Video: Come organizzare file cartelle (Settembre 2024)
Essere e rimanere organizzati è come perdere peso. Le soluzioni a breve termine non funzionano. Devi apportare cambiamenti nello stile di vita a cui tu e i tuoi dipendenti o partner commerciali potete attenervi a lungo termine.
In questa serie, fornirò suggerimenti su come organizzare sia la tua azienda che i tuoi dati personali. L'articolo precedente ha spiegato l'importanza di comprendere come la tua azienda pensa alle informazioni. Ora ti mostrerò come mettere in pratica queste basi con le convenzioni e le strutture di denominazione delle cartelle dei computer. La maggior parte delle aziende implementerà queste strutture di cartelle sui propri server o all'interno di una suite di gestione dei progetti, ma sono ugualmente applicabili direttamente sul proprio desktop o in un client di posta elettronica.
Cosa sono le cartelle, davvero?
Le cartelle sono lo scheletro della tua attività. Come la struttura di un edificio, supportano tutto il resto che li circonda, dal design creativo alla semplice funzionalità.
Ho lavorato in sette diversi uffici nel corso della mia carriera. I team che disponevano di strutture di cartelle pulite e di buon senso erano sempre i più indicati per il successo e la crescita continui.
Le piccole imprese in particolare dovrebbero notare questo fatto: un'azienda organizzata è quella che si posiziona per la crescita. Potresti pensare che, poiché ora ci sono solo due persone nella società, puoi tenere molte informazioni nella tua testa e non mapparle su una struttura di cartelle. Sfortunatamente, quando è il momento di assumere nuovi dipendenti e far crescere la tua attività, perderai molto tempo a insegnare loro il tuo sistema contorto. Sprecherai ancora più tempo e denaro correggendo errori, tempo e denaro che dovresti spendere per la crescita.
La struttura delle cartelle riflette la struttura aziendale. Le cartelle sono nidificate all'interno di altre cartelle in un sistema gerarchico che deve corrispondere all'ordine gerarchico del lavoro.
Nel discutere di come tu e le altre persone della vostra azienda pensiate alle informazioni (avete fatto quella parte, giusto?), Probabilmente avete iniziato a vedere una gerarchia di qualche tipo spiegarsi. Consiglio di delineare quella struttura. Non importa se lo schizzi su carta, in punti elenco o in un'applicazione per prendere appunti come Evernote per Windows (gratis a $ 45 all'anno, 4, 5 stelle) o usando un software di mappatura mentale. Metterlo per iscritto ti aiuterà a vedere se ci sono incoerenze o sovrapposizioni.
Una struttura di esempio
La struttura del tuo design sarà unica, ma poiché aiuta enormemente a vedere un esempio, ti mostrerò quello di base che uso sul mio desktop.
Come scrittore, lavoro principalmente sulle recensioni dei prodotti. Quando penso alle recensioni, vedo tre categorie nella mia mente: 1) idee per i prodotti da rivedere, 2) articoli in corso e 3) recensioni che sono finite. Nella categoria "finito", tendo a ricordare le recensioni per data di pubblicazione, che semplifico per mese e anno perché non ce ne sono mai troppe in un solo mese che le perderei di vista. All'interno della categoria "idee", le cose sono piuttosto fluide. Alcune idee comprendono più di un prodotto, mentre altre riguardano una sola cosa. Ma solo perché sono fluidi, non significa che non posso avere un sistema per mantenerli organizzati. Nella categoria "in corso", penso al nome del prodotto che sto recensendo. Ora, come si traduce in cartelle?
Questo sistema funziona perché è importante per me vedere un'istantanea di idee e cose in corso. Sono proprio nel nome delle cartelle, quindi le vedo immediatamente quando apro la mia cartella "RECENSIONE". Non ho bisogno di vedere tutti i nomi dei prodotti che ho finito di recensire, quindi li inserisco nelle cartelle in base alla data di pubblicazione. Tutti i nomi delle cartelle sono coerenti. Quando lo stato di un progetto cambia dall'avanzamento al completamento, lo trascino nella cartella corrispondente e la sua convenzione di denominazione è la stessa di tutte le altre cartelle che lo compongono. Ad esempio, posso trascinare una cartella numerica romana, come ii, fino al livello di c e d senza doverlo rinominare e si adatterà perfettamente al sistema.
