Google Drive per revisione e valutazione del lavoro

Google Drive for Work inizia a $ 5 per utente al mese per il suo piano di base e rappresenta un'opzione solida per i clienti di piccole e medie imprese (PMI) che cercano una soluzione di archiviazione cloud aziendale o uno strumento di gestione dei documenti decentemente funzionante. Dal punto di vista del servizio di archiviazione, Google Drive for Work ha un eccellente set di funzionalità, ma la forte, a volte inevitabile, spinta verso Google G Suite aggiungerà alcuni oneri inutili per alcune organizzazioni, risultando in una posizione leggermente indietro rispetto ai vincitori di Editors 'Choice Dropbox Business e Egnyte Business.

Puoi provarlo gratuitamente tramite una prova di 30 giorni senza carta di credito richiesta. Al termine del periodo di prova, ci sono due piani tra cui scegliere: G Suite Basic e G Suite Business. G Suite Basic offre 30 GB di spazio di archiviazione, calendari integrati, indirizzi e-mail aziendali e controlli di sicurezza e di amministrazione di base. G Suite Business ($ 10 per utente al mese) offre tutto ciò che fa il piano di base e aggiunge controlli amministrativi avanzati, archiviazione sicura per documenti aziendali vitali e spazio di archiviazione illimitato (o 1 TB per utente se hai meno di cinque utenti). I piani Basic e Business ti offrono supporto via e-mail e telefono 24/7. Google Drive for Work è uno strumento eccellente per la collaborazione e la modifica dei documenti.

Per quanto riguarda la gestione dei documenti, anche il prodotto funziona bene, ma se hai bisogno di attività e gestione del flusso di lavoro, allora il nostro standard Zoho Docs Standard per i redattori è la scelta migliore.

Introduzione a Google Drive

Per iscriversi, è necessario fornire le informazioni di contatto, il nome dell'azienda, il numero di dipendenti e scegliere il nome del dominio. Se non ne hai uno, puoi acquistare un dominio tramite Google o un altro servizio di web hosting. Infine, imposti una password e poi dimostri di non essere un robot identificando una serie di immagini. Prima di proseguire, devi verificare il tuo dominio, cosa che puoi fare in vari modi, tra cui l'aggiunta di un codice HTML al tuo sito Web e il caricamento di un file di testo sul tuo servizio di hosting. Abbiamo provato alcuni metodi diversi e abbiamo avuto successo solo con l'opzione HTML. La buona notizia è che, in caso di esito negativo, l'utente (in qualità di amministratore dell'account) può contattare l'assistenza di Google tramite telefono, email o chat.

L'interfaccia utente (UI) di Google Drive for Work è semplice. Come amministratore, hai la tua dashboard in cui puoi impostare un profilo aziendale, esaminare i rapporti sull'utilizzo, gestire i dispositivi, scegliere quali app Google utilizzerà la tua azienda, configurare reti e aggiungere e gestire utenti. Puoi anche migrare email, contatti e dati del calendario sul tuo account.

Google Drive for Business è simile a Google Drive. L'unica differenza è, la prima volta che accedi, sei avvisato del fatto che hai spazio di archiviazione illimitato, a differenza del prodotto di consumo che ti blocca a 15 GB. Tuttavia, è possibile eseguire l'aggiornamento a 100 GB ($ 1, 99 al mese) o 1 TB ($ 9, 99 al mese).

Condivisione e collaborazione dei documenti

La condivisione funziona come su Google Drive rivolto al consumatore. È possibile condividere i file uno per uno o intere cartelle contemporaneamente. È possibile modificare i file Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint e Microsoft Word senza convertirli. Questo è un buon aggiornamento, anche se puoi solo commentare i file di Google. Per ogni cartella e file, è possibile modificare le impostazioni di condivisione, rendendole pubbliche, visibili a utenti specifici o a chiunque disponga di un collegamento. Non esiste un modo ovvio per condividere nuovi file e cartelle. Pertanto, la soluzione migliore è creare una cartella per ospitare tutti i file e le sottocartelle che si desidera condividere. Se hai un gran numero di dipendenti, puoi creare gruppi per facilitare la condivisione. In effetti, dovresti creare gruppi, altrimenti dovrai ricordare l'indirizzo e-mail di tutti e rischiare di lasciare qualcuno fuori.

Puoi invitare gli utenti a configurare un account o aggiungere utenti, nel qual caso assegnerai loro una password temporanea. Puoi anche aggiungere utenti in blocco caricando un file CSV. Dalla console di amministrazione, è possibile reimpostare la password di un utente e rinominare, eliminare o sospendere un utente. Quando inviti nuovi utenti, questi ricevono un indirizzo email con il tuo dominio. Tutti gli utenti possono accedere al proprio disco, che ospita i propri file e una cartella denominata "Condivisi con me", che si spiega da sé. Puoi anche visualizzare i file aperti di recente e i file speciali (che sono quelli che hai contrassegnato come preferiti).

Se sei un utente frequente di Google Drive, probabilmente avrai notato che non hai sempre il controllo completo su documenti e cartelle che sono stati condivisi con te. Google ha attenuato questa ruga e ora gli utenti possono spostare i file condivisi in cartelle diverse e aggiungere file alle cartelle condivise. In precedenza, avevamo spesso problemi a trovare i file condivisi poiché non erano organizzati come piacevano a noi.

Oltre a Google Drive, Google App for Work include email, calendario e altri software Google. Tuttavia, Google non dispone attualmente di uno strumento di gestione del progetto o di un modo per gestire le attività in team. Per questo, stai meglio guardando Zoho Docs Standard, la nostra scelta dei redattori nella gestione dei documenti e la sua controparte Zoho Projects, che ha anche guadagnato la nostra scelta dei redattori.

