente) quattro dei principali driver per l'acquisizione di clienti online: Bing, Google, Facebook e Yelp. PCMag si è incontrato con Gabe Long, Senior Product Marketing Manager di Microsoft, per un confronto pratico con alcune delle nuove app SMB. Ha chiamato Microsoft Listings essenzialmente un "scandola digitale" in cui è possibile aggiornare le informazioni sul punto di presenza come la posizione dell'azienda o le ore e sincronizzare tali informazioni in tutte le presenze online.



Dashboard di 4 elenchi

Gli elenchi tengono traccia anche delle impressioni sulle tue pagine o profili su ogni sito di ricerca e social, nonché Mi piace di Facebook, recensioni e stelle di Yelp, ecc. Puoi trovare tutte queste informazioni nel pannello degli elenchi, che è una raccolta interattiva di grafici che tracciano mensilmente Mi piace, impressioni e visualizzazioni di pagina in ciascuno dei quattro siti Web.



5 connessioni Microsoft

Al posto di una vera e propria piattaforma di email marketing o automazione del marketing, Microsoft Connections offre alle PMI uno strumento leggero per l'invio di campagne e-mail e newsletter e il monitoraggio di tali campagne con metriche di coinvolgimento dei clienti e dei lead. La dashboard di Connections mostra un registro delle attività di tutte le campagne e i destinatari e le metriche sulla crescita della tua mailing list nel tempo.



6 obiettivi della campagna

Esistono tre tipi di campagne che puoi inviare in Connections: newsletter, annunci e richieste di referral. Long ha indicato i referral in particolare come il tipo di campagna chiave, poiché le piccole imprese fanno affidamento soprattutto sul passaparola per acquisire nuovi clienti. Tuttavia, indipendentemente dal tipo di campagna che scegli, verrai avviato in una procedura guidata e-mail che ti aiuterà a personalizzare la tua campagna utilizzando più di una dozzina di modelli diversi.



7 Colori e formattazione della posta elettronica

La procedura guidata e-mail e l'editor di formattazione sono facili da usare e possono essere sorprendentemente personalizzabili nonostante l'esperienza intenzionalmente barebone. Puoi scegliere i colori per abbinare il marchio della tua azienda, modificare il testo dell'email con un editor WYSIWYG e inserire immagini con la formattazione drag-and-drop per modificare l'aspetto.

L'editor di e-mail si integra con la ricerca di immagini Bing per estrarre immagini di stock e immagini di uso gratuito con licenze Creative Commons, quindi non c'è preoccupazione per la violazione del copyright. Quindi, nella parte inferiore di ogni modello, c'è spazio per trascinare e personalizzare un invito all'azione (CTA) come un pulsante "Contattaci" o Visitaci ".



8 offerte di riferimento

In particolare, per i referral, Microsoft Connections include un generatore di offerte integrato per premiare i clienti fedeli con sconti e offerte per comunicare agli amici della tua attività, offrendo al contempo ai nuovi clienti di referral un affare tutto loro. Puoi impostare un'offerta di riferimento che, ad esempio, offra agli amici segnalati il ​​10% di sconto sul loro primo acquisto e i clienti che inviano un amico del 20% di sconto sul loro prossimo acquisto. Le offerte di referral sono personalizzabili in percentuale o in dollari, con la possibilità di impostare una data di scadenza.



9 Invita i contatti alla campagna

Invitare i contatti alla tua campagna è facile come digitare il loro nome o indirizzo e-mail, aggiungere un oggetto e cancellare la tua newsletter, annuncio o campagna di referral.



10 Suggerimenti per la campagna e-mail

Dopo aver inviato una campagna, puoi tornare alla dashboard di Connections e fare clic sulla nuova campagna dall'elenco per visualizzare le metriche sul coinvolgimento. Connessioni fornisce anche consigli alle PMI su come far crescere le loro campagne, come l'impostazione di una pagina di registrazione o di destinazione per quando i nuovi clienti fanno clic su un link di riferimento.

Microsoft Connections non è troppo sofisticato, ma terrà traccia di tutti i clic su un URL di riferimento se viene inviato tramite SMS, social network, ecc. Quando gli amici fanno clic sul collegamento, le PMI ricevono alcune informazioni chiave (come a condizione che i destinatari abbiano aderito): il loro nome, indirizzo e-mail, chi li ha inviati e la possibilità di personalizzare la loro offerta o coupon di riferimento.



