Organizzati: strumenti per riunioni migliori

Gli esperti adorano dire che le riunioni uccidono la produttività. Incontri inutili e pianificati male lo fanno certamente. Ma alcuni incontri sono necessari. Le riunioni possono suggellare nuovi affari. Possono lanciare team su nuove iniziative produttive. Possono correggere la rotta su un progetto andato storto. E possono facilitare il cameratismo tra collaboratori che non sono in grado di stare insieme nello stesso spazio. Quando devi assolutamente avere una riunione, avrai bisogno di alcuni suggerimenti per tenere riunioni più produttive, oltre al software giusto per farlo.

programmazione

Probabilmente Outlook mi viene in mente come il tipico software per ufficio utilizzato per pianificare le riunioni, ma trovo che molte delle funzionalità di Outlook siano ingombranti e difficili da imparare come previsto. Se tutti i partecipanti alla riunione sono utenti esperti di Outlook, è possibile trovare un orario per incontrarsi che funzioni per tutti, prenotare una sala conferenze e ottenere quella riunione sul calendario utilizzando nient'altro che Outlook. Ho bisogno di qualcosa di più semplice, e sono in qualche modo un appassionato di strumenti organizzativi, quindi posso solo immaginare come gli altri potrebbero pensare a Outlook come uno strumento di pianificazione.

Doodle.com è quella soluzione semplice. È uno dei miei siti Web preferiti per pianificare riunioni e riunioni. Doodle.com è un sito Web e un servizio gratuiti che rendono la pianificazione semplice come la creazione di un sondaggio. Inviti le persone al sondaggio (inviando un URL o invitandole direttamente da Doodle) e controllano i tempi dei segni disponibili in base alle scelte fornite dal creatore del sondaggio. È un sogno di efficienza che diventa realtà.

Per ulteriori informazioni su Doodle, vedi la mia intervista con il fondatore di Doodle Michael Naef, che include un video che mostra come funziona Doodle.

Hosting di meeting virtuali

Webex e GoToMeeting sono due dei servizi di meeting virtuali più noti che, nella mia esperienza, tendono ad essere utilizzati da persone le cui aziende hanno già un account con quel provider. Gli account a pagamento di entrambi sono ricchi di funzionalità, come la possibilità di registrare riunioni, chattare con altri partecipanti, condividere tutto ciò che accade sullo schermo del computer di qualcuno, collegare più webcam e molto altro. Per utilizzare GoToMeeting è necessaria l'installazione di un'applicazione installata.

Webex offre un account gratuito (GoToMeeting non lo fa), ma presenta alcune rigide limitazioni. Ad esempio, solo una persona può ospitare riunioni e il numero massimo di persone nella riunione è tre. Tutti i partecipanti alla riunione devono utilizzare il VoIP perché il dial-in telefonico non è supportato e l'host può condividere il desktop, la lavagna e i documenti, ma non le applicazioni o qualsiasi cosa in esecuzione in remoto. Quindi, se stai utilizzando uno di questi servizi, probabilmente vorrai l'account a pagamento.

Join.me è un'altra opzione popolare per l'hosting di riunioni virtuali. Come Webex, ha un'opzione gratuita, ma con vincoli allentati sui limiti. Un account Join.me gratuito accetta fino a 10 partecipanti in una riunione virtuale, supporta la condivisione dello schermo e la possibilità di condividere il controllo (ovvero, consegnare alcune delle attività di hosting a un altro partecipante).

MeetingBurner (gratuito; account Pro da $ 39, 95 al mese) è un'altra opzione che viene eseguita nel browser senza installazione richiesta. Con un account gratuito, puoi tenere riunioni fino a dieci persone, ma VoIP non è supportato, tuttavia Skype funziona e funziona perfettamente all'interno del servizio.

Skype non è un cattivo strumento per ospitare determinati tipi di riunioni, ma non è sempre affidabile come alcuni degli altri. Come con gli altri strumenti, un account Skype gratuito presenta diverse limitazioni (nessuna condivisione dello schermo è la più grande per le riunioni e le videoconferenze con solo un'altra persona), ma può essere un'opzione conveniente quando è necessario disporre rapidamente di un audio chiama con persone che sono sparse in tutto il mondo… e che hanno già account Skype.

Collaborazione faccia a faccia

La maggior parte degli strumenti per webinar citati sopra facilitano la collaborazione virtuale online, ma quando tutti sono nella stessa stanza e possono parlare faccia a faccia, mi piace usare strumenti che richiedono meno gestione.

Google Drive (gratuito) è utile in ufficio perché più persone possono aggiornare i documenti in tempo reale. Puoi vedere quando qualcun altro sta modificando o visualizzando lo stesso documento che hai aperto. Purtroppo, Google Drive non è l'ideale per i dispositivi mobili. Trovo ancora molto più facile da usare su un laptop durante le riunioni che tramite l'app per iPad di Google Drive, ad esempio.

Asana ha preso d' assalto il mondo della collaborazione con il suo eccellente strumento di gestione delle attività collaborative online (e gestione dei progetti). È un ottimo servizio da utilizzare durante i tuoi cicli di lavoro e mostra il suo valore durante le riunioni per la creazione di nuove attività, come le azioni di follow-up assegnate alle persone al termine di una riunione.

Prendere appunti

Evernote (gratuito a $ 45 al mese per il premio) è il gorilla da 800 libbre di prendere appunti, e lo uso furiosamente durante le riunioni. Adoro che abbia una funzionalità di registrazione audio integrata che mi permetta di catturare l'intera conversazione nel caso in cui dovessi fare riferimento ad essa in un secondo momento. È anche eccezionale su un dispositivo mobile per la sua funzione fotocamera. Scatta una foto di una lavagna, caricala su Evernote e tutto il testo nella foto viene analizzato dall'OCR e diventa completamente ricercabile.

Minutes.io (gratuito), progettato allo scopo esplicito di prendere i verbali delle riunioni, funziona in un browser ma funziona sia online che offline. Quando ti viene chiesto di prendere appunti ufficiali per una riunione inaspettatamente, minuti.io si avvia rapidamente e funziona bene, dandoti un modello per l'attività da svolgere.