Organizzarsi: qual è lo strumento migliore per organizzare un'azienda in crescita?

"Quale strumento mi aiuterà a gestire meglio la mia attività in crescita?" Un lettore di nome Rafael mi ha scritto il mese scorso per porre questa domanda. Stava leggendo alcuni dei migliori strumenti di gestione dei progetti, software di gestione del lavoro, programmi di comunicazione e tutte quelle altre app per la produttività destinate a creare un boom aziendale. Ma non riuscì a capire quale avrebbe funzionato meglio per gestire il suo lavoro.

"Ho appena iniziato a lavorare per una piccola società di investimenti immobiliari", ha scritto, "e hanno davvero bisogno di aiuto per automatizzare i loro processi. Gestiscono le cose principalmente via e-mail (argh!) E con piani di espansione, non è una struttura scalabile a questo punto. Stavo pensando di utilizzare Asana o Teamwork Projects per semplificare le operazioni e volevo il tuo contributo. Per darti una prospettiva, il team è composto da cinque dipendenti interni che lavorano con gli investitori per acquistare e vendere proprietà ".

Rafael ha inoltre spiegato che considera ogni proprietà come un "progetto" e ha voluto essere in grado di creare un elenco di attività per ciascuna che sarebbe stata assegnata ai dipendenti in base alle esigenze. Le organizzazioni gestiscono da 150 a 200 "progetti" contemporaneamente. E di volta in volta, i giocatori esterni hanno bisogno di informazioni dettagliate sul processo.

Ha anche affermato che la flessibilità e la collaborazione in team sono della massima importanza, come lo sono in molte aziende. Ma sembrava piuttosto pronto a usare Asana o Teamwork Projects. Ecco la mia risposta:

Mazzo di carte contro gioco da tavolo

Pensa ad Asana come a un mazzo di carte e pensa a Teamwork Projects come a un gioco da tavolo. Con un mazzo di carte, puoi giocare a un gioco creato da qualcun altro o puoi creare il tuo gioco. Con un gioco da tavolo, il gioco ha delle regole e puoi piegarle se lo desideri, ma in generale, il gioco da tavolo è progettato per essere giocato con te rispettando le regole.

Nella mia esperienza, Asana impiega tempo per implementare correttamente, ma alla fine, puoi usarlo come vuoi. I primi giorni saranno davvero fonte di confusione per tutti coloro che stanno imparando a usare il sistema. Il motivo è che il tuo team dovrà impostare le regole per l'utilizzo. Non esiste un modo giusto o sbagliato di usare Asana.

Dopo alcune settimane, si spera che i cinque impiegati saranno a bordo, e probabilmente inizieranno ad adattare le loro regole a questo punto. Asana accetta tentativi ed errori. Ci vuole anche una solida comunicazione di gruppo per garantire che tutti stiano usando lo strumento allo stesso modo.

Ora parliamo di progetti di lavoro di squadra. Ci vorrà del tempo anche perché il tuo team si abitui ai progetti di lavoro di squadra, ma per un motivo diverso. Le persone esploreranno tutte le funzionalità e inseriranno le attività per la prima volta. Il tuo team creerà probabilmente una serie di modelli che potranno riutilizzare per la vendita o l'acquisto successivi. Ma con Teamwork Projects, la chiave è che gestirai ogni acquisto o vendita di immobili come un progetto.

I progetti hanno sempre date di fine e, nel tuo caso, è la data di chiusura. Di solito hanno pietre miliari, forse per contrarre o ottenere denaro in deposito a garanzia. E con i progetti, le date per queste scadenze e pietre miliari contano. Non ho idea se le scadenze contano o meno per la tua squadra. Il tuo team dice cose come "Compriamo questa proprietà entro il 1 ° ottobre" o semplicemente "Compriamo questa proprietà" senza sapere quanto tempo ci vorrà? Se hai scadenze fisse, i progetti di lavoro di squadra sono probabilmente migliori.

Gli strumenti di gestione dei progetti, come i progetti di lavoro di squadra, consentono di creare dipendenze tra le attività in modo che un'attività non possa essere eseguita fino a quando non si verificano tutte le attività dipendenti. Ad esempio, se non è possibile stipulare un contratto fino al completamento dell'ispezione, è possibile impostare in Progetti di lavoro di squadra. Con Asana, la tua squadra può scegliere di giocare secondo quella regola, ma non farà parte del sistema stesso. Puoi utilizzare entrambi gli strumenti gratuitamente per avere un'idea di come funzionano e quindi passare a un account a pagamento che avrà più funzionalità.

La scelta di uno strumento

Ho fatto il check-in con Rafael alcune settimane dopo per vedere se aveva preso una decisione e come funzionava lo strumento per la sua squadra. Aveva optato per provare i progetti di lavoro di squadra. Il punto di forza, ha detto, era la capacità di creare dipendenze tra le attività. L'allestimento stava impiegando un po 'di tempo, come previsto, ma Rafael aveva anche delle ottime notizie da condividere:

"Una rivelazione degna di nota è che c'è un'offerta di Teamwork Projects Startup, in cui offrono alle startup un software gratuito del valore di un anno! È stato molto vantaggioso fare questa mossa", ha scritto Rafael.

Risorse addizionali

Per consigli correlati, vedere 7 modi per semplificare la gestione dei progetti nei progetti di lavoro di squadra e l'utilizzo di Asana nelle aziende.

E per ulteriori consigli sulle app aziendali, consultare il miglior software di collaborazione aziendale online.