Organizzati: smetti di combattere le e-mail con più e-mail

Il sovraccarico della posta elettronica è un enorme problema di produttività sul posto di lavoro. Incontro continuamente persone che si lamentano dell'email, dicendo che li sopraffanno, desiderando che ci fosse un interruttore di spegnimento per tutti i nuovi messaggi che si riversavano nelle loro caselle di posta.

Molte di queste stesse persone, tuttavia, si fissano sull'e-mail in modo tale da aggravare il problema. Quello che vedo sono le persone che cercano di combattere la posta elettronica con più posta elettronica, che a sua volta genera sempre più posta elettronica. Poiché sono impantanati nella miseria della posta elettronica, di solito non riescono a vedere cosa sta accadendo chiaramente, quindi non hanno idea di peggiorare le cose.

Ci sono alcuni modi in cui ho notato che le persone si sparano ai piedi mentre cercano di gestire il sovraccarico della posta elettronica.

Non utilizzare la Posta in arrivo come elenco di cose da fare

Il primo esempio di persone che peggiorano i loro problemi di posta elettronica sono gli ascoltatori di cose da fare , come mi piace chiamarli. I lister di cose da fare lasciano le e-mail nelle loro caselle di posta quando il messaggio contiene un'attività o attiva la memoria di un'attività assegnata. In altre parole, usano la posta in arrivo come elenco di cose da fare.

Pensa a come le persone di solito assegnano attività via e-mail. Raramente il compito è chiaramente indicato nella riga dell'oggetto. Il destinatario deve aprire e leggere l'e-mail per conoscere i dettagli dell'attività. Più probabilmente, tuttavia, il messaggio non avrà tutte le informazioni necessarie al destinatario, come una scadenza o altri dettagli sull'attività. Uno scambio di messaggi avanti e indietro chiarisce l'attività e finisce per creare una nuova e-mail ogni volta che succede. In breve, le caselle di posta elettronica sono elenchi di attività molto scadenti.

Un altro problema è che i lister di cose da fare devono controllare costantemente ogni posta in arrivo per vedere se contiene un'attività e, in caso contrario, si liberano prontamente della posta. Gli ascoltatori di cose da fare finiscono per diserbare incessantemente.

Peggio ancora, gli ascoltatori di cose da fare si abituano a controllare le loro caselle di posta per le loro attività quotidiane e spesso finiscono spesso per inviare loro messaggi di posta elettronica che ricordano altre cose che vogliono fare.

Se l'e-mail è un problema, perché dovresti creare più e-mail in questo modo?

Tuttavia, gli ascoltatori di cose da fare non possono vedere come il loro sistema stia peggiorando la questione. Spesso sostengono che usare la loro casella di posta come elenco di cose da fare è l'unica cosa che funziona. Ma se questa stessa persona si sente sopraffatta dalla posta elettronica, chiaramente non funziona. Ci sono alcune soluzioni e le raggiungerò tra un momento.

Smetti di inviare Nudgemail

Di recente ho parlato di un ritiro aziendale sulla gestione della posta elettronica. Per prepararmi al discorso, ho parlato con alcuni dipendenti e ho appreso che molti di loro gestivano enormi volumi di e-mail, a volte 1.000 messaggi al giorno, utilizzando Nudgemail. Pensavano che fosse un modo perfettamente sano di gestire il flusso.

Nudgemail è uno strumento freemium che ti consente essenzialmente di posticipare la posta elettronica impostando un momento in cui riapparirà nella tua posta in arrivo come nuovo messaggio. "Essenzialmente" è una parola molto importante qui.

La maggior parte delle funzioni di snooze, come quelle di SaneBox o di alcune delle migliori app di posta elettronica, nascondono il messaggio originale dalla posta in arrivo e poi lo fanno riapparire come nuovo messaggio di posta non letto al momento scelto. Nudgemail funziona in modo leggermente diverso. Quando lo usi per posticipare la posta, l'e-mail originale rimane nella Posta in arrivo e un nuovo messaggio appare nella parte superiore della Posta in arrivo, con l'intero thread del messaggio originale citato.

Non fraintendetemi. Nudgemail è uno strumento eccellente ed è un'ottima soluzione in alcune circostanze. Chiunque consideri la posta in arrivo come un flusso di informazioni piuttosto che un punto di raccolta per le comunicazioni che devono essere elaborate, potrebbe fare bene a usarlo. Ma quando i lavoratori mi dicono che il semplice numero di messaggi nelle loro caselle di posta li rende incapaci di fare il loro lavoro, e il 20 percento dei loro messaggi sono messaggi ripetuti sotto forma di Nudgemails, questo è un problema.

Per quanto gli ascoltatori di cose da fare possano negare il fatto che il loro sistema sia rotto, alcuni utenti di Nudgemail lo trasformano in una stampella. Sono così bloccati nelle loro abitudini attuali che non riescono a immaginare una soluzione migliore.

