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La comunicazione è la linfa vitale di ogni azienda. Eppure troppi leader aziendali, coinvolti in sfide quotidiane, trascurano la necessità di offrire ai dipendenti modi pratici per condividere le informazioni.
Quello che intendo per "condivisione di informazioni" comprende la comunicazione orale, la documentazione scritta, la manutenzione di un server, la scrittura di e-mail e altro ancora. Ai fini di questo articolo, mi concentrerò sui documenti elettronici, ma è estremamente importante considerare come avviene la condivisione delle informazioni all'interno dell'organizzazione ea tutti i livelli.
L'importanza della condivisione
Perché è importante condividere le informazioni? Migliore è la condivisione delle informazioni, più efficace sarà la tua attività. Fornire ai dipendenti le informazioni di cui hanno bisogno per avere successo nel loro lavoro e migliorarli aumenta anche la loro soddisfazione sul lavoro.
Quando le informazioni non vengono condivise bene, le aziende funzionano in modo meno efficiente e sprecano denaro. Ogni volta che un nuovo dipendente entra a far parte del team, sia come sostituto permanente, temporaneo (invalidità, congedo di maternità, anno sabbatico) o in un nuovo ruolo, quella persona ha bisogno di imparare moltissimo sulla sua funzione lavorativa, nonché su come l'azienda opera. Quando i dipendenti condividono bene le informazioni, i nuovi membri del team apprendono ciò che devono sapere più rapidamente. E ciò di cui hanno veramente bisogno di sapere è come e dove trovare informazioni, piuttosto che risposte specifiche alle domande. È il principio "insegnare a un uomo a pescare".
Uno dei costi più costosi in un'azienda è l'assunzione a causa del tempo perso nel far accelerare i nuovi dipendenti. Più rapidamente i dipendenti scoprono come rispondere alle proprie domande, prima possono apportare contributi significativi ai profitti. Il tuo obiettivo nel migliorare la condivisione delle informazioni in tutta l'azienda è di facilitare le persone a risolvere i propri problemi. Un altro obiettivo è ridurre al minimo il numero di volte in cui le persone ripetono gli stessi errori. Immagina quanto più agevolmente e proficuamente potrebbe operare la tua azienda se minimizzi questi costi.
Tipi di informazioni condivise dai dipendenti
Consideriamo alcuni tipi specifici di informazioni che dovrebbero essere condivise: documentazione procedurale, organigrammi del personale, diagrammi del flusso di lavoro, informazioni di contatto del personale, informazioni di contatto del cliente e moduli delle risorse umane. Con ogni probabilità, la tua azienda ha reso i moduli Risorse umane facilmente accessibili a tutti i dipendenti, di solito perché la legge lo richiede. Quando si tratta di tutti quegli altri documenti, tuttavia, è probabile che siano obsoleti o che non esistano affatto.
Invece, molte delle informazioni che dovrebbero essere scritte sono archiviate nella testa di qualcuno, e questo è problematico per una serie di ragioni. Per cominciare, una persona non dovrebbe mai essere il solo custode di informazioni importanti per l'azienda. È troppo rischioso. Se quella persona si ammala, lascia l'organizzazione o viene a risentire persone o pratiche all'interno dell'organizzazione, potrebbe riportare gli affari indietro di anni! Secondo, quando le informazioni sono memorizzate nella testa di qualcuno piuttosto che in una posizione visibile, nessun altro può contribuire ad essa. In terzo luogo, le altre persone che necessitano delle informazioni non sono mai sicure di disporre della versione più aggiornata. Le ragioni continuano all'infinito.
Una delle risorse più sorprendenti della forza lavoro entry-level è che sanno come cercare cose. Se hanno bisogno di sapere qualcosa (come come scrivere formule in Excel) e possono capire i termini di base usati per descriverlo (per esempio, somma, prodotto, fogli di calcolo collegati), possono trovare la risposta online.
Troppo spesso le aziende non sono progettate per supportare questo tipo di autosufficienza. Sul posto di lavoro, non puoi sempre cercare la risposta. A volte devi dare la caccia alle persone e scuotere le informazioni di cui hai bisogno, come ho già detto nella sezione precedente. Le risposte non sono memorizzate in un luogo ricercabile. Ma dovrebbero essere!
Far condividere le persone
Se stai leggendo questo articolo e pensi: "La mia attività è tra le erbacce. W non avrà mai il tempo o le risorse per fare questo tipo di lavoro di back-log", non temere. Ecco come suddividerlo in un progetto gestibile in quattro fasi.
1. Spiega l'importanza della condivisione. Spiega senza mezzi termini alle persone della tua organizzazione, in una riunione di 15 minuti, perché è importante condividere documenti.
