Revisione e valutazione dei vantaggi del contratto software Great Minds

Non lasciarti scoraggiare dal sito web se decidi di cercare Great Minds Software Contract Advantage. Sì, è sia lento che difficile da navigare, ma se lo approfondisci troverai informazioni su una piattaforma di gestione dei contratti molto ben caratterizzata e altamente personalizzabile. Sfortunatamente, il sito web rispecchia in qualche modo l'app in quanto Great Minds ha creato una notevole barriera alla curva di apprendimento tra te e il pieno utilizzo di Contract Advantage. Tuttavia, la società continua a migliorare il prodotto, come dimostra il fatto che dalla nostra recensione iniziale, Contract Advantage ha aggiunto miglioramenti dell'interfaccia utente (UI), nuove integrazioni, automazione del flusso di lavoro e altro; e ciò significa che varcare quella barriera di apprendimento potrebbe valerne la pena per molti.

Questa veterana piattaforma di gestione dei contratti inizia a soli $ 75 per utente nominato al mese e non si concentra su alcun aspetto del processo di gestione del contratto. Piuttosto, fornisce una serie di funzionalità attraverso l'archiviazione e la categorizzazione dei contratti, la creazione e la modifica dei contratti, i flussi di lavoro e la firma elettronica, nonché i report e gli avvisi. I maggiori problemi che abbiamo avuto con questo prodotto riguardavano l'usabilità e la compatibilità per iniziare inizialmente. La società offre una vasta gamma di guide esaustive, documenti di aiuto e risorse per aiutarti nella navigazione e nella personalizzazione del sistema. Ma l'enorme quantità di personalizzazione può essere scoraggiante e, anche con i miglioramenti dalla nostra recensione iniziale e i materiali della Guida, l'interfaccia utente è intuitiva solo dopo aver appeso il prodotto. L'azienda afferma che le sue risorse di aiuto non sostituiscono la formazione formale. L'azienda offre dimostrazioni e sessioni di formazione, inclusi 3-5 giorni di formazione e installazione in loco a seconda del piano scelto.

Editors 'Choice Updraft offre una migliore creazione di contratti e la scelta degli editor Agiloft è più facile da usare con la stessa capacità di personalizzazione. Esistono anche diversi prodotti più intuitivi basati su cloud recensiti in questo riepilogo, che sono molto più facili da usare ma senza la stessa funzionalità a livello aziendale. Tuttavia, per le medie aziende e le organizzazioni di grandi dimensioni che possono dedicare tempo alla configurazione del sistema e alla personalizzazione dell'interfaccia utente, dei modelli di contratto e delle opzioni di gestione e dell'automazione del flusso di lavoro, Contract Advantage è uno degli strumenti più potenti sul mercato.

Edizioni e prezzi

Contract Advantage è disponibile in tre diverse versioni: WebEssentials, WebPro e WebElite. Il prezzo varia a seconda che desideri che il prodotto ospitato sia disponibile tramite un portale Web o la versione installata di Contract Advantage che risiederebbe su un server dietro il firewall. Blueridge Software Contract Assistant è l'unico altro prodotto testato in questo riepilogo che offre un'opzione locale.

Il piano WebEssentials inizia a $ 75 per utente nominato al mese e $ 90 per posto concorrente al mese. Per la versione installata, il prezzo è un canone una tantum di $ 500 per utente nominato e $ 875 per utente concorrente. Il prossimo piano è WebPro, che inizia a $ 83 per utente nominato e $ 99 per utente simultaneo al mese. La versione installata costa $ 550 per utente nominato e $ 963 per utente concorrente per la licenza singola.

Infine, c'è l'edizione WebElite, che inizia a $ 95 per utente nominato e $ 114 per utente simultaneo al mese. La versione installata di WebElite costa $ 633 per utente nominato e $ 1.108 per utente concorrente per la licenza singola. Great Minds Software offre anche posti di sola visualizzazione per il vantaggio del contratto, che vanno da $ 15 a $ 20 al mese per i sistemi ospitati e un canone di licenza da $ 150 a $ 175 per i sistemi installati. Come accennato, l'azienda offre anche formazione in loco con ogni piano per aiutare con la significativa curva di apprendimento. La formazione inclusa è di tre giorni per WebEssentials, quattro giorni per WebPro e cinque giorni per WebElite.

