Video: Venerdì nero - La responsabilità nella sicurezza sul lavoro (Settembre 2024)
Brooke Zimet sa in prima persona cosa significa rovinare la compilazione dei moduli di sicurezza sul posto di lavoro. Oggi, Zimet è una consulente senior senior delle risorse umane (SHRM) certificata dalla Society for Human Resource Management (SHRM) e proprietaria di TalentShip LLC a Portland, Oregon. Ma nel suo primo lavoro come assistente delle risorse umane, il suo datore di lavoro è stato multato perché Zimet non aveva è stato insegnato come completare correttamente i registri OSHA (Occupational Safety and Health Administration) quando i lavoratori si sono ammalati o feriti sul posto di lavoro. Un audit a sorpresa degli ispettori dell'OSHA ha scoperto i suoi errori. "Se non è mai successo prima, c'è così tanto che non ti rendi conto che devi sapere", ha detto Zimet.
A partire dal 2017, sarà ancora più importante per le aziende ottenere correttamente la documentazione sulla sicurezza sul lavoro. È in quel momento che entra in vigore un nuovo regolamento OSHA, che richiede all'incirca 750.000 datori di lavoro di presentare elettronicamente le relazioni annuali sulle malattie e sugli infortuni dei lavoratori all'agenzia, che pubblicherà i dati sul suo sito web.
Non dovrebbe essere troppo difficile da rispettare per i datori di lavoro. Ma, come ho appreso dai fornitori di tecnologia e dagli addetti ai lavori, le aziende non possono fare affidamento esclusivamente sul software HR per svolgere il proprio lavoro. E fare errori - o anche essere troppo accurati - potrebbe tornare a morderti.
Fornitori di tecnologia HR Aggiornamenti software di rimuginatura
Il nuovo regolamento OSHA, messo a punto all'inizio di maggio, riguarda le società statunitensi con oltre 250 dipendenti, nonché le società con 20 o più lavoratori in diverse dozzine di settori ad alto rischio, tra cui l'edilizia, i negozi di alimentari, la produzione e le case di cura.
In base al nuovo requisito, l'OSHA pubblicherà i dati sulla sicurezza dei lavoratori sul proprio sito Web, con l'aspettativa che "la divulgazione pubblica dei dati sugli infortuni sul lavoro incoraggerà i datori di lavoro a intensificare gli sforzi per prevenire infortuni e malattie sul lavoro", secondo una dichiarazione dell'agenzia. La nuova norma prevede che i datori di lavoro informino i lavoratori su come segnalare gli infortuni e impedisce loro di eseguire ritorsioni nei confronti dei dipendenti.
Dopo che OSHA ha rilasciato i regolamenti aggiornati, ho fatto il check-in con più di una mezza dozzina di fornitori di tecnologia, inclusi i fornitori di software per la gestione delle risorse umane locale e basata su cloud e il tempo e le presenze. Volevo sapere se stanno pianificando aggiornamenti per aiutare i clienti a conformarsi.
Ho ricevuto una varietà di risposte. ADP sta lavorando per aggiungere la capacità, secondo un portavoce del gigante dell'elaborazione delle buste paga. Un portavoce di SAP SuccessFactors Perform and Reward afferma che il modulo "Employee Central Time & Attendance" della società può essere configurato per tracciare e compilare le assenze per tipo, comprese le malattie e gli infortuni sul lavoro. Tuttavia, gli utenti dovranno scaricare i dati in un formato elettronico accettabile OSHA per trasmetterli all'agenzia.
Altri venditori di tecnologia delle risorse umane stanno ancora cercando di capire cosa faranno. Jonathan Rejholec, Senior Product Manager di BambooHR, vuole vedere se i clienti pensano che sia una caratteristica importante prima di intraprendere qualsiasi tipo di azione. Ultimate Software sta inoltre adottando un approccio di attesa prima di decidere se aggiornare o meno il suo servizio di gestione delle risorse umane di UltiPro. Kronos sta cercando il loro prodotto Kronos SaaShr. PlanSource, che offre principalmente vantaggi software di amministrazione, sta parlando con i fornitori di tecnologia con i quali collabora con altre funzioni delle risorse umane al fine di determinare il modo migliore per affrontare la situazione. Nir Leibovich, CEO di GoCo, una start-up con una piattaforma HR basata su freemium che rivaleggia con Zenefits, sta cercando di stimare quanti dei suoi clienti avrebbero un impatto sul regolamento. I clienti GoCo hanno in genere da 5 a 300 dipendenti e Leibovich afferma di non essere stato in grado di trovare dati su quante aziende di quelle dimensioni rientrano nella designazione del settore ad alto rischio di OSHA.
