Organizzati: come fare pause migliori per aumentare la tua produttività

Non sarai mai il massimo che puoi essere se miri ad essere sempre produttivo al 100%. È impossibile per qualsiasi lavoratore lavorare senza sosta senza pagare un prezzo, che si tratti di una diminuzione della qualità, della produzione o della sicurezza. Dobbiamo tutti fare delle pause.

In genere, i knowledge worker (me compreso) sono responsabili dei propri programmi di interruzione. Sta a noi decidere quando fare una pausa di 2 minuti per navigare su Facebook o quanto lentamente passeggiare per la hall per prendere un bicchiere d'acqua.

Le persone spesso fanno pause in base all'intuizione, senza alcun tipo di considerazione per quanto tempo devono recuperare o quando faranno la loro prossima pausa. E non tutti hanno una buona intuizione. È facile farsi condurre in una tana di coniglio durante una pausa. È anche facile interrompere un'attività nella speranza di fare una pausa solo per lasciarsi prendere dal controllo della posta elettronica, e non è una pausa.

La teoria delle rotture

Fare delle pause utili che in realtà ci permettono di essere più produttivi, aiuta a capire la teoria del perché e del modo in cui funzionano.

Nel descrivere il burnout sul posto di lavoro, che è ciò che stiamo cercando di evitare quando facciamo delle pause, la maggior parte dei ricercatori si rivolge a qualcosa chiamato modello di conservazione delle risorse. La teoria, sviluppata da Stevan E. Hobfoll alla fine degli anni '80, spiega come le persone gestiscono lo stress. In breve, afferma che tutti abbiamo risorse interne per far fronte allo stress e possiamo usare le nostre risorse per un po ', ma a un certo punto, dobbiamo ricostruire le risorse che abbiamo perso.

All'epoca in cui Hobfoll elaborò questa teoria, gli esperti stavano iniziando a capire che lo stress è costante e onnipresente, piuttosto che essere causato da singoli eventi. In altre parole, sperimentiamo lo stress solo lavorando. Non ci deve essere un evento traumatico al lavoro che causi stress. Lo stress è sempre presente e usiamo sempre le nostre risorse per affrontarlo. Quando stiamo esaurendo le risorse e le risorse rimanenti sono minacciate, questo è esaurimento.

Altri ricercatori hanno ulteriormente messo in dubbio le condizioni necessarie per ricostruire le risorse che perdiamo mentre affrontiamo lo stress. Ad esempio, due ricercatori che hanno studiato gli effetti delle vacanze hanno concluso che la riflessione positiva sul lavoro, la padronanza (cioè, lavorando su un'abilità) e il rilassamento aiutano a ricostruire le risorse. Anche socializzare nel fine settimana sembra aiutare, così come non affrontare le seccature legate al lavoro quando dovresti lavorare.

Ciò che possiamo togliere è che per essere alleviati dallo stress lavorativo, dobbiamo farlo

1. non funziona e
2. fai qualcosa di divertente.

Può sembrare un senso comune, ma se ti sei mai preso una pausa da un'attività di lavoro controllando la posta elettronica (che è ancora funzionante e difficilmente divertente), non ti sei davvero preso una pausa, vero?

Quali tipi di interruzioni sono i migliori?

Mettendo da parte fine settimana e festivi, quali tipi di interruzioni sul lavoro sono efficaci? Vale a dire, cosa dobbiamo fare per fermare un'ulteriore perdita di risorse o persino per ricostruire un po 'di backup?

Gli studi sulle interruzioni sul lavoro, compresi quelli trascorsi a navigare in Internet e ciò che li rende efficaci, suggeriscono che dovrebbero esserlo

• corto,
• intermittente e
• piacevole.

Come accennato in precedenza, anche l'interruzione deve essere effettivamente una pausa dal lavoro e dalle cose relative al lavoro. L'e-mail non è una pausa, né risulta, si lamenta del lavoro con i colleghi, per quanto catartico possa essere.

