Organizzati: come rimanere concentrati con il kanban personale

Immagina un sistema di gestione per la tua vita, qualcosa che è facile da imparare come usare, mantiene tutto organizzato, ti impedisce di multitasking e ti aiuta a raggiungere i tuoi obiettivi. Questo è kanban personale.

Sebbene kanban stia guadagnando popolarità per la gestione dei progetti in ambienti d'ufficio, le persone ne prendono in prestito idee fondamentali per organizzare aspetti della loro vita personale, tutto, dalla pianificazione dei matrimoni alla gestione delle faccende familiari. Cos'è il kanban personale, come funziona e cosa può fare per te?

Che cos'è Kanban?

Kanban è uno stile di lavoro iniziato negli stabilimenti di produzione automobilistica giapponese ed è oggi popolare tra gli sviluppatori di software e le persone che lavorano nei servizi professionali.

Si basa su carte, su cui si scrivono informazioni, e su una tavola, su cui disporre le carte. Parte del motivo per cui è popolare nell'industria del software e dei servizi è perché crea una rappresentazione visiva per qualcosa che altrimenti non è affatto visivo.

Il software Kanban inizia con una scheda. Pensalo come una lavagna in cui disponi delle note adesive. Quelle note si chiamano carte. Puoi spostare le carte come preferisci, anche se le carte virtuali cadono sempre ordinatamente in colonne. Tradizionalmente, le colonne sono etichettate da sinistra a destra To Do, Doing e Done. In alcuni strumenti, è possibile personalizzare lo scopo o l'etichetta delle colonne.

Gli strumenti kanban sono generalmente collaborativi; così tante persone hanno tutti accesso alla stessa scheda e carte. Le carte, a un certo punto della loro vita, in genere hanno un assegnatario che è incaricato di completare l'attività su di loro. Tutti nel team possono vedere tutte le carte o le attività, dove si trovano nel loro ciclo di vita e chi ne è responsabile.

Il kanban personale prende alcune delle idee fondamentali da kanban ma lascia fuori o rende facoltative molte delle regole specifiche della produttività professionale e del lavoro d'ufficio. A seconda di ciò che hai inserito nella tua kanban board, potresti condividerlo con familiari, amici, tutori, tutor o un wedding planner.

Alcune app kanban sul mercato includono SwiftKanban e Trello, sebbene Michael Pryor, CEO di Trello, mi abbia detto che lo strumento della sua azienda non è tecnicamente una scheda kanban, ma piuttosto si è ispirato a loro.

Come funziona il Kanban personale

Il cuore del kanban personale è una visualizzazione di tutto ciò che è necessario gestire e come verrà fatto.

"Esistono diverse forme di gestione visiva là fuori e un vantaggio che kanban offre è che limita i lavori in corso", ha dichiarato Janice Linden-Reed, presidente della LeanKanban University, un'organizzazione che insegna kanban ai professionisti e ne promuove l'uso. "Ha un modo di affrontare i problemi relativi al multitasking e aiuta le persone a concentrarsi in modo da non essere sopraffatte. La cosa che lo rende kanban al contrario di una semplice task board sta limitando il lavoro in corso e il flusso."

Linden-Reed ha spiegato che kanban è un pull piuttosto che un sistema push. "Accetti solo tutto il lavoro che riesci a gestire in qualsiasi momento", ha detto. "Se vuoi avere solo tre compiti in un dato momento, hai i tuoi tre e quando finisci uno, puoi tirare il prossimo. Avere un sistema di pull limitato, può aiutarti a rimanere concentrato e organizzato." In altre parole, se hai l'impostazione Da fare, Fare, Fatto, non avresti mai più di tre carte nella colonna Fare.

Quando ho parlato con Pryor di kanban e kanban personale, mi ha spiegato che lo scopo dello strumento della sua azienda, Trello, era quello di "distillare qualcosa di molto semplice, che è solo un elenco di elenchi, nello stesso modo in cui un foglio di calcolo è un gruppo di numeri e, se cambi una cella, cambia un'altra cella. È solo un modo per organizzare visivamente qualunque cosa tu stia pensando ". In questo senso, Trello è ottimo per gestire la tua vita personale perché non ti affascina nell'usare la struttura e il linguaggio che troverai nelle app kanban create per la gestione dei progetti aziendali.