Suggerimenti e trucchi
Numeri. Nota come iniziano le cartelle del mese con quattro cifre. Le prime due cifre sono per l'anno e la seconda si riferisce al mese. Mi piace anche vedere i nomi dei mesi, quindi li metto alla fine dopo un trattino basso. Sono un grande sostenitore dell'utilizzo di numeri a quattro o sei cifre per le date per alcuni motivi. In primo luogo, tendo a ricordare personalmente quando sono successe le cose, quindi è facile per me trovarle se posso cercarle per data. In secondo luogo, le cartelle appaiono sempre in ordine di data quando le ordino per nome perché in ordine alfabetico 1101 precede 1102 prima di 1103, ecc.
L'uso delle date diventa estremamente utile quando devi archiviare, di cui parlerò in un prossimo articolo sulla gestione della posta elettronica.
Tags. Nel mio esempio, uso tutte le lettere maiuscole per le cartelle che iniziano con "IDEAS_" perché desidero che le "idee" si uniscano quando ordino per nome. Penso a questi come tag. Per le revisioni in corso, non mi preoccupo di un tag. Ho appena chiamato la cartella con il nome del prodotto. Se avessi in corso più di circa 20 recensioni di prodotti alla volta, probabilmente modificherei la mia convenzione di denominazione delle cartelle e aggiungerei un tag per lasciare che tutte le cose in corso si blocchino insieme. "IN-PROGRESS_" probabilmente sarebbe troppo lungo, ma forse qualcosa di semplice come "IN_" funzionerebbe.
Si scopre che "IN_" in particolare non avrebbe funzionato, ed ecco perché: quando ho disegnato le mie intere strutture di cartelle, ho usato la parola "in" altrove per indicare qualcosa di molto specifico. Vedi quanto è importante disegnare prima tutto?
Unico. Uno dei motivi per utilizzare tag e numeri è che aiuta a mantenere univoci i nomi dei file. Non si vogliono mai due file o cartelle con lo stesso nome perché se si trascinano accidentalmente nella stessa posizione, uno potrebbe sovrascrivere l'altro. E, naturalmente, è confuso.
Personaggi speciali. I trattini bassi sono il mio migliore amico nelle convenzioni di denominazione delle cartelle. Sono puliti e mantengono il testo di facile lettura. Alcune persone usano spazi e trattini nei nomi delle loro cartelle: dipende da te. Qualunque cosa tu scelga, fai sempre attenzione a come i personaggi influenzano l'ordinamento alfabetico dei nomi. A volte uso un trattino basso all'inizio del nome di una cartella quando voglio sempre che quella cartella appaia in alto, come "_DONE". Quindi posso facilmente trascinare e rilasciare qualsiasi cosa sia stata completata nella cartella principale. In alternativa, se lo volessi in fondo, potrei chiamarlo "z_DONE".
Colore. Mac OS è fantastico nel lasciarti rapidamente cartelle di codici colore facendo clic con il tasto destro. Puoi farlo su un PC, ma è grosso. Mi sono affidato alla codifica a colori quando ho lavorato a progetti di design altamente collaborativi: il mio collega e io abbiamo etichettato le cartelle su un server condiviso come gialle quando i contenuti erano nuovi e non ancora lucidati, arancione dopo che i file avevano superato la loro prima fase di progettazione, e così attraverso viola, che indica che il lavoro è stato fatto.
Qualunque sia il sistema che implementate, attenetevi ad esso! La coerenza è la chiave per rimanere organizzati. Ricorda che essere organizzato, come rimanere in forma, richiede cambiamenti nello stile di vita a lungo termine, non soluzioni rapide. Per quanto possibile e per quanto abbia senso, cerca di utilizzare gli stessi principi di base in tutti i progetti, team e dipartimenti dell'intera azienda.
Take Aways
I passaggi da ricordare da questo articolo sono:
1. Disegna la struttura delle cartelle prima di implementarla.
2. Organizza le informazioni in ordine gerarchico, pensando a ciò che dovrai vedere e conoscere in una vista istantanea quando guardi in una cartella.
3. Usa lettere, numeri e caratteri speciali nei nomi delle tue cartelle per farli apparire in un ordine intelligente.
4. Essere coerenti con le convenzioni di denominazione quando si creano nuove cartelle.
