Preparati: gli assistenti vocali stanno arrivando nella tua sala conferenze

Una volta intrappolati negli smartphone, gli assistenti vocali stanno ora trovando nuove case in diversi fattori di forma. Gli assistenti vocali sono assistenti digitali che utilizzano il riconoscimento vocale, la sintesi vocale e l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) per alimentare altoparlanti intelligenti e controllare elettrodomestici intelligenti. Possono anche aiutare gli utenti a dettare messaggi, gestire attività e fissare appuntamenti. Gli assistenti vocali sono l'interfaccia di elaborazione vivavoce per il futuro, ma siamo pronti ad ascoltarli durante le nostre telefonate e riunioni? Se ti sembra "inquietante", dovrai superarlo perché l'assistente vocale è un'idea il cui tempo è arrivato.

Gartner Research prevede che, entro il 2021, il 25 percento dei lavoratori digitali utilizzerà gli assistenti virtuali su base giornaliera; questo è aumentato da solo il 2% nel 2019. Per le piccole e medie imprese (PMI) e le startup, ciò significa un'opportunità per utilizzare una tecnologia di assistente virtuale per occuparsi di processi aziendali più ripetitivi e ausiliari, che, secondo i fornitori comunque, dare a quei clienti più tempo per occuparsi della giornata.

Credito immagine (Statista )

AI per meeting, conference call

Quando si tratta di riunioni e teleconferenze, la distrazione è un problema comune perché provoca un calo del coinvolgimento e della fidelizzazione dei partecipanti. Potresti aspettartelo durante la riunione mensile di revisione delle entrate, ma non è qualcosa che desideri quando parli con i clienti o pianifichi nuove importanti iniziative.

È qui che i fornitori di tecnologia di collaborazione vocale come Voicea pensano di poter fare la differenza. Ad esempio, Voicea Enterprise Voice Assistant (EVA) è progettato per aumentare la produttività nelle riunioni e nelle chiamate in conferenza. EVA ascolterà una riunione o una chiamata, prenderà appunti e fisserà promemoria in modo che i partecipanti possano spendere meno energia per prendere appunti e concentrarsi maggiormente sulla discussione.

Una soluzione come EVA può prendere qualcosa di intangibile come una chiamata in conferenza e quantificarlo in appunti, risultati finali e persino attività e oggetti d'azione assegnati. "EVA è in grado di tracciare ed etichettare tutti i relatori presenti in una riunione", ha dichiarato Cory Treffiletti, Chief Marketing Officer presso Voicea.

L'assistente vocale funziona anche con le più diffuse soluzioni di videoconferenza e meeting online, tra cui Bluejeans, Cisco WebEx, GoToMeeting, Microsoft Skype for Business e Zoom.

"EVA si unisce alle riunioni, ascolta e trascrive le conversazioni", ha spiegato Mohamed El-Geish, Chief Architect di Voicea. "L'intelligenza artificiale viene applicata in molti modi: un sistema di riconoscimento vocale automatico per la trascrizione, un sistema di individuazione di parole chiave per rispondere quando gli utenti dicono" Okay EVA "; un sistema di rilevamento di intenti per comprendere comandi vocali, cercare in audio e predittivo modelli per raccomandare momenti importanti della riunione."

Non l'assistente vocale del tuo smartphone

Gli assistenti vocali per l'ambiente di lavoro sono diversi per carattere e design rispetto a quelli nei tuoi smartphone, altoparlanti intelligenti ed elettrodomestici intelligenti. Gli assistenti vocali incentrati sul consumatore si basano sulle loro personalità amichevoli e sulla loro capacità di informare e intrattenere. Stanno sempre ascoltando le loro parole scatenanti e possono essere prepotenti e sciocche.

Gli assistenti vocali incentrati sulla produttività hanno personalità più silenziose. Stanno cercando di aiutare gli utenti a evitare le distrazioni, dopo tutto, non ad aggiungerle. EVA conferma auditamente di aver soddisfatto una richiesta senza cercare di avviare una conversazione. Questo perché l'obiettivo è fornire un servizio e non interrompere la conversazione, secondo Treffiletti.

"Siri e Alexa devono impegnarsi in un modo che EVA non ha", ha detto, "perché EVA sta fornendo un servizio incentrato sulla conversione di una riunione per diventare un prezioso contenuto per te e il tuo team".

Migliorare le riunioni con Voice Analytics

Entro un'ora dalla riunione o dalla teleconferenza, EVA invia ai partecipanti un rapporto sulla riunione, inclusi alcuni punti salienti, e persino una nuvola di parole composta dalle parole chiave più pronunciate durante la riunione. EVA analizza il contenuto della riunione trascritta in vari elementi.

"La tecnologia dell'assistente vocale è un modo semplice per migliorare l'esperienza della riunione, gestire e tracciare i contenuti e aumentare l'impegno con la tecnologia in-room", spiega Daniel Newman, Analista principale di Futurum Research. "Sia che inizi una presentazione, invii un'email con le note o semplicemente oscuri le luci, usare la tua voce è il modo più naturale e semplice per svolgere questi compiti."

Un'altra caratteristica chiave di EVA è la capacità di lavorare con le app di gestione dei progetti. Utilizzando i comandi vocali, gli utenti possono fare in modo che EVA crei un'attività in app come Asana, Jira Service Desk e Trello per aiutarli a ricordare importanti azioni e follow-up di una riunione.