11 Metriche della campagna di email marketing

La dashboard principale di Connections e le singole pagine offrono anche alcune metriche di base sulle prestazioni. Per ogni campagna e-mail, puoi vedere a quanti contatti è stato inviato, se tutte le e-mail sono state recapitate, quante sono state aperte e se la campagna ha comportato o meno registrazioni, coupon riscattati o nuovi clienti. Nella parte superiore della pagina delle mailing list, vengono visualizzati anche i totali che mostrano la crescita totale e il numero di clienti aggiunti e rimossi (disponibili anche dalla dashboard principale del Business Center).



12 Fatturazione Microsoft

La fatturazione Microsoft non è uno strumento di contabilità completo e, di fatto, si integra con QuickBooks. L'app è progettata per fornire strumenti rapidi di fatturazione e stima (sia desktop che mobile per Android e iOS) per aiutare le PMI ad accelerare i pagamenti e gestire il flusso di cassa. La dashboard di fatturazione principale nel Microsoft Business Center fornisce un elenco centrale che mostra fatture, importi, date di scadenza, ecc., Con tag che mostrano se ogni fattura è in bozza, scaduta o pagata. È possibile ordinare l'elenco in base a stime o prezzi e creare rapidamente nuove fatture e stime o visualizzare i totali dei clienti.



13 App di fatturazione mobile

L'app mobile di fatturazione Microsoft fa tutto questo in movimento. Puoi visualizzare rapidamente fatture ed elementi pubblicitari, inviare fatture e ricevere pagamenti con informazioni precompilate dai tuoi contatti o QuickBooks. Quindi, se si entra in una fattura, è possibile visualizzare rapidamente gli elementi pubblicitari, il lavoro svolto, eventuali allegati (come una prova del documento di lavoro o della ricevuta) e modificare gli sconti al volo prima di inviare la fattura direttamente dal proprio smartphone.



14 Fatturazione e preventivi in ​​movimento

La dashboard per la fatturazione mobile offre totali rapidi che mostrano gli importi fatturati per il mese e i pagamenti in scadenza o scaduti. Puoi anche accedere alla tua fattura o agli elenchi di preventivi o creare una nuova fattura utilizzando il pulsante Più (+). La stessa pagina di fatturazione utilizza modelli di base e opzioni di attivazione / disattivazione, simili alla dashboard di amministrazione di Microsoft 365 Business, per inviare fatture rapidamente senza troppi sforzi manuali.



15 fatture eccezionali

Se fai clic su Fatture insolute, puoi visualizzare i pagamenti più urgenti necessari per mantenere il ciclo del flusso di cassa della tua azienda. L'app mostra anche i nomi dei contatti e gli importi scaduti. Ti dà la possibilità di contattarli direttamente per un pagamento. La fatturazione Microsoft si integra con PayPal in modo da poter ottenere un rapido pagamento online.



16 Calcolatore delle aliquote fiscali personalizzate

Un'altra caratteristica interessante è il calcolatore delle aliquote fiscali personalizzate, che calcola automaticamente le aliquote fiscali statali quando si crea una nuova fattura e si inseriscono elementi pubblicitari. È un bel tocco per un'app progettata per rendere la fatturazione il più veloce e semplice possibile per le PMI.



17 Microsoft StaffHub

Long ha anche dato a PCMag uno sguardo a Microsoft StaffHub, che consente ai lavoratori a turni nelle professioni di vendita al dettaglio, mediche, di fabbrica o di altro tipo di gestire gli orari dei turni e di aggiungere note mentre disattivano i turni. Il menu dell'app mobile consente di accedere rapidamente ai membri e ai profili del team.



18 Mobile Shift Dashboard

La schermata I miei turni mostra tutti i turni assegnati assegnati dal tuo manager. StaffHub inoltre aggiungi le cose da fare o per il tuo turno o da consegnare al dipendente che subentra per te.



19 Calendario a turni

Il calendario dei turni offre ai dipendenti una vista giornaliera, settimanale o mensile dei turni assegnati. È possibile passare in rassegna i messaggi o la posta in arrivo per coordinarsi con i colleghi per qualsiasi cambio turno.



20 Nuovo oggetto da fare

Quando aggiungi un elemento da fare in StaffHub, puoi aggiungere un titolo, una data di scadenza, delle note e qualsiasi allegato fotografico relativo all'elemento azione. StaffHub, come tutte le altre app di Microsoft 365 Business, è di progettazione semplice. Offre ai dipendenti e ai dirigenti delle PMI il percorso di minor resistenza per svolgere il lavoro.