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Il primo giorno del mio primo vero lavoro, l'editore più anziano della casa editrice di riviste che mi ha assunto mi ha portato a un enorme diagramma di flusso appuntato a un muro. "Ecco come un articolo passa da scritto a pubblicato", ha detto. Mi ha accompagnato durante l'intero processo, sottolineando le parti in cui io e il mio team eravamo coinvolti. Era il 2001, prima che il software di collaborazione fosse disponibile gratuitamente, ma le lezioni che ho appreso quel giorno si applicano anche in questa era di Asana e Slack.
Ripensandoci, queste giacche da lavoro erano un precursore e una manifestazione fisica del software del flusso di lavoro di oggi, come Asana. Il diagramma del flusso di lavoro fissato al muro è stato un eccellente orientamento per me, come nuovo dipendente, e per chiunque fosse a bordo. Mi ha dato un quadro chiarissimo di ciò che l'organizzazione ha fatto e di come.
Nel mondo di oggi, dove spingiamo per ambienti senza carta e ci siamo spostati in gran parte su file e cartelle elettronici, è più facile rinunciare a creare questo tipo di documenti del flusso di lavoro e mantenerli aggiornati. Ma per tutte le aziende e anche i progetti di lavoro di squadra a livello di hobby, è estremamente importante documentare il flusso di lavoro.
Perché documentare il flusso di lavoro?
Perché dovresti documentare il tuo flusso di lavoro? Ci sono alcuni motivi assolutamente critici, tra cui i seguenti:
- Aiuta i proprietari e i dirigenti delle imprese a riflettere e comprendere appieno cosa succede in ogni fase del processo aziendale e perché;
- Consente di identificare e tagliare i processi non necessari;
- Ricorda ai dipendenti o ai membri del team che possono essere distanti da determinate fasi dell'attività perché esistono e quale valore forniscono;
- È essenziale per i membri del team di onboarding;
- È uno dei modi migliori per spiegare a potenziali colleghi, clienti e investitori come opera un'azienda; e
- Consente a un team di iniziare a utilizzare in modo più efficace gli strumenti di collaborazione.
Fino all'ultimo punto, ho già menzionato Asana. Asana è uno strumento di gestione del flusso di lavoro, un po 'come una lista di cose da fare sugli steroidi. È molto simile al sistema di giacca da lavoro che ho usato nel mio primo lavoro di editoria. Asana ti consente di tenere traccia delle attività che devono essere eseguite e di sottoporle a un processo. Ogni attività ha una cronologia di tutti i passaggi, o attività secondarie, che ha attraversato. Quando una persona ha terminato la sottoattività a portata di mano, lei o lui la assegna al passaggio successivo e lo indirizza a una persona o dipartimento che la prenderà successivamente.
Ho già fatto l'analogia che Asana sia come un mazzo di carte, mentre il software di gestione dei progetti è come un gioco da tavolo. Quando apri un gioco da tavolo, potresti avere qualcosa come una tavola, una varietà di pezzi da giocare e un chiaro libro delle regole su come giocare. Tutti coloro che stanno giocando accettano queste regole predeterminate. Potresti deviare dalle regole, ma il gioco è stato progettato per il massimo divertimento quando ti attieni a quelle regole, quindi lo fai.
Quando giochi a carte, tuttavia, tutti coloro che stanno giocando devono essere d'accordo su quale gioco verrà giocato e quale set di regole seguirai. Potresti giocare a cuori o potresti giocare allo spiedo. Alcuni giochi di carte sono ben noti con regole stabilite, come il Texas Hold'em. Poi ci sono altri giochi che hanno variazioni, come il rummy (gin rummy, straight rummy, 500 rummy e così via) e devi hash sulle regole con tutti al tavolo per assicurarti che tutti siano d'accordo come giocare. C'è anche la possibilità di inventare sul tuo gioco di carte, con regole uniche che devi insegnare a tutti coloro che sono pronti a giocare.
Asana (e molti altri strumenti di collaborazione; tra poco darò altri esempi), come ho detto, è come un mazzo di carte. Quindi, per far funzionare Asana, tutti devono sapere come si gioca, quali sono le regole, qual è l'obiettivo e come finisce il gioco.
Che dire di Kanban?
Le schede Kanban sono un altro esempio di strumenti di collaborazione più simili a un mazzo di carte. Trello è un esempio di strumento kanban online. I team di sviluppo e programmazione del software usano spesso kanban in un modo altamente specificato e predeterminato (come giocare a Texas Hold'em), mentre quelli che usano kanban per uso personale possono inventare le regole che preferiscono.
Se si dispone di un flusso di lavoro documentato, è possibile mappare facilmente tale flusso di lavoro in Asana. È molto più semplice iniziare a utilizzare Asana quando si dispone già di un flusso di lavoro documentato perché significa che hai già riflettuto su tutto il processo aziendale o di squadra dall'alto verso il basso. Adottare Asana richiede qualche prova ed errore, qualunque cosa accada, ma sarà molto più complicato e frustrante se lo fai senza aver mai documentato i tuoi flussi di lavoro prima.
Mappatura dei flussi di lavoro
Con il software del flusso di lavoro, di solito c'è qualcosa che viene completato, anche se l'intero processo è in corso. Qualunque cosa possa essere completata è di solito le tue attività o attività secondarie.
L'idea di completamento è molto diversa nel software di gestione del progetto. Un progetto per definizione è qualcosa che viene completato e consegnato in una data. Ma non tutti i tipi di lavoro sono progetti. Nella casa editrice di riviste in cui lavoravo, un articolo sarebbe stato completo al momento della stampa. Allo stesso modo, ogni numero di un giornale aveva una data di fine al momento della consegna. Ma la modifica delle copie non è mai stata completa. Era un lavoro in corso. Doveva ancora essere rintracciato. Aveva compiti concreti: copia modifica questo articolo, ma la modifica della copia stessa non aveva una data di fine o consegna.
