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Essere e rimanere organizzati è come perdere peso. Le soluzioni a breve termine non funzionano. Devi apportare cambiamenti nello stile di vita a cui tu e i tuoi dipendenti o partner commerciali potete attenervi a lungo termine.
In questa serie, fornirò suggerimenti su come organizzare sia i dati aziendali sia i dati personali indirizzando:
1. Come la tua azienda pensa alle informazioni.
2. Convenzioni di denominazione per le cartelle e come pensarle.
3. Convenzioni di denominazione per i file.
4. Condivisione delle informazioni.
5. Come gestire la posta elettronica.
Una dieta per essere organizzati
Quando si tratta di perdere peso, alcune persone scoprono che una dieta a base di cinque o sei piccoli pasti durante il giorno funziona per loro, mentre altri hanno bisogno di tre pasti rigati e assolutamente senza spuntini. Alcune persone acquistano un abbonamento a una palestra (l'impulso ad andare effettivamente potrebbe provenire dai soldi che hanno speso) mentre altri stanno meglio inserendo piccoli esercizi nella loro routine quotidiana, come salire le scale invece dell'ascensore o andare in bicicletta per lavorare.
Il punto è che le stesse soluzioni non funzionano per tutti. È lo stesso con l'organizzazione.
Modi di pensare alle informazioni
Organizzarsi e rimanere organizzati deve essere un impegno di stile di vita per la tua azienda. Ogni dipendente e stakeholder nelle operazioni quotidiane deve essere in grado di attenersi al programma. Il tuo sistema per essere organizzato deve consistere in pratiche che si adattano alle routine di tutti, sia che si tratti di fare piccoli passi in modo coerente, come eliminare i file non necessari mentre vai, o fare passi più grandi su un programma irreggimentato, come prenotare ogni venerdì pomeriggio per la pulizia in arrivo.
Quindi, prima di mettere te stesso e i tuoi colleghi a una nuova dieta per l'organizzazione, prenditi un momento per pensare a come la tua azienda vede l'organizzazione delle informazioni. Alcune possibilità sono:
• per data o mese, ad esempio quando si è verificato per la prima volta qualcosa o è pianificato il completamento
• per nome del progetto
• dal nome della persona responsabile
• per trimestre fiscale
Pratiche di abbinamento alla realtà
È importante non cercare di adattare uno di questi sistemi organizzativi alla tua azienda se non riflette il modo in cui il tuo team opera effettivamente. Chiedi ai tuoi colleghi, se avessero bisogno di trovare un documento particolare, forse una fattura o un contratto, dove avrebbero cercato per primi? Ancora più importante, come sarebbero? Eseguono ricerche nel proprio computer o nella rete dell'azienda per nome, data, descrizione del fornitore? Aprono una cartella e sfogliano i nomi dei file, oppure ordinano per data o ordinano per tipo di file? Quanto tempo impiegano per trovare le informazioni? Stanno perdendo tempo perché stanno cercando in un modo che non li aiuti a restringere rapidamente i loro risultati?
Non è necessario un incontro formale per farlo. Basta passare e chiedere. Ci vorranno due minuti.
Potrebbe esserci più di una risposta. A volte, potresti ricordare il mese e l'anno in cui è stato avviato un progetto, mentre il tuo collega potrebbe fissare il nome del progetto. E in entrambi i casi, le informazioni non sono necessariamente statiche. Forse il progetto ha avuto un nome in codice durante il suo sviluppo e forse è stato lanciato in ritardo. Nel prossimo articolo sulle convenzioni di denominazione delle cartelle, spiegherò come implementare un sistema in grado di gestire questo tipo di incongruenze.
Dormici su
Fare questo esercizio dovrebbe aiutare a modellare la tua comprensione di come la tua azienda dovrebbe strutturare le sue informazioni, ma dormici sopra per un giorno o due, quindi riprova prima di prendere qualsiasi decisione o modifica alla tua struttura esistente. A volte dimentichiamo perché alcune pratiche sono in atto e cambiarle improvvisamente potrebbe inavvertitamente distruggere qualche altra logica aziendale.
Ad esempio, lavoravo in un ufficio in cui i contratti di libero professionista venivano ordinati in due cartelle di file sospese, una per le fatture e una per i moduli fiscali. Mi è sembrato molto più sensato unirli in uno. Perché due file cabinet e due cartelle sono entrambi etichettati "Doe, Jane?" Ogni volta che avevo bisogno di accedere alle fatture, in genere avevo anche bisogno di cercare le informazioni fiscali del libero professionista. Perché non semplificare il sistema? Uno dei motivi che per me è ovvio ma che non era allora è che molte persone dell'organizzazione avevano bisogno dell'accesso alle fatture, ma poche persone dovrebbero avere accesso ai dati personali, come i numeri di previdenza sociale. È una buona cosa che il mio manager abbia capito questa logica e sia stato in grado di spiegarmelo prima di riorganizzare l'intero sistema.
Take Aways
I primi passi da portare via da questo articolo sono:
1. Chiedi ai tuoi colleghi e a te stesso: "Come posso pensare alle nostre informazioni?"
2. Lascia che le risposte ti girino nella testa per un giorno o due prima di giungere a qualsiasi conclusione.
3. Una struttura di qualche tipo dovrebbe iniziare ad emergere. Quando puoi vederlo, non preoccuparti di reagire ancora.
Ricorda che organizzarti è come rimanere in forma. Nulla cambierà dall'oggi al domani ed è più importante apportare i giusti cambiamenti dello stile di vita a te e alla tua organizzazione, cambiamenti che si attaccheranno.
