Video: COSA USO PER ESSERE PRODUTTIVO 📊 7 strumenti e 5 consigli (Settembre 2024)
Quanto tempo perdi nelle riunioni perché le persone che le gestiscono non sono preparate? Non c'è agenda. I colleghi arrivano in ritardo. Ciò che è discusso ha a che fare con te o il tuo lavoro. Un'ora dopo, non hai fatto nulla, non hai imparato nulla e non hai contribuito. Qual era il punto?
Do.com mira ad aiutare le persone ad avere incontri migliori, fornendo loro le risorse per la pianificazione e l'esecuzione. In molti modi, è come una lista di cose da fare prima, durante e dopo una riunione per assicurarsi che sia produttivo per tutti i soggetti coinvolti.
Il giorno del nostro incontro, ho ricevuto un'email da Do.com tramite Shah. All'interno ho trovato un ordine del giorno, chiari gli orari di inizio e fine dell'incontro, un elenco delle persone che avrebbero partecipato alla chiamata e le loro informazioni di contatto (solo noi due, in questo caso), e collegamenti a informazioni di base. Tutto ciò ci ha aiutato a seguire l'inseguimento durante la chiamata, mentre Shah ha spiegato cosa rende produttivo un incontro, la sua motivazione per avviare Do.com e come sta cambiando la natura degli incontri tra i knowledge worker.
Jill Duffy: parliamo di incontri e perché le persone li odiano.
Jason Shah: Da quello che abbiamo scoperto, la maggior parte delle persone partecipa alle riunioni per le quali è impreparata. Non ci sono buoni motivi per l'incontro. Non c'è un'agenda distribuita in anticipo. Le persone si presentano tardi e qualcuno deve ripassare le cose. Le persone che le organizzano non sono sempre premurose su chi deve essere lì, e quindi finisci con grandi incontri in cui metà delle persone sono opzionali e forse metà delle persone sono fondamentali, quindi la dinamica è disattivata e impedisce la produttività.
Questo si riduce al tempo perso per le persone indaffarate.
Se chiedi a qualcuno di sederti in una stanza per 30 minuti e di non realizzare nulla, penserebbe che sei pazzo. Ma è quello che la gente fa milioni di volte al giorno sul posto di lavoro.
JD: Come descriveresti un incontro produttivo?
JS: Devi avere alcuni ingredienti chiave. Innanzitutto, deve realmente accadere. Se qualcosa può essere gestito rapidamente via e-mail, farlo. Ma se deve essere un incontro, allora, va bene.
La preparazione è la chiave: distribuire ciò che verrà discusso, chi è responsabile di cosa, quel genere di cose che portano a una conversazione focalizzata. Durante l'incontro: attenersi, tenere il tempo, prendere appunti e finire in tempo.
Anche il tempo della riunione conta molto. Molte persone si limitano a un'ora. Ho notato che eri molto intenzionale e ho detto 25 minuti per questa conversazione. Penso che sia una buona pratica.
Anche ciò che accade dopo l'incontro è fondamentale. Se Bob e Stacey dicono che seguiranno una nuova versione di un mazzo di diapositive, e Mark dice che ti invierà i numeri di vendita, in realtà devono farlo! Scopriamo che la maggior parte delle persone dice "Fantastico! Buon incontro!" e se ne vanno e non c'è seguito. E anche se c'è, succede nel momento sbagliato, che fa precipitare un altro incontro o più lavoro inutile.
Quindi la preparazione, il buon svolgimento della riunione e il successivo seguito successivo sono componenti chiave di una buona riunione.
JD: gli strumenti di gestione del progetto e altri strumenti di gestione del lavoro sono progettati per semplificare il lavoro. L'idea è di avere meno riunioni e (e meno email). È possibile assegnare reciprocamente compiti e scadenze senza tenere riunioni su di essi. Dal tuo punto di vista, questi strumenti hanno cambiato le riunioni nella forza lavoro della conoscenza?