Sebbene tutte queste edizioni abbiano "Web" nei loro nomi, ciò non significa che vengano eseguite solo come servizi cloud ospitati. Invece, significa che gli utenti interagiscono con loro attraverso un browser web che punta al software in esecuzione su server ospitati da Great Minds Software o su server eseguiti nei data center dei clienti. A te la scelta Il vantaggio del contratto ha più opzioni di distribuzione e prezzi, quindi assicurati di capire il quadro completo prima dell'acquisto. E ricorda che eseguire il software localmente significa investire in Microsoft SQL Server (edizione 2008, 2012, 2014 o 2016) o Windows Server (server 2008 R2, 2012 R2 o 2016 R2).

Questa infrastruttura back-end aggiuntiva comporta costi aggiuntivi oltre al prezzo di licenza base di Contract Advantage: licenze di accesso client e server per entrambe le piattaforme Microsoft, nonché i costi di una macchina server dedicata, sia fisica che virtuale. Significa anche, potenzialmente, qualche ulteriore complessità per le piccole operazioni senza la competenza del personale IT interno per gestire server e database. Ciò potrebbe tradursi in maggiori costi di consulenza IT di terze parti. Tutto ciò potrebbe essere troppo complicato per alcune aziende, in particolare operazioni molto piccole come le imprese individuali. Per le operazioni di medie dimensioni con un server fisico o virtuale da risparmiare e alcuni cicli IT aperti per la gestione, Contract Advantage offre licenze flessibili, tutti i componenti di base e un'enorme quantità di personalizzazione.

I clienti dovrebbero indagare attentamente sulle capacità di ogni edizione, tuttavia, poiché esistono notevoli differenze. Ad esempio, ci sono diverse funzioni che non sono disponibili nell'edizione WebEssentials o WebPro. Le edizioni WebElite e WebPro offrono una libreria di clausole e funzionalità di monitoraggio della proprietà intellettuale (IP), finanziaria e di specialità. Inoltre, l'edizione WebElite offre report definiti dall'utente, flusso di lavoro con notifica automatica, modelli di documenti definiti dall'utente e precompilati e tracciamento delle fatture. Il numero di rapporti disponibili aumenta anche per edizione. Ottieni 60 report con WebEssentials, 70 con WebPro e accedi a 115+ report con WebElite. Come per molti sistemi di gestione dei contratti, esiste un'ampia varietà di funzionalità e un elevato livello di personalizzazione. Questa recensione si concentra principalmente sulla funzionalità out-of-the-box - le caratteristiche principali della gestione dei contratti - e le altre numerose funzionalità in misura minore.

Iniziare

Come molti altri sistemi di gestione dei contratti altamente personalizzabili che abbiamo esaminato, inclusi Agiloft e Coupa Contract Lifecycle Management, Contract Advantage è inizialmente difficile da navigare. L'ampia funzionalità racchiusa in Contract Advantage ti consente di affrontare un'interfaccia utente affollata di pulsanti, schede, campi dati e menu per personalizzare la tua esperienza.

Rispetto all'interfaccia utente semplificata simile a Gmail di Concord o ai semplici dashboard basati su cloud che si trovano in strumenti SaaS meno potenti come ContractSafe e Contract Hound, Contract Advantage non è uno strumento a cui puoi semplicemente accedere e iniziare a utilizzare. Oltre a una demo al posto di sessioni formative, Great Minds Software ha fornito una serie di guide per l'utente necessarie per iniziare. Armato di una guida per l'utente introduttiva, una guida per il flusso di lavoro, una mini guida per la modifica di display e rinominazione dei campi e una mini guida per le impostazioni del browser Web, il processo di configurazione è iniziato con il mio account di prova collegato a un database di esempio.