Il processo di mappatura di un flusso di lavoro implica anche l'identificazione esatta di quali processi o procedure debbano essere esplicitamente assegnati e tracciati. Questa precisione e livello di dettaglio è molto importante.
Pensa a una ricetta per cucinare. Le ricette non elencano ogni singolo passaggio perché molti di essi sono impliciti o compresi. Le ricette non ti dicono di rompere le uova, svuotare il loro contenuto e buttare via i gusci perché "aggiungere le uova" significa già questo, e diventa inutilmente ingombrante elencare tutti quei passaggi. Allo stesso modo, in un ambiente di lavoro, si potrebbe capire che "modifica articolo" significa "controlla il titolo, controlla la riga, copia il pezzo e lascia le domande all'autore".
In alcune situazioni, tuttavia, potrebbe essere necessario essere espliciti in misura più fine. Una volta ho lavorato nell'editoria di giornali in cui controllare i titoli, i sottotitoli fotografici, la data in fondo alla pagina e il numero di pagina avrebbe dovuto essere un passaggio separato dalla copia perché erano spesso trascurati.
In altre parole, devi capire quale livello di dettaglio è necessario. Troppi passaggi e le persone che utilizzano il software ignoreranno la procedura. Troppi e potrebbero verificarsi errori critici. Probabilmente ci vorrà qualche prova ed errore per farlo bene, ma devi prendere alcune decisioni prima di iniziare.
Mappatura delle mentalità
Durante la mappatura dei flussi di lavoro, trascorrerai anche del tempo a capire come la tua organizzazione pensa, collettivamente. Qual è la mentalità della tua organizzazione su progetti, persone o argomenti di interesse? È rilevante in Asana, così come in altri strumenti di collaborazione.
Slack è un buon esempio. Slack è una piattaforma di messaggistica che enfatizza pull piuttosto che le notifiche push, quindi si tratta di optare per i messaggi che si desidera ricevere. Per creare buoni filtri per tali notifiche, devi fare affidamento in parte sui canali. I canali sono come gruppi e per rendere i canali in modo efficace, devi sapere come la tua squadra pensa , beh, tutto. Pensi in termini di dipartimenti o progetti? Pensi in termini di argomenti o clienti? Se gestisci una società immobiliare, forse pensi in termini di quartieri, soglie del valore della proprietà o agenti. Devi capire la mentalità del tuo team prima di creare i canali in modo che siano effettivamente efficaci nel facilitare il lavoro di squadra.
Gli strumenti di collaborazione spesso includono altri modi per organizzare le informazioni, come l'uso della codifica a colori, della codifica e talvolta anche della codifica a colori. Ricordi quelle giacche da lavoro con codice colore che ho descritto in precedenza? Lo stesso affare. Se usato correttamente, il codice colore è un significante visivo che trasmette immediatamente informazioni in modo chiaro. Per tale motivo, il codice colore aumenta la produttività. Consiglio vivamente di utilizzare la codifica a colori in uno strumento di collaborazione, a patto che tu per prima cosa ti assicuri di capire la mentalità del team sul perché qualcosa dovrebbe essere codificato a colori in primo luogo. Quali informazioni devono essere comunicate immediatamente e senza parole? Devi capire la mentalità della tua squadra per poter rispondere a questa domanda.
Compresa la cultura
È importante documentare i flussi di lavoro prima di associarli a uno strumento di collaborazione ed è altrettanto importante comprendere e mappare la mentalità. L'ultimo pezzo è la cultura.
Gli strumenti di collaborazione rispecchiano la cultura aziendale e viceversa. È davvero importante stabilire regole generali di impegno per quanto riguarda la professionalità, il livello di formalità e dove si trova e non è appropriato andare fuori tema.
Dal punto di vista di un dipendente o di un membro del team, gli strumenti di collaborazione sono spesso utilizzati come luoghi per sfogarsi. Nella mia esperienza, le persone esprimeranno le loro lamentele, indipendentemente dal fatto che gli strumenti di collaborazione offrano loro uno spazio dedicato. Alcune organizzazioni apprezzano il dibattito aperto e persino accese discussioni sul lavoro, mentre altre lo vedono come fonte di distrazione e potenzialmente pericoloso.
Gli strumenti di collaborazione da soli non possono stabilire se le persone si sfogheranno e dissentiranno nei luoghi appropriati. Deve venire dalla cultura aziendale. Le persone in posizioni di comando devono chiarire se vogliono che i membri del team parlino con lamentele e argomentazioni nel contesto del lavoro o al di fuori di esso. Chi deve sapere quando c'è un problema? I membri del team desiderano l'anonimato prima di esprimere una preoccupazione o un reclamo? Le lamentele vengono fatte per catarsi o per evidenziare potenziali problemi con il lavoro e i flussi di lavoro? Se accadrà comunque (e lo è), è meglio tenerne conto e prendere decisioni al riguardo piuttosto che fingere che non stia accadendo.
Risorse addizionali
Un'altra risorsa che semplifica la mappatura dei flussi di lavoro è il software di mappatura mentale; vedi questi suggerimenti su come una mappa mentale può far decadere la gestione del tuo progetto. Se hai iniziato a utilizzare il software di gestione dei progetti, questi quattro suggerimenti per iniziare dovrebbero aiutarti. E per uno sguardo più approfondito ad Asana, aiuta a leggere alcuni suggerimenti per l'uso di Asana.
