Organizzarsi: ottimi consigli per nomi di file migliori

Il modo in cui tu e i tuoi colleghi nominate i vostri file è importante tanto quanto il nome delle vostre cartelle. Farlo in modo intelligente, sistematico e logico sin dall'inizio posiziona la tua azienda in termini di successo, crescita a lungo termine e stabilità.

Molte aziende che considerano una nuova spinta organizzativa probabilmente hanno un enorme arretrato di vecchi file che non vorranno rinominare (almeno non subito). Va bene. Devi iniziare qualche volta.

In molti casi, ha senso implementare un nuovo sistema all'avvio di un nuovo progetto, team, trimestre o anno fiscale, indipendentemente dai principali punti di riferimento della tua azienda. Ha senso iniziare da un momento significativo in parte a causa del modo in cui gestirai gli archivi disorganizzati. In un anno, sarai in grado di trovare e gestire tutto ciò di cui hai bisogno senza sforzo, ma non sarai in grado di trovare cose più vecchie che precedono il tuo nuovo sistema altrettanto facilmente. Ti darò alcuni trucchi per gestire quegli archivi senza spendere mesi (o la gioventù di uno stagista) rinominandoli tutti.

Nomi dei file

Come per le cartelle, i nomi dei file devono essere:

• unico

• indicativo di ciò che contiene il file

• in linea con il modo in cui la tua azienda pensa alle informazioni

• analizzabile (con l'occhio umano) in base a come tu e i tuoi dipendenti trovate le informazioni

• ordinato in ordine alfabetico naturalmente

• coerente!

Unico. È assolutamente cruciale che i nomi dei file siano univoci, soprattutto se si lavora in un ambiente collaborativo e soprattutto se si copiano spesso file su un server. Se non disponi di un sistema per mantenere univoci i nomi dei file, rischi di sovrascriverli e perdere tutti i tuoi dati. In ambienti collaborativi, è comune sovrascrivere intenzionalmente i file. Se, come me, sei diventato affascinato dall'avviso pop-up ("Sei sicuro di voler sostituire il file esistente con quello più recente?"), Nulla ti impedirà di sovrascrivere il file sbagliato se ha lo stesso nome.

Ad esempio, supponiamo che io abbia una nuova fattura di Gray's Electronics chiamata Grays-invoice.pdf, datata ieri. Potrei incollarlo sul server nella cartella Fatture e potrei ricevere un avviso che esiste già un file con quel nome. Potrei anche presumere che da quando è arrivata la fattura ieri, qualcun altro l'ha messa lì, ma ho appena fatto firmare questa fattura dal reparto contabilità, quindi la mia deve essere la più recente, quindi sovrascriverò quella vecchia. Il tutto cade in pezzi quando qualcuno mi chiederà più tardi quel giorno di ritirare la precedente fattura di Gray, sai, quella di due mesi fa… quella con lo stesso nome file, che ora non c'è più.

Indicativo. Sembra sciocco affermare che i nomi dei file dovrebbero indicare ciò che contengono, ma l'ho visto andare storto molte volte. Molte persone presumono che quando annidano un all'interno di una cartella, la cartella si prende cura del nome della categoria più grande. Presumono anche erroneamente che il contenuto più rilevante di un file per loro sarà evidente anche per chiunque abbia bisogno di accedere al file. Facciamo di nuovo l'esempio di fatturazione. Supponiamo che il reparto contabilità trovi le fatture in tre modi: numero di fattura, codice fiscale e mese fiscale in cui è stata pagata. Alla contabilità non potrebbe importare di meno che si tratti della "fattura di Gray".

Personalmente uso due identificatori principali per tutti i miei file: date numeriche e codici. A casa, blog più volte al mese. Tutti i file di testo e le foto che utilizzo sul mio blog sono classificati con una data a quattro cifre (YR MO) e il classificatore "bg" per "blog". Una foto di un mercato a Montreal scattata durante un viaggio nel settembre 2010 si chiama 1009bg_montreal_market.jpg. I numeri a quattro cifre funzionano per i file del mio blog perché scrivo solo in media quattro o cinque post al mese.

A volte, però, potrei avere dozzine di foto di un determinato mese. In tal caso, o li codifico con un numero di sei cifre, aggiungendo il giorno alla fine, oppure abbrevia un altro significante per salvare i caratteri in modo da poter aggiungere più testo descrittivo ai nomi dei file. Per esempio:

• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg

• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg

So anche prima di aprire i file che queste sono entrambe foto di peperoni che ho pubblicato sul mio blog (bg), scattate nel settembre 2010 (1009), a Montreal (mnrl), al mercato (mrkt).

Un altro trucco, se viaggi molto, quindi usa il codice dell'aeroporto per indicare la posizione: YUL per Montreal, LAX per Los Angeles, LHR o LGW per Londra, e così via.

In linea con il processo di pensiero aziendale. Come avresti potuto immaginare dall'esempio precedente, so di poter contare sulla mia memoria per recuperare informazioni per data. Nel decidere come funzioneranno le convenzioni di denominazione, devi sapere come la tua azienda ricorda le informazioni. Ma le date uccidono anche due uccelli con una fava. Codificano il file per quando si è verificato o era significativo e ti portano a metà strada con nomi univoci. Non aprirò mai accidentalmente le foto del mio viaggio a Montreal del 2006, quando ne voglio davvero quelle del 2010, anche se ho scattato foto ai mercati in entrambe le occasioni.