Great Minds Software afferma che il sistema funziona con Google Chrome, Microsoft Edge e Safari e con Internet Explorer (IE) per i vari portali offerti. Ma il sistema principale attualmente funziona solo su IE e richiede un fastidioso grado di regolazione delle impostazioni per farlo funzionare. Per i nostri test di revisione aggiornati, ho utilizzato un PC Windows 10 con Microsoft Edge e Google Chrome installati. Ma, per far funzionare il portale web di Contract Advantage, ho dovuto aprire IE e consultare la guida del browser per attivare le impostazioni di compatibilità corrette. Il vantaggio del contratto è ottimizzato per IE 6, 7, 8 e 9, tutti obsoleti. I PC più recenti con IE11 devono configurare una serie di opzioni di sicurezza Internet e avanzate nel browser per farlo funzionare. Per un prodotto basato sul Web nel 2017, questo grado di lavoro di installazione aggiuntivo per consentire la compatibilità con le versioni precedenti è un notevole bussare al prodotto per qualsiasi organizzazione che non utilizza ancora software legacy. La società ha dichiarato che prevede di abilitare l'intero sistema principale multi-browser nel corso del primo trimestre del 2018.

Un ciclo di vita di gestione personalizzato

Quasi ogni aspetto di Contract Advantage è altamente personalizzabile. È possibile impostare Contract Advantage in modo che si apra alla Dashboard dell'utente o al solo menu principale (anch'esso contenuto nella Dashboard). La Dashboard è composta da diverse finestre o riquadri chiamati "widget". Questi widget possono essere configurati per visualizzare quasi ogni tipo di informazione, comprese le azioni scadute, le azioni imminenti, le attività attive dell'utente e le scadenze del contratto. Tutti i widget di Dashboard possono essere trascinati e rilasciati in una nuova posizione e possono essere aggiunti più widget. Anche la combinazione di colori può essere modificata in modo che gli utenti possano assegnare, ad esempio, colori diversi per contratti regolari, subappalti o contratti master per una più facile identificazione visiva. Il Dashboard può anche essere configurato per mostrare gli annunci dell'azienda o un grafico che mostra i rapporti come i confronti dei numeri di contratto anno su anno. Ogni utente può personalizzare la propria Dashboard con combinazioni di colori e widget nel menu delle impostazioni, ma il menu principale è sempre accessibile dal lato inferiore sinistro.

Contract Advantage offre anche un repository di documenti centrale con una serie di moduli aggiuntivi che è possibile aggiungere a seconda delle esigenze aziendali (ad esempio un modulo finanziario o immobiliare). A questo proposito, il sistema di gestione dei contratti è quasi simile a un sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) nella sua configurabilità. Esiste anche un portale di richieste di contratto per utenti che non necessitano delle capacità di amministratore. Ciò fornisce agli utenti aziendali e ai supervisori un'interfaccia utente attraverso la quale inviare i contratti per l'approvazione, approvare o rifiutare i documenti e gestire i flussi di lavoro. Tutti i moduli e i campi sono personalizzabili dall'amministratore, quindi questo tipo di portale è utile per un'azienda in cui dipartimenti diversi devono presentare e gestire diversi tipi di contratti.

Sebbene Contract Advantage non disponga delle stesse funzionalità grafiche sul Dashboard di Agiloft, gli utenti di Contract Advantage hanno la capacità in qualche modo unica di scegliere le proprie combinazioni di colori su alcune pagine, in particolare le pagine Dashboard e Contratti. È piuttosto sorprendente che questa funzione non sia più facilmente disponibile in altri sistemi. Il vantaggio del contratto è uno dei pochi che abbiamo visto con tali capacità. Con un pallet completo disponibile, gli utenti possono vestire a proprio vantaggio il vantaggio del contratto.