Perché il Kanban personale funziona

Uno dei motivi principali per cui il kanban è efficace nell'aiutare le persone a organizzarsi è che li costringe a riflettere su qualunque cosa vogliano gestire per mapparlo su una scheda kanban.

Facciamo l'esempio dell'uso del kanban personale per organizzare le faccende di famiglia. Innanzitutto, devi capire quali saranno le colonne. Potrebbero essere Da Fare, Fare, Fatto, ma potrebbero anche essere più elaborati. Invece di una colonna Cose da fare, potresti avere Cose da fare ogni giorno, Cose da fare settimanalmente e Cose da fare mensilmente. Forse la prima domenica del mese, tuo figlio è responsabile di estrarre un compito dalla colonna mensile. Forse ogni sabato, il tuo partner è responsabile di svolgere due lavori settimanali. Qualunque cosa tu decida, annotare il processo mappandolo nella scheda kanban ti costringe a riflettere su come il lavoro si svolge in modo naturale e su come vuoi che sia gestito.

Linden-Reed usava il kanban personale per gestire le faccende quando sua figlia aveva solo sei anni. Le dava un'agenzia figlia e le insegnava anche come affrontare un solo compito alla volta.

Tonianne DeMaria Barry è autrice di Personal Kanban: Mapping Work 'Navigating Life . Dice che il kanban personale crea una narrazione del lavoro. "Il Kanban personale trasforma il nostro lavoro in una storia, un sistema. Prende anche i compiti più noiosi e li trasforma in un gioco appropriato e avvincente per tutte le età", mi ha detto via e-mail. Quando qualcuno traccia la sua lista di cose da fare su una lavagna, "il lavoro cessa di essere una raccolta di attività non correlate e diventa invece una serie di eventi e opzioni che si influenzano a vicenda e scorrono da uno all'altro".

Kanban personale in azione

Uno dei modi migliori per avere un'idea di come kanban può essere usato per organizzare e gestire gli aspetti della vita personale è quello di sapere come gli altri lo usano. Di seguito troverai alcuni esempi, oltre a collegamenti che spiegano ulteriormente come funzionano in un sistema kanban:

• organizzando e organizzando un matrimonio
• gestione dell'inventario di una cantina
• gestire le faccende domestiche (vedi sopra)
• stesura di una squadra sportiva di fantasia
• idee di risparmio per vacanze e viaggi (vedi immagine sotto).

Chi può trarre vantaggio dall'uso del Kanban personale?

Diversi tipi di persone gravitano verso diversi tipi di software per mantenerli organizzati. Ho chiesto a Linden-Reed e Pryor la loro opinione sul tipo di persone più adatte al kanban. Entrambi hanno detto che le persone orientate alla vista fanno bene con il kanban, quindi hanno aggiunto qualche altro pensiero.

"Chiunque stia lottando con problemi di sovraccarico o problemi di qualità nel proprio lavoro, persone che non rispettano le scadenze, persone che hanno problemi a soddisfare le aspettative" possono trarre tutti beneficio dal kanban, secondo Linden-Reed.

DeMaria Barry ha notato che i bambini con Asperger fanno spesso bene quando usano il kanban personale. "Il feedback cinestesico e la spinta della serotonina che ottengono dall'attirare e vedere il loro lavoro nella colonna Fine li costringe a completare piuttosto che concentrarsi intensamente o ruminare su un solo compito", ha detto. Ha anche detto che i bambini con ADHD spesso ci riescono perché "l'implementazione di un limite di lavori in corso li costringe a concentrarsi sui compiti a portata di mano piuttosto che distrarsi avviando molti ma non completandoli".

Pryor ha detto che quasi tutti sono adatti al kanban perché sono fatti per abbinarsi a come già pensiamo.

"Se guardi il modo in cui le persone cercano di organizzare la propria vita - se guardi un computer con Post-It dappertutto, un frigorifero con appunti sulla porta, le persone che fanno le schede e le mettono di fronte a loro- abbiamo una memoria molto spaziale ", ha detto Pryor. "L'organizzazione visiva delle idee può essere molto utile per le persone".

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