2. Mettere da parte mezza giornata per il progetto di documentazione. Compra il pranzo a tutti se devi addolcire l'affare.
3. Se la tua azienda è organizzata in team, ogni team dovrebbe incontrarsi per discutere quali documenti devono assemblare o aggiornare. Possono anche stabilire le priorità di quali documenti sono più importanti da creare in base a quali conoscenze vivono solo nella testa di una persona.
4. Durante il progetto di mezza giornata, ogni persona sarà responsabile di un solo documento. Per processi complicati, due o più persone possono essere responsabili. L'obiettivo del progetto è quello di impostare i documenti di cui l'azienda ha bisogno - non finirli tutti interamente quel giorno.
Alla fine del progetto di mezza giornata, i membri del team (o l'intera organizzazione, se la tua azienda è piccola) dovrebbero condividere tra loro ciò che hanno creato e quanto lontano sono arrivati. Assicurati che tutti comprendano che tutti i documenti sono destinati a diventare documenti viventi.
Quest'ultimo passo è cruciale e merita una o due parole di spiegazione.
Documenti viventi
Un documento vivente è un documento che cambia nel tempo e in genere può essere modificato da un gruppo di persone, non da un solo amministratore. È fondamentale che tutti coloro che sono interessati dai documenti abbiano la possibilità di valutare il modo in cui vengono gestiti e ciò che li contiene, anche il personale junior, che potrebbe in effetti essere la persona più informata in merito a determinati compiti.
Lo scopo dei documenti viventi è renderli aperti e trasparenti a tutte le persone che hanno bisogno di accedervi - e non solo ai dipendenti esistenti, ma anche ai futuri dipendenti.
Di recente, un mio amico aveva bisogno di correggere un foglio di calcolo che la sua organizzazione aveva utilizzato per calcolare i costi in un dipartimento. Il foglio di calcolo conteneva formule errate e la persona che lo aveva impostato aveva bloccato il file e si era ritirato qualche anno prima. Dopo aver cercato un po 'su un server condiviso, il mio amico ha trovato un documento a cui solo lo staff senior poteva accedere, che conteneva la password. Fu estremamente fortunato che il precedente impiegato avesse pensato in anticipo di mettere quelle informazioni in un posto dove le persone giuste potevano trovarle. Tuttavia, anche in questo caso, sarebbe stato meglio se il mio amico (e tutto lo staff senior) avessero saputo in anticipo che questo documento con la password esisteva, dove si trovava e come si chiamava.
Consistenza
I documenti viventi possono essere conservati su server condivisi o gestiti come wiki. Se i file sono ospitati su un server, dovrai implementare le linee guida per le convenzioni di denominazione in modo che quando le persone aggiungono nuovi file e cartelle al server (o archiviano file più vecchi), lo facciano in modo coerente. Se tutti sono sulla stessa pagina, i nomi saranno coerenti e tutti saranno in grado di trovare rapidamente ciò di cui hanno bisogno.
L'ultimo passo nella condivisione delle informazioni è rendere i documenti viventi disponibili alle persone che ne hanno bisogno e, per questo, dovrai tornare alle convenzioni di denominazione di file e cartelle. Anche se crei un wiki, vorrai avere una sorta di standard sul modo in cui le pagine vengono denominate e organizzate all'interno del sito.
Assicurati di spiegare a tutti i dipendenti quali convenzioni di denominazione vengono utilizzate e perché. Sii chiaro su cosa vuoi che facciano e perché. Ecco alcuni punti chiave da sottolineare:
1. Essere organizzati ci aiuta ad avere successo come azienda e come squadra.
2. L'uso di convenzioni di denominazione coerenti ci mantiene tutti sulla stessa pagina e migliora la mentalità del nostro team.
3. Avere un sistema ti fa risparmiare tempo perché sarai in grado di trovare rapidamente le cose.
4. Ridurrete al minimo i vostri errori, come l'eliminazione dei dati o la sovrascrittura dei file.
5. Con la crescita dell'organizzazione, saremo in grado di gestire le nuove attività in modo più efficiente.
6. Quando assumiamo nuovi dipendenti, la loro formazione richiederà meno tempo e il loro coinvolgimento nel nostro modello di pensiero avverrà più rapidamente.
Take Aways
Le idee importanti da togliere a questo articolo sono:
1. La condivisione delle informazioni è fondamentale per il successo aziendale e richiede la partecipazione di tutti.
2. I documenti viventi possono e devono cambiare nel tempo; i documenti viventi devono essere accessibili a più persone che sono in grado di modificarli, nonché visibili a tutte le persone che si affidano a loro, ma presenti e futuri.
3. I documenti che sono etichettati e archiviati in modo coerente sono facili da trovare e quindi verranno effettivamente utilizzati.