L'intestazione principale (nella parte superiore della pagina) può essere personalizzata con il logo e i colori di un'azienda. Esistono due modi di base per gli utenti di navigare in Contract Advantage: tramite la barra dei menu e tramite il menu principale. Il menu principale è un elenco simile a un widget dei vari aspetti della funzionalità principale di Contract Advantage, inclusi contratti, parti, contatti e un repository di documenti. La barra dei menu attraversa la parte superiore di ogni pagina; fornisce un rapido accesso a molte aree delle pagine del menu principale, nonché a moduli e report.

Un aspetto interessante dell'interfaccia utente è che molte delle schermate di selezione del contratto hanno l'aspetto di un foglio di calcolo di Microsoft Excel, anche più di molti altri prodotti che ho esaminato. Ciò fornirebbe probabilmente un certo livello di comfort agli utenti che conoscono bene Microsoft Excel o i programmi per fogli di calcolo. Tuttavia, ciò potrebbe non piacere agli utenti che preferiscono un approccio di tipo file cabinet virtuale alla gestione dei contratti, che può essere trovato in sistemi come ContractWorks e ContractSafe.

L'aggiunta di un contratto al sistema è abbastanza indolore; si tratta solo di fare clic su Nuovo contratto e inserire le informazioni pertinenti per avviare il processo di immissione dei dati. Dopo aver inserito le informazioni di base sul contratto per impostare il profilo, è possibile aggiungere il resto delle informazioni pertinenti. Nell'edizione WebElite, puoi anche caricare il contratto da un modello. La pagina consente inoltre di aggiungere informazioni più avanzate sulla parte contraente e sulla negoziazione, inclusa la "persona responsabile" per ciascuna società che prende parte a un accordo. È inoltre possibile aggiungere i nomi di tutte le parti che si trovano su ciascun lato del caso, nonché gli utenti designati come firmatari.

I profili del contratto hanno un indice di navigazione delle pagine sul lato sinistro per spostarsi tra Riepilogo, Azioni, Modifiche e Clausole. Le pagine del contratto personalizzato possono essere aggiunte nell'edizione WebElite. La pagina Riepilogo ha un'intestazione che mostra le informazioni di base (come tipo, termine, scadenza e stato). È possibile inserire informazioni relative a Parti, Contatti, Dettagli e Stato. Inoltre, se l'utente ha l'autorizzazione, quasi tutto sulla pagina può essere personalizzato o modificato a livello di sistema, se lo si desidera.

Le parti e i contatti possono essere aggiunti da un elenco di parti interessate esistenti o aggiunti se si tratta di una nuova società. Questa funzionalità consente l'immissione rapida dei dati e una reportistica più efficiente. Quando non esiste un elenco centrale delle parti, gli utenti possono variare l'esatta formulazione di una società (ad esempio, tra XYZ Incorporated, XYZ Inc. e XYZ), che può portare a ricerche e rapporti pieni di errori. Contract Advantage ha un'utile funzionalità aggiuntiva che non avevo mai visto prima nella sua scheda "FKA History". FKA sta per "Precedentemente noto come" e questa utile funzione consente agli ex nomi della società di essere documentati direttamente sul profilo per aiutare a tenere traccia dei cambiamenti dei nomi delle società.

I prossimi sono i dettagli del contratto e le date chiave. È in queste aree che verrà immessa la maggior parte dei dati del contratto. La sezione Dettagli contratto può essere configurata da un amministratore per presentare determinati campi di dati in base al tipo di contratto inizialmente selezionato dall'utente o in tutti i tipi di contratto. È possibile creare qualsiasi tipo di campo: caselle di controllo, caselle di testo, elenchi a discesa, elenchi a più voci, campi di valuta e date. Inoltre, è possibile impostare una serie di date chiave tra cui Accordo, In vigore, Scadenza, Scadenza e Data di rinnovo.

Dalle date chiave, è possibile creare rapidamente azioni per ricordare ai responsabili di eventi futuri importanti. È possibile impostare avvisi anticipati, con e-mail automatiche inviate alle persone appropriate per un numero qualsiasi di giorni prima dell'evento. Se le informazioni finanziarie sono implicate dall'evento, è possibile aggiungere tali informazioni. Le notifiche possono essere inviate continuamente fino a quando lo stato dell'azione non viene modificato. Le notifiche possono anche essere inviate alla controparte.