Non rispondere così rapidamente

Molto spesso, rispondere a un'e-mail è un modo per riconoscere il messaggio di qualcun altro senza realmente spostare la conversazione in avanti. Immagina le email di un collega per chiedere la tua opinione su una presentazione. Non hai ancora guardato la presentazione. A seconda del posto di lavoro, potrebbe essere più accettabile rispondere rapidamente con "Non lo so. Non ho ancora guardato" piuttosto che aspettare due ore prima che tu abbia guardato e formulato un'opinione. Quando salti per rispondere rapidamente, anche se il messaggio non è sostanziale, stai generando e-mail in eccesso. Se la cultura aziendale ti spinge verso quel comportamento, faresti meglio a credere che anche altre persone lo stiano facendo.

Una persona che è lenta a rispondere alle e-mail può essere vista come pigra o non essere un giocatore di squadra, anche se aspettare di rispondere a un'e-mail è un modo molto più logico e produttivo per farlo. Ma è completamente arretrato e devi staccartene se ti senti inondato dall'e-mail.

Ciò che finisce è che le persone rispondono ai messaggi solo per passare il dollaro. Diciamo che Raj chiede a Sarah l'opinione di qualcosa, e lei risponde: "Non sono sicuro. Che ne pensi?" Ora la palla è tornata in campo di Raj, e l'onere è su di lui per rispondere se non altro così che Sarah avrà un nuovo messaggio non letto nella sua casella di posta che le ricorda di rispondere effettivamente questa volta.

Un altro esempio comune per le persone nei dipartimenti di supporto, come l'IT, è che imposteranno un indirizzo e-mail generico per i dipendenti per presentare i ticket di aiuto, ad esempio Quando un dipendente impazzisce che il suo computer è rotto, tuttavia, e deve ottenere rapidamente assistenza, potrebbe dimenticare l'e-mail generica e invece inviare l'e-mail alla persona che conosce nell'IT. Quella persona IT dovrebbe occuparsi del problema? Ignora l'e-mail? Rispondere e dire al dipendente che deve utilizzare l'indirizzo di assistenza IT corretto? CC il suo capo? Qual è la cosa giusta da fare?

Spesso la risposta, alimentata dal panico e dalla frustrazione, genera solo più e-mail (e crea tensione). Ancora una volta, è un esempio di cultura aziendale che crea aspettative per una risposta rapida che è alla radice del problema. Ma puoi staccarti da questo schema senza disturbare la pace e di conseguenza generare meno email.

Soluzioni per l'e-mail eccessiva

Come smettere di generare e-mail eccessive? Alcune soluzioni sono semplici e veloci e un individuo può farle senza il supporto dell'azienda.

Nell'esempio precedente, la persona del personale IT potrebbe probabilmente eliminare il problema sul nascere avendo una conversazione faccia a faccia (o una telefonata con un dipendente remoto), piuttosto che rispondere via e-mail. Se la persona IT risponde via e-mail, probabilmente il collega bisognoso non lo leggerà da vicino. Ricorda, è già stressata per il suo problema con il computer. Può sembrare molto a bassa tecnologia, ma confrontarsi faccia a faccia con il collega, con calma e professionalità, la aiuterà a ricordare il protocollo giusto per presentare i biglietti di aiuto in futuro, specialmente se la persona IT spiega quali altri lavori stavano prendendo la priorità al momento. Spiegare di persona fa molto.

Un altro modo per smettere di generare e-mail eccessive per te è trovare buoni strumenti di assistenza e-mail che ti aiutino a ridurre le e-mail nella posta in arrivo, piuttosto che propagarle, come fa Nudgemail. SaneBox (circa $ 7 al mese) è la soluzione che raccomando. Mailbird è un'app client di posta elettronica che include un'opzione snooze e altre funzionalità che potrebbero essere utili.

Smetti di usare la posta in arrivo come elenco di cose da fare, sia per le attività personali che per quelle relative al lavoro. Ci sono così tanti fantastici strumenti ora che sono molto più bravi nell'assegnare compiti, rintracciarli, aggiornare i dettagli su di essi e così via, che non fanno affidamento sull'e-mail. Mi piace Todoist, anche se Wunderlist è anche un'ottima app.

Se riesci a convincere il tuo team di lavoro o dipartimento a scegliere uno strumento migliore per le assegnazioni di compiti, sarai davvero in una forma molto migliore. Oltre alle app per la gestione completa dei progetti, ci sono altre app di collaborazione che sono leggere, facili da usare, più veloci da configurare e possono essere una soluzione migliore alle sfide del tuo team.

Per ulteriori informazioni, consulta i miei altri suggerimenti su come ridurre il sovraccarico della posta elettronica dell'ufficio.