L'autore e relatore di business e tecnologia Phil Simon afferma che i produttori di software per le risorse umane aggiungeranno la funzione se vogliono essere visti come concorrenti legittimi come ADP, Oracle, Workday e altri grandi nomi del settore. D'altra parte, "Sono sicuro che ci saranno molte aziende che lo tengono in un foglio di calcolo o che non sanno che la loro tecnologia delle risorse umane potrebbe farlo", ha detto Simon, che in precedenza ha lavorato per il fornitore di tecnologia delle risorse umane Lawson Software (ora parte di Infor).
Pulizia dei dati, formazione e altri modi per prepararsi
I datori di lavoro non sono completamente affondati se il fornitore di tecnologia delle risorse umane da cui acquistano non aggiorna il proprio software per adeguarsi alla nuova regola di segnalazione elettronica. Simile a SAP SuccessFactors Perform and Reward, molti sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) e software e sistemi di gestione delle risorse umane generano già rapporti di assenza. Da lì, le aziende dovranno compiere il passo aggiuntivo per estrarre i dati rilevanti dal sistema e in una forma accettata da OSHA.
Prima che le aziende possano inviare i dati, devono assicurarsi che siano pulite. Arrivare a quel punto potrebbe essere più difficile di quanto sembri. In alcune organizzazioni, quando un lavoratore viene ferito, un supervisore o un dirigente della fabbrica compila un rapporto sull'incidente o attende che le risorse umane diano loro cosa fare. Di conseguenza, a volte i moduli non sono compilati correttamente o sono incompleti. "Il novantacinque percento delle volte nella mia esperienza, il sistema non funziona correttamente perché qualcuno non ha prestato attenzione alla qualità dei dati", ha detto Simon.
Per assicurarsi che ciò non accada in futuro, le aziende possono mettere il personale che compila regolarmente i moduli di sicurezza sul posto di lavoro attraverso una formazione adeguata. Le agenzie di sicurezza dei lavoratori statali come l'Oregon OSHA offrono corsi online. Lo stesso vale per l'OSHA, attraverso i centri di istruzione dell'OSHA Training Institute, una rete nazionale di organizzazioni no profit che offrono corsi autorizzati dalle agenzie.
Zimet afferma che le organizzazioni devono anche fare attenzione alla quantità di informazioni che condividono. Prima della modifica, i datori di lavoro hanno commesso un errore dal punto di vista prudenziale e hanno riferito in eccesso. "Ma se lo fai ora", ha avvertito, "potresti essere penalizzato. Non vuoi avere molti incidenti e incidenti perché si scatenerà un'ispezione."
Se le piccole imprese hanno concorrenti più grandi che devono conformarsi alle nuove normative, Zimet afferma che potrebbe avviare più indagini OSHA nel loro settore. "Quindi anche i ragazzi piccoli devono essere conformi", ha detto.
Zimet ha lavorato sul personale (o su contratto) per diverse aziende nel campo dell'assistenza sanitaria e dell'educazione della prima infanzia, due settori OSHA considera ad alto rischio le malattie e gli infortuni sul lavoro e, quindi, ispeziona più spesso. Lei ritiene di aver superato almeno otto ispezioni nel corso degli anni. Se la nuova regola di reporting online innesca un audit OSHA, suggerisce alle aziende di creare un elenco di controllo a cui i recordkeeper possono fare riferimento. L'elenco di controllo dovrebbe includere le indicazioni su dove sono archiviati i dati e le domande che l'OSHA pone comunemente negli audit. "Questo potrebbe essere semplice come avere una sezione di sicurezza su una intranet aziendale o creare una wiki", ha detto. "Tante aziende hanno queste cose obsolete nei raccoglitori.