JS: Sì. A livello macro, si spera che stiamo avendo meno riunioni a seguito di tali strumenti.
Ad esempio, se vedo che i modelli sono stati aggiornati su Dropbox e penso che siano buoni, non ho bisogno di incontrare il designer per discuterne. Non deve nemmeno avvisarmi. Posso semplicemente sparare un messaggio che dice "Ehi, ho visto i file aggiornati". Con qualcosa come Slack, posso fare rapidamente una domanda a qualcuno senza dover incontrarmi per discutere della natura della domanda.
Prima, la gente voleva meno tecnologia perché, ad esempio, era difficile ottenere il dongle per il monitor, o era fonte di distrazione per le persone.
Spero che l'ascesa di questi strumenti stia portando a un minor numero di riunioni, ma non so se ci siano ancora dati concreti a supporto di questo, oltre alla propaganda che le singole società pubblicano lì. E nell'incontro stesso, penso che la natura di questi stia cambiando perché siamo più orientati tecnologicamente. Se utilizziamo servizi al di fuori di una riunione, anche le riunioni stesse devono tenere il passo con questo.
JD: Mi piace avere incontri di lavoro. Tendono ad essere i più produttivi per me. Mi incontro con un gruppo di persone, ci sediamo e facciamo il lavoro che dobbiamo fare proprio lì, forse con i nostri strumenti proiettati su uno schermo.
JS: Questo mi fa pensare al modello di classe capovolto. L'aula è un posto dove lavorare, piuttosto che guardare una presentazione, proprio come una riunione non dovrebbe essere chiamata solo per sfogliare un mazzo che qualcuno potrebbe facilmente inviarti via e-mail.
JD: Parliamo un po 'di Do.com. Dammi la spiegazione di 30 secondi di cosa sia Do.com e poi parleremo in modo più dettagliato su come lo usi.
JS: Do.com è un software di collaborazione per riunioni. Non ha nulla a che fare con il video e l'audio. Riguarda la produttività delle riunioni.
Con Do, le persone possono impostare programmi in modo che sappiano di cosa parlare. Possono prendere appunti in tempo reale e assegnare attività che interagiscono con gli altri flussi di lavoro. Siamo integrati con Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce, ecc.
Abbiamo partecipato a oltre 1, 5 milioni di persone alle riunioni di oltre 20.000 aziende. Fondamentalmente stiamo aiutando le persone ad avere meno riunioni, riunioni migliori e speriamo di essere più felici e produttivi al lavoro.
JD: Ed è un modello freemium.
JS: Lo è. Puoi iscriverti gratuitamente e abbiamo molti utenti gratuiti.
JD: Una delle cose che mi ha colpito di Do.com è che sta davvero incoraggiando le persone a fare le azioni giuste, invece di essere la soluzione in sé e per sé. Penso molto a cose come la motivazione e al modo in cui non ci comportiamo sempre in modi che sono nel nostro interesse. Quindi penso che sia pulito quando trovo gli strumenti che ci guidano piuttosto che darci qualcosa. Ho avuto la sensazione che questo sia Do.com.
JS: Sì, sono d'accordo. La nostra convinzione è che le riunioni siano tanto un problema di persone quanto un problema di tecnologia. Ad esempio, non abbiamo bisogno di un'app di posta elettronica per impedire a Bob di eseguire la contabilità dall'invio di un messaggio molto lungo che è difficile da capire. Ciò ha probabilmente a che fare con la politica aziendale, la capacità di Bob di essere un professionista, le dinamiche di squadra, cose del genere. Alcune interfacce utente bloccate in un browser Web non cambieranno Bob.
Questo è qualcosa a cui ho pensato molto quando ho lavorato in Yammer in precedenza. Yammer stava cercando di rendere le aziende più trasparenti. Ma onestamente, Yammer è stato uno strumento per le aziende trasparenti, perché è molto difficile cambiare la cultura di un'organizzazione.