Inserire numeri sulla lunghezza e la frequenza delle pause è complicato. Alcuni studi l'hanno tentato per i knowledge worker, ma non esiste un numero concordato tra più studi. Un post del 2014 su The Muse, popolare e spesso re-bloggato, afferma che il programma ideale per le pause è lavorare per 57 minuti, seguito da una pausa di 17 minuti, ma non mi affiderei troppo a questo. Quei numeri, che provengono da una società di software di monitoraggio del computer, non includono dettagli dettagliati sugli argomenti, sulla loro linea di lavoro, i dati grezzi o come sono stati analizzati.

Uno studio migliore ha scoperto che l'intervallo di tempo ottimale per le pause è circa il 12 percento della giornata lavorativa e, ancora, le brevi pause intermittenti sono risultate migliori di una o due lunghe pause. Se prendiamo il 12 percento e lo applichiamo a una giornata lavorativa di 8 ore, otteniamo circa 58 minuti di pausa. Ad esempio, cinque pause di circa 12 minuti ciascuna farebbero il trucco.

Strumenti che ti aiutano a fare pause più intelligenti

C'è molto di più per fare delle pause efficaci piuttosto che sapere perché sono benefiche, come dovrebbero essere e con quale frequenza prenderle. C'è anche la questione di attenersi alle pause che decidi di fare e di tornare al lavoro quando sono finite.

Un'app che utilizzo di volta in volta quando devo essere più regolata con il mio modello di lavoro / interruzione è Strict Workflow. Questo plug-in per Chrome liberamente (ma senza violazione del marchio) implementa la tecnica Pomodoro sul tuo computer.

La tecnica Pomodoro è un metodo di lavoro che separa il tempo in fasi di lavoro e fasi di interruzione. Quindi lavori per x minuti e interrompi per y minuti e ripeti. Il nome deriva dall'utilizzo di timer da cucina, spesso a forma di pomodoro, per cronometrare ogni fase. L'estensione di Chrome non è altro che un timer che cambia colore e suona un allarme quando una delle due fasi è attiva. Un ulteriore vantaggio dell'utilizzo di un plug-in piuttosto che di un timer da cucina è che mentre sei in fase di lavoro, puoi impostare Strict Workflow per impedirti di accedere ad alcuni URL che potrebbero distrarti dal lavoro, come Facebook e Twitter.

Esistono altre app di interruzione in esecuzione sul sistema operativo anziché nel browser, come Time Out per Mac. Le app di pausa non ti limitano al tempo e ti bloccano da siti Web che ti impediscono di lavorare durante una fase di lavoro. Inoltre, ti bloccano dall'intero computer durante la fase di interruzione, costringendoti a smettere di lavorare. Lo schermo si sblocca solo dopo il tempo di pausa impostato.

Le app per le pause sono comunemente utilizzate da persone che cercano di evitare lesioni da stress ripetitivo e affaticamento degli occhi relativi al computer perché quasi obbligano a lasciare la workstation durante ogni pausa. Se ti piace navigare sul Web come parte della tua pausa, usa invece un plug-in. In alternativa, regola per te stesso che eseguirai la navigazione di piacere su Internet solo su un dispositivo mobile.

Un altro modo per assicurarsi di aggiungere delle pause alla giornata è alzarsi e lasciare la propria scrivania ogni volta che l'allarme di inattività vibra sul fitness tracker. Molti fitness tracker ora hanno questa funzione. Durante un intervallo di tempo impostato, ad esempio dalle 8 alle 18, se il tracker ti sorprende a rimanere fermo per più di così tanti minuti, vibra e talvolta lampeggia anche un messaggio sul display. L'impostazione predefinita per la maggior parte dei tracker è 60 minuti di inattività, ma spesso è possibile personalizzarlo. Impostalo per 55 minuti, forse, per concederti qualche minuto in più per concludere i tuoi pensieri prima di alzarti e fare una pausa adeguata.