Consiglio vivamente di includere una data nei nomi dei file. L'unica vera domanda è: quale data è più utile per la tua attività? La data in cui è stata inviata o elaborata una fattura o la data in cui il lavoro è stato completato o quando è stato firmato il contratto? I proprietari di aziende, i capisquadra e i responsabili di reparto dovrebbero fare la telefonata finale, ma prima parla con le persone che svolgono il lavoro più quotidiano. Sono quelli che sapranno cosa ha davvero senso.

Analizzabili. Quando apri una cartella, vuoi conoscerne immediatamente il contenuto, senza aprire i file o strizzare gli occhi nelle visualizzazioni delle anteprime. Definire la giusta convenzione di denominazione dei file include capire quali sono le informazioni chiave in ogni documento. Mi arrabbio quando vedo il computer di qualcuno con il file resume.doc. Quale curriculum è? Quando è stato aggiornato? È una versione lunga o corta? Dove verrà spedito? 1102_CV_marketing_digital.doc potrebbe essere il curriculum che evidenzia la tua esperienza di marketing digitale, mentre 1102_CV_short.doc potrebbe essere il CV professionale generico che intendi aggiornare quando ti iscrivi alla facoltà di giurisprudenza.

Basti pensare a quanto più produttivi tu e i tuoi colleghi potreste essere di voi, sapendo con alta certezza cosa conteneva ogni file prima di aprirlo.

Ordinato naturalmente. Un altro motivo per cui mi piace usare le date come identificatori è perché tutto andrà in ordine cronologico quando la cartella ordina i file per nome, che di solito è l'impostazione predefinita. L'ordinamento in base alla data effettiva del file ti dice solo quando i file sono stati aggiornati per l'ultima volta, ed è improbabile che sia la cosa principale che vuoi o devi sapere. Se metti sempre YR MO DA all'inizio del nome del file, avrai sempre l'ordine.

Consistenza. In precedenza, ho fatto l'analogia che essere organizzati è come rimanere in forma. Il cambiamento non avviene dall'oggi al domani. I premi arrivano a lungo termine, non a breve termine. È necessario apportare modifiche che sono giuste per te e che dureranno, piuttosto che saltare su una dieta di moda. Quando hai la sensazione di aver trovato una soluzione con cui convivere, mantienila!

Gestire in modo intelligente archivi o file precedenti

Nessuno si aspetta che riorganizzi e rinomini l'intero archivio di dati. Non è un modo prezioso per passare il tempo ed è ridicolo pensare di poterlo fare. Quindi cosa dovresti fare con tutti quei file e cartelle disorganizzati del passato?

Pensare a tutti i tuoi file contemporaneamente è ingestibile. Ecco perché sono disorganizzati! Il modo più semplice per iniziare ad affrontare i tuoi archivi è pensare a due gruppi: vecchi e molto vecchi. Come definisci il vecchio e il vero vecchio dipende da te.

Per me, "davvero vecchio" significa che sono più del 99 percento sicuro di non poter accedere più al file, ma potrebbe accadere. Le cose "davvero vecchie", per me, devono anche avere almeno tre anni. I file che soddisfano questi due criteri sono pronti per l'archiviazione su disco.

I "vecchi" regolari generalmente fanno riferimento a file su cui ho lavorato entro uno e tre anni fa. Questi rimangono sul mio disco rigido o server, dove posso accedervi se necessario, ma vengono scaricati nelle cartelle degli anni. Ho cartelle etichettate "2010", "2009" e "2008."

Inserendo i contenuti più vecchi in cartelle per anno, è possibile eseguire le pulizie di primavera. Hai mai provato a pulire a fondo il tuo armadio senza svuotarlo? Non funziona Per organizzarti, hai bisogno di un nuovo inizio. Spostare tutti i file in cartelle per anno ti dà quell'avvio pulito senza rimuovere tutto ciò di cui potresti aver effettivamente bisogno. Devi vedere una finestra pulita e ordinata prima di poterti organizzare!

Cosa fai con un file che si estende per più anni? Inseriscilo nella cartella dell'anno più recente. Ci hai lavorato l'anno scorso? Quindi dovrebbe essere nelle cartelle dello scorso anno. Se sei preoccupato di non riuscire a trovarlo, perché? I tuoi file sono già un casino! Probabilmente dovrai comunque cercare il file, quindi cosa importa se è nidificato in un'altra cartella?

Take Aways

Gli importanti punti da asporto di questo articolo sono:

1. La convenzione di denominazione dei file utilizzata dalla tua azienda deve essere compresa da tutti nell'organizzazione.

2. Le convenzioni di denominazione dei file dovrebbero aiutare le persone a trovare rapidamente le informazioni scansionando i nomi o cercando date o altri significanti nel nome.

3. I file "ordinati naturalmente" sono più facili da scansionare e ordinare.

4. Essere coerenti con le convenzioni di denominazione.

5. Evitare un enorme progetto di revisione semplicemente archiviando i dati più vecchi per anno.