Google Drive for Work ha app per Android e iOS, in cui puoi visualizzare, modificare e condividere i file come puoi sul tuo computer. I proprietari di account possono anche scaricare l'app di amministrazione Google per Android e iOS. Gli utenti Android possono ora sfruttare i componenti aggiuntivi per Documenti e Fogli, come DocuSign per le firme elettroniche e Scanbot per la scansione mobile. Inoltre, per i proprietari di Google Pixel, esiste un'opzione di backup che vale la pena dare un'occhiata.

Tuttavia, Google Drive for Work ha anche la scansione dei documenti integrata nella sua versione mobile. Utilizzando il telefono, è possibile acquisire una foto e quindi interpretare il testo utilizzando il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Questa funzionalità funziona anche su tutti i file PDF che potresti aver memorizzato su Google Drive. Nel complesso, questa funzionalità di scansione ha anche un'interfaccia utente comoda e non intimidatoria. Scansionare un'immagine è facile come scegliere "usa fotocamera" nella finestra di dialogo "aggiungi un nuovo documento".

Tuttavia, mentre Google considera l'OCR integrato con questa capacità di scansione, i nostri test non hanno prodotto risultati molto precisi. Le ricerche di testo vengono retrocesse in file PDF e, se si apre un post-OCR PDF, può mostrare un testo abbastanza approssimativo. Ad esempio, non vorremmo provare a cucinare da questo sforzo ipotetico:

Non puoi dire all'app per dispositivi mobili di Google Drive di salvare questa ricetta come file PDF o addirittura di convertirla in una successiva utilizzando l'interfaccia utente web. Probabilmente puoi trovare un componente aggiuntivo di terze parti che lo farà in Chrome, ma per questa recensione abbiamo testato solo le funzionalità dell'app mobile. Realisticamente, pensa alla funzione di scansione mobile in Google Drive come un modo per importare immagini piuttosto che eseguire operazioni OCR, specialmente su una grande pila di documenti. Se questa è la tua missione, allora stai meglio usando una delle nostre app di scansione per dispositivi mobili Vincitori della scelta dell'editore Abbyy FineScanner o Evernote Scannable.

Quando hai bisogno di aiuto, puoi accedere alla base di conoscenza approfondita di Google e ai forum della community. Poiché Google offre software sia per i consumatori che per le aziende con lo stesso nome, a volte può essere difficile trovare ciò di cui hai bisogno. Gli amministratori possono anche ottenere supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per telefono, e-mail o chat.

Sicurezza e integrazione

Google Drive segue le linee guida del settore in termini di sicurezza, il che significa che è conforme a ISO 27001, SOC2 e SOC3. Inoltre, Google firmerà un accordo di conformità HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), che è un requisito minimo per l'utilizzo di qualsiasi prodotto di cloud storage nel settore sanitario. I dati vengono crittografati a riposo con Advanced Encryption Standard (AES) a 256 bit di livello militare e le informazioni trasferite da e verso Google sono sempre protette con Secure Socket Layer (SSL). L'unico aspetto negativo è che non esiste un meccanismo attuale per le chiavi di crittografia gestite dal cliente. Google Drive offre anche il supporto completo per l'autenticazione a più fattori (MFA) per tenere fuori gli aggressori. In combinazione con un'eccellente soluzione di controllo dei file, è facile sentirsi al sicuro con questo prodotto.

Tutta la tecnologia di Google è costruita su un proprio set di interfacce di programmazione delle applicazioni (API) ottimizzate. Google Drive non fa eccezione. La sincronizzazione della password di Active Directory (AD) è disponibile per gli utenti aziendali tramite G Suite Password Sync (GSPS) per semplificare la gestione degli account G Suite. Non si tratta di integrazione diretta con la gestione completa dell'account ma funziona abbastanza bene. Ci sono anche una grande varietà di connettori per app di terze parti disponibili per coloro che ne hanno bisogno. Per le organizzazioni che hanno bisogno di più, puoi accedere all'API pubblica dopo una breve procedura di registrazione e quindi i tuoi sviluppatori possono utilizzarla per integrare e personalizzare ulteriormente la tua esperienza con Google Drive for Work.

Condivisione di documenti esemplificativa e accesso offline

Nel complesso, Google Drive for Work offre una soluzione completa per la collaborazione e l'archiviazione dei dati oltre alla piattaforma per app G Suite già sicura e ad alte prestazioni. Le parti migliori di Google Drive for Work sono i suoi strumenti di modifica e condivisione, nonché l'accesso offline illimitato, il che è ottimo per coloro che hanno bisogno di lavorare in viaggio quando le connessioni Internet non sono affidabili. È anche bello che, a differenza della maggior parte degli altri prodotti Google, gli amministratori possano accedere all'assistenza dal vivo tramite telefono, email e chat anziché fare affidamento su articoli e forum della Guida. Tutti i componenti di G Suite sono di alta qualità e accessibili, quindi è un'opzione interessante per i clienti sul mercato per una nuova piattaforma di produttività oltre alla gestione dei documenti o al cloud storage. E per quelli che già utilizzano le app G Suite di Google, è un gioco da ragazzi.

Tuttavia, utilizzarlo a suo vantaggio richiede l'acquisto di almeno la maggior parte dello stack di prodotti Google, che non è adatto a tutte le aziende poiché molti hanno già standardizzato altre soluzioni per tali problemi e non hanno bisogno di migrare. Quindi, se stai cercando solo una soluzione di gestione dei documenti dedicata o una semplice piattaforma di archiviazione nel cloud aziendale, Google Drive for Work può avere difficoltà a competere con le scelte dei redattori Zoho Docs Standard o Dropbox Business ed Egnyte Business, rispettivamente, anche con la sua attraente prezzo e set di funzionalità.