Vedere gli Assistenti vocali come hub di produttività

In futuro, gli assistenti vocali aziendali potrebbero fungere da hub per vari servizi, proprio come oggi gli assistenti vocali dei consumatori fungono da hub per attenuare le luci, riprodurre musica e impostare allarmi. Possiamo aspettarci che gli assistenti vocali aziendali incentrati sulla produttività integrino e automatizzino i processi.

Osservando le soluzioni di business a comando vocale, ci sono varie aziende che dispongono già della tecnologia per rendere più onnipresenti gli assistenti vocali nella sala del consiglio. "Sono fiducioso su Cisco e Microsoft", ha detto Newman. "Per Cisco, hanno creato la loro piattaforma Webex Teams, insieme alla loro soluzione Teams Board, per portare davvero la collaborazione nella stanza concentrandosi sull'uso di voce e video per andare oltre la stanza. Vedo anche Microsoft, con Cortana che diventa più un giocatore importante. Con oltre un miliardo di utenti di Microsoft Office 365, possiedono ancora strumenti di produttività. Per loro vedo questo come un'estensione naturale per loro ".

Rimozione degli ostacoli all'adozione

Mentre sembra che la tecnologia dell'assistente vocale sia pronta per l'adozione aziendale, ci sono ancora molte barriere, sia reali che percepite, a introdurlo in molti luoghi di lavoro. Per uno, le persone che hanno avuto esperienze utente scadenti con altoparlanti intelligenti o assistenti vocali nei loro smartphone, l'adozione di tecnologie simili sul posto di lavoro potrebbe essere una vendita difficile. Ci sono stati casi in cui gli assistenti vocali dei consumatori, come Alexa di Amazon nei loro altoparlanti Echo, hanno registrato una conversazione privata e l'hanno inviata a un contatto senza autorizzazione. Poi c'è il fattore inquietante di avere migliaia di dipendenti che ascoltano comandi e conversazioni dagli altoparlanti intelligenti degli utenti, per migliorare apparentemente l'accuratezza nel riconoscimento vocale.

Nel caso di un assistente vocale come EVA, tutto ciò che viene registrato e trascritto è disponibile solo per i partecipanti alla riunione e principalmente sotto il controllo dell'organizzatore della riunione. Le stesse limitazioni che riguardano la maggior parte delle tecnologie vocali orientate al consumatore si applicano agli assistenti vocali orientati al business. Ad esempio, l'audio della sorgente deve essere sufficientemente forte e chiaro da essere decifrato correttamente dall'intelligenza artificiale. Esistono varie sfumature, come gli accenti stranieri e le parole gergali regionali, che potrebbero inciampare negli assistenti vocali, specialmente in una sala conferenze affollata. Ciò potrebbe comportare trascrizioni fuori contesto o illeggibili. È qui che l'apprendimento automatico (ML) può fare la differenza.

"L'assistente di Voicea viene costantemente addestrato su accenti, pronuncia e ciò che chiamiamo parole" fuori dal vocabolario ". Più hai EVA nei tuoi incontri, più EVA può imparare", ha detto Treffiletti. "Operiamo su una piattaforma di riconoscimento vocale automatico a cinque livelli in cui ogni livello è addestrato su diversi aspetti della trascrizione audio. All'interno di ciascuno di questi, lavoriamo con lingue, accenti e vocabolario oltre alla qualità audio e ad altri elementi che migliorano ulteriormente i risultati della piattaforma ".

Affrontare le preoccupazioni in materia di sicurezza e privacy

Ostacoli tecnici a parte, come si sentono i lavoratori riguardo alla condivisione di riunioni e teleconferenze con un robot onnipresente per la registrazione vocale? Con una maggiore importanza data alla privacy e alla sicurezza, i dipendenti potrebbero vedere essere registrati come una violazione della privacy. Nel caso di Voicea, il contenuto registrato e trascritto è crittografato e accessibile solo alle persone presenti alla riunione. C'è anche un comando "Off the Record" che mette in pausa tutte le attività di registrazione e trascrizione.

"Il più grande ostacolo che vediamo è semplicemente creare un'abitudine", ha spiegato Trefiletti. "La maggior parte dei nostri utenti è a proprio agio con l'idea di avere un'intelligenza artificiale durante la chiamata, soprattutto perché Voicea dimostra la piena trasparenza di avere l'assistente durante la chiamata con notifiche e-mail pre-riunione e avvisi durante la riunione." Ha aggiunto che i partecipanti alla riunione che utilizzano EVA non sono preoccupati per i problemi di privacy perché comprendono il vantaggio di far diventare una riunione un contenuto da utilizzare in seguito.

Lavori complementari, non sostituendoli

• La guida aziendale all'apprendimento automatico La guida aziendale all'apprendimento automatico
• Business Choice Awards 2019: sistemi Voice Over IP (VoIP) Business Choice Awards 2019: sistemi Voice Over IP (VoIP)
• VoiceBase e Tableau forniscono nuovi approfondimenti tramite Speech Analytics VoiceBase e Tableau forniscono nuovi approfondimenti tramite Speech Analytics

Per quanto riguarda l'idea che l'IA e gli assistenti virtuali porteranno i lavori lontano dall'uomo, EVA e soluzioni simili sono focalizzate sui compiti e progettate per integrare piuttosto che sostituire le persone nel loro lavoro. "L'intelligenza artificiale e i robot impiegheranno lavori che richiedono competenze scarse o inesistenti", ha osservato Newman.

"Non vediamo le persone preoccuparsi della sostituzione di un posto di lavoro poiché la maggior parte delle riunioni non ha una persona che si dedica esclusivamente alla presa di appunti e al follow-up; questo è un compito condiviso da un numero di persone durante l'incontro", ha detto Treffiletti.