Se hai il modulo di firma del documento, che è disponibile solo con l'edizione WebElite, puoi anche integrare il processo con DocuSign per le firme elettroniche. Se abilitato, se si fa clic sul nome di un contatto nella pagina del contratto, è possibile salvare le proprie credenziali direttamente in DocuSign. Una volta generato il documento con tutte le date pertinenti, è possibile assegnare un firmatario facoltativo. Se stai utilizzando un modello, avrà già una lingua di contratto specifica e puoi semplicemente compilare i campi pertinenti. È possibile generare un file Microsoft Word o PDF con blocchi di firma rilasciati nelle aree designate del contratto. Ogni contratto ha il proprio repository di documenti in cui è possibile personalizzare la struttura delle cartelle. Il sistema salverà automaticamente il contratto in un flusso di lavoro di approvazione. Quindi, se si tratta di un contratto di acquisto, non vedrai cartelle per aspetti finanziari o assicurativi, ecc. Non esiste una firma elettronica nativa, quindi puoi abilitare l'integrazione di DocuSign se hai un account o dovrai stampare il documenti, firmare manualmente e caricare nuovamente la versione firmata nel flusso di lavoro di approvazione.

Flussi di lavoro avanzati, ricerca e rapporti

Per gli utenti più esperti nell'edizione WebElite, è possibile aggiungere informazioni sul flusso di lavoro sul contratto nella sezione Stato del processo di contratto. È possibile creare un elenco configurabile di passaggi per consentire ai gestori di tenere traccia dell'avanzamento di un contratto. Sì / No I pulsanti di opzione possono essere impostati accanto a diversi stati (ad esempio, Inviati a legale, Eseguiti, Inviati a contabilità, Inviati a parte contraente e Richiesta accettata) con caselle di data per documentare la sequenza temporale.

Le funzionalità di automazione del flusso di lavoro sono state migliorate dalla nostra revisione iniziale, con più modelli di flusso di lavoro e attività post-flusso di lavoro. Dopo aver completato un contratto, è possibile assegnare azioni di follow-up come inviare via e-mail un documento firmato, generare un rapporto, ecc. Tutte queste azioni di follow-up vengono attivate automaticamente. I modelli di flusso di lavoro possono essere modificati per indicare un'attività, chi è responsabile per essa, la sua durata e le notifiche per un nuovo passaggio in un flusso di lavoro. È possibile impostare anche avvisi di riepilogo a intervalli di tempo personalizzati.

Contract Advantage ha anche funzionalità avanzate di negoziazione e tracciamento dei contratti. Questi consentono di tenere traccia delle modifiche a un contratto allegato a una voce di modifica nel repository di documenti di un contratto. Il sistema ha anche una funzione di confronto delle versioni e include il controllo di rollback e i log di controllo completi di tutte le modifiche e gli aggiornamenti. La modifica dei contratti avvierà Microsoft Word direttamente e ti consentirà di apportare modifiche direttamente al documento. Ma il sistema scansionerà ed elaborerà la versione aggiornata con riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per registrare le modifiche.

Come molti sistemi di gestione dei contratti, esiste una funzione Note. In Vantaggio contratto, questa funzione è denominata "Diario contratto:" e consente agli utenti di allegare commenti al profilo del contratto creando voci di Diario con data e ora. Come molti sistemi, i profili di contratto possono essere copiati ma Contract Advantage aggiunge la possibilità di controllare quali informazioni individuali all'interno del profilo vengono copiate.

