Video: Come ESSERE ORGANIZZATI e PRODUTTIVI/CONSIGLI per organizzare e semplificare la tua vita (Settembre 2024)
? wmode = transparent "Cosa vuoi sapere sull'organizzazione?"
Questa è una domanda che faccio ogni tanto ai miei colleghi e amici per avere idee per questa rubrica. L'ultima volta che ho chiesto, più di una persona ha risposto: "Come posso iniziare?"
Se dovessi scrivere una guida per principianti per organizzarmi, porterebbe via un consiglio assolutamente essenziale: suddividere i progetti in pezzi più piccoli.
Abbattere un obiettivo in obiettivi più piccoli e attività quotidiane è fondamentale per il successo. Lo fanno tutte le persone organizzate, ma non tutti gli articoli di consulenza lo rendono esplicito. Penso che debba essere esplicito. È così importante che non dovresti guardarci sopra.
Il vero segreto per essere organizzato è capire come farti fare le azioni necessarie affinché l'organizzazione abbia luogo e continui ad andare avanti. Devi essere in grado di definire le azioni, ed è proprio questo che consiste nel abbattere un obiettivo.
Dove iniziare a organizzarsi
Prima di poterti organizzare, devi avere un obiettivo.
"Voglio essere più organizzato" non è un obiettivo. Prova a immaginare cosa vuoi veramente. Prova a dirlo a parole. E, cerca di rendere queste parole positive e attuabili, piuttosto che negative.
Supponiamo che tu abbia l'impressione che la tua email sia fuori controllo. Vuoi organizzare la posta elettronica.
Obiettivo definito negativamente: "La mia e-mail è un casino e non la voglio più così".
Obiettivo definito positivamente: "Voglio essere sempre in grado di trovare rapidamente un'e-mail quando ne ho bisogno".
L'obiettivo positivo e attuabile si concentra su ciò che si desidera essere in grado di fare ("trova e-mail rapidamente"). L'obiettivo visto attraverso un'inclinazione negativa riafferma il problema che la tua e-mail è disordinata e non sei soddisfatto.
Ecco un altro esempio:
Obiettivo definito negativamente : "Ho troppi documenti. Stanno ingombrando la mia scrivania e causando distrazioni, e lo odio." (Nota come non c'è un'immagine chiara di ciò che vuoi che accada o di come vuoi che la situazione cambi.)
Obiettivo definito positivamente: "Voglio uno spazio di lavoro minimalista che mi aiuti a concentrarmi. Voglio sfruttare il mio computer e il potere dell'OCR e cercare di essere più efficiente nel trovare documenti importanti". (Nota l'enfasi su parole positive, come "focus" ed "efficiente").
Abbastanza letteralmente, devi immaginare ciò che vuoi e metterlo in parole positive, parole concrete e attuabili. (Consulta altri suggerimenti su come impostare e raggiungere gli obiettivi.)
Come decostruire un obiettivo
Una volta che hai un obiettivo e lo hai espresso in parole, devi decostruirlo.
Un modo semplice per decostruire un obiettivo è quello di pensare a cosa scrivere in un elenco di cose da fare ogni giorno per raggiungere l'obiettivo.
Non inseriresti mai un elenco di cose da fare "Crea uno spazio di lavoro minimalista che favorisca la messa a fuoco". Piuttosto potresti scrivere:
- cancella tazze e tazze dalla scrivania
- scansiona i documenti nella posta in arrivo
- distruggere documenti scannerizzati
- raddrizzare i fili del computer
(Se ti sei un po 'perso su quali tipi di cose appartengono a una lista di cose da fare in primo luogo, ho un aggiornamento sulla creazione di liste di cose migliori.)
Esempio: rifacimento dell'organizzazione fotografica
Voglio darvi un esempio più lungo di come spezzare un grande progetto organizzativo in parti più piccole per prendere in giro il modo in cui ciò accade.
Ho lavorato con un collega, Stephanie, a un rinnovamento totale dell'organizzazione di foto digitali (di cui scriverò ampiamente in una colonna futura). Ha migliaia di foto distribuite su più computer e servizi di archiviazione online e le vuole semplicemente organizzate.
1. Definisci l'obiettivo. La prima volta che ci siamo seduti insieme per discutere del progetto, le ho chiesto: "Che cosa vuoi? Qual è il tuo obiettivo?" L'ho fermata prima ancora che potesse rispondere. "Lasciami riformulare. Cosa vuoi fare con le tue foto che non puoi fare adesso?"
Stephanie in sostanza ha detto che vuole essere in grado di trovare facilmente le foto, indipendentemente dal dispositivo che stava usando.
2. Comprendi il problema. La mia domanda di follow-up era questa: "In questo momento, quando cerchi una foto, come guardi? Ricordi la data o le persone nell'immagine o un evento in cui è stata scattata la foto?"
La domanda che si poneva davvero era: "Che tipo di soluzione dovremmo progettare in modo che si adatti alle tue esigenze?"
Ha detto che di solito ricorda le sue foto all'incirca per data, come "al college", ma a volte anche dalle persone nella foto.
Abbiamo preso in considerazione alcune possibili soluzioni, ma non ci siamo ancora accontentati di nulla. Spesso, aiuta ad andare avanti con alcune parti di un progetto organizzativo, quindi vedi se la tua definizione dell'obiettivo cambia e più impari sul problema.
3. Assegnati piccoli compiti. Sulla base del nostro incontro, Stephanie è uscita con un breve elenco di attività. Sembrava qualcosa del genere:
Questi quattro compiti erano l'estensione dei "prossimi passi" di Stephanie. Nota che la sua lista è lunga solo un paio di elementi. Poteva facilmente svolgere tutti questi compiti in un giorno se si fosse piegata, o meno di una settimana se ne avesse fatto uno al giorno.
4. Impostare le scadenze. Il modo di seguire compiti semplici e brevi è fissare scadenze. Mi piace usare un'app di gestione delle attività, come Awesome Note o Any.do per tenere traccia delle mie cose da fare e assegnare loro le scadenze. Con il progetto di Stephanie, non so se si stia dando delle scadenze, ma