Do.com è un prodotto che cerca di aiutare le persone a stare meglio e offre loro la tecnologia che consente loro di farlo, piuttosto che farlo per te. Francamente, non so nemmeno se potremmo cambiare interruttore e rendere un incontro più produttivo. Sarebbe piuttosto magico!
Crediamo davvero che questo avrà potere. Se funzionerà, deve venire dalle persone e stiamo permettendo loro di diventare il loro io migliore.
JD: Raccontami la storia di origine di Do.com e perché sei appassionato di questo progetto e di questa azienda.
JS: Lavoravo in Yammer prima che Microsoft acquistasse Yammer. E come probabilmente puoi immaginare, dopo che Microsoft ha acquistato la società, la cultura ha iniziato a cambiare molto, incluso l'aggiunta di molta burocrazia e riunioni.
Ho passato circa un anno, dopo quell'acquisizione, per scoprire che fare le cose era davvero difficile. Per me è stato folle, soprattutto perché eravamo una società originariamente costruita per migliorare il lavoro delle persone!
Per farla breve, un giorno ero seduto in un terribile incontro con 10 persone e stavo andando alla deriva pensando: "Cosa ci faccio qui?" La follia di ciò mi ha appena colpito.
Se ti invitassi a una cena e non mi preparassi in anticipo per ottenere gli ingredienti e avere un concetto che volevo che gli ospiti si divertissero, e loro si fanno vedere e dico: "Ehi, andiamo al negozio di alimentari e facciamo questa cena ", dicevano, " È pazzesco! Non lo scopriremo con te. Siamo venuti qui per una cena! " Ma ecco cosa sono gli incontri!
Ho pensato che fosse pazzo, e avevo voglia di andarmene e iniziare una nuova compagnia.
JD: Quali altre app o servizi per la produttività usi? Hai delle migliori pratiche per rimanere produttivo?
JS: Posso dare una risposta non convenzionale? Penso che alcune delle migliori app per la produttività non siano realmente app per la produttività. Uber, ad esempio, mi dà molta più produttività di un'app come Asana. Ottengo luoghi più velocemente e perdo meno tempo in piedi sotto la pioggia in attesa di una macchina.
C'è un altro strumento che uso chiamato BetterSnapTool e, di nuovo, non è un classico strumento di produttività. Ho impostato il mio monitor con tre colonne e, con Windows Snap, ho premuto un tasto di scelta rapida e tutti i miei Windows si sono bloccati in posizione.
Anche qui utilizziamo Trello e Slack. Usiamo Instacart per i nostri generi alimentari in ufficio. Il fatto che nessuno debba preoccuparsi è utile e in qualche modo ci rende più produttivi.
JD: E le migliori pratiche o le abitudini di produttività personale?
JS: Ho iniziato a bloccare il tempo libero nella mia giornata sul calendario per assicurarmi che le cose non vengano investite. Ho preso la meditazione la mattina per aiutarmi a impostare a zero e chiarire ciò che è importante.
Un altro non convenzionale è delegare le cose. Non è un soundbite di Four Hour Work Week , ma ho la personalità che mi porta a voler fare tutto da solo. Essere consapevoli della necessità di inadempiere alla delega invece del default a fare le cose da solo è stato davvero di grande impatto.
Per me è un mix di essere più consapevoli, cose di time boxing e delegare. Sono molto più in pace e concentrato sulle due o tre cose che contano ogni giorno. Come fondatore, puoi distrarti da qualsiasi cosa sia collegata alla società, che si tratti di relazioni con gli investitori o opportunità di pubbliche relazioni, e quindi delegare mi ha reso più produttivo.
JD: Quanto è grande il tuo staff?
JS: Dieci persone. La delega sta diventando più semplice, ma è super piccola, ovviamente, per un'azienda.
JD: Sì, ma è importante che altri imprenditori sappiano che, anche se lavori con un team molto piccolo, la delega è ancora importante.