Contract Advantage adotta un approccio leggermente diverso rispetto al lato documento o file dell'organizzazione. Ogni profilo di contratto viene fornito con un repository di documenti, che riconosce che alcuni contratti potrebbero avere una moltitudine di documenti o sub-accordi allegati. Ogni repository ha gruppi di documenti che offrono agli utenti la possibilità di inserire i file in diverse categorie. Molti sistemi sul mercato consentono agli utenti di allegare più file o documenti a un singolo profilo di contratto. Tuttavia, la maggior parte non fornisce lo stesso livello di organizzazione di Contract Advantage. Le cartelle possono essere create e la struttura può essere modificata. I documenti possono anche essere bloccati per evitare problemi di controllo della versione. Inoltre, le e-mail inviate tramite Contract Advantage vengono registrate nel repository.

Per gli amministratori preoccupati per la sicurezza, gli utenti possono essere assegnati a gruppi per un facile controllo di accesso e modifica. Gli utenti possono essere tenuti da intere aree del sistema o semplicemente impediti di modificare determinati campi, fornendo un approccio sfumato alla sicurezza.

Come tutti gli altri aspetti di Contract Advantage, la funzione di ricerca è altamente personalizzabile. È possibile cercare qualsiasi campo di dati, fornendo funzionalità di ricerca quasi illimitate. I parametri di ricerca sono organizzati in schede. Ciò mantiene le informazioni più basilari al centro e al centro, rendendo comunque possibile la ricerca di qualsiasi campo. Le ricerche possono essere salvate anche per un uso successivo.

Come accennato, Contract Advantage viene fornito con OCR per i documenti caricati. Questa funzione consente la ricerca testuale di documenti e file all'interno del sistema. La funzione di ricerca del testo di Contract Advantage è più utile della maggior parte perché mostra il numero di hit su ciascun documento. Le sofisticate capacità di ricerca si traducono in report efficaci. Qualsiasi ricerca o elenco di contratti può essere esportato in Microsoft Excel e le colonne di informazioni possono essere interamente personalizzate. Oltre a esportare qualsiasi ricerca, Contract Advantage include una serie di report predefiniti che possono essere personalizzati per il singolo utente. Questi report forniscono un prodotto leggermente più estetico e possono essere esportati in Microsoft Excel o visualizzati nel sistema.

Oltre alle molte caratteristiche interessanti che sono già state discusse, alcune altre meritano di essere menzionate. Ad esempio, Contract Advantage è uno dei pochi sistemi che consente un aggiornamento globale del sistema. Ciò consente a un gestore di aggiornare contemporaneamente le informazioni tra vari contatti, aziende o campi dati. Questa funzione potrebbe farti risparmiare una grande quantità di tempo ed energia durante l'implementazione di nuovi campi o l'aggiornamento e la modifica di quelli vecchi.

Per aiutare l'organizzazione, i contratti possono essere archiviati. Contract Advantage ha una serie di altre funzionalità come l'importazione dei contatti di Microsoft Outlook, la creazione di modelli e le librerie di clausole. Esiste anche l'integrazione di Active Directory (AD) e il supporto Single Sign-On (SSO) per il piano WebElite.

Una piattaforma di gestione dei contratti pesanti

Il vantaggio del contratto può essere personalizzato per soddisfare le esigenze di quasi tutti i clienti. Ma i requisiti di sistema e l'installazione potrebbero essere proibitivi per gli individui e le piccole aziende. Contract Advantage offre una serie di utili funzioni come OCR e aggiornamenti globali, oltre a un approccio unico alla memorizzazione dei documenti. Per quegli utenti che preferiscono essere immediatamente operativi con un'esperienza di gestione del contratto più naturale, i vincitori di Editors 'Choice Agiloft e Updraft potrebbero adattarsi meglio. E per una semplice opzione basata su cloud con collaborazione intuitiva, Concord potrebbe adattarsi meglio.

Tuttavia, quando si tratta di personalizzazione davvero infinita e delle funzionalità avanzate di automazione e gestione del flusso di lavoro richieste per la gestione dei contratti a livello aziendale, Contract Advantage è tra gli strumenti più potenti e ricchi di funzionalità sul mercato. Una volta passati attraverso l'installazione e i corsi di formazione per metterti comodo con questo prodotto complesso, è un sistema completo e su misura come la tua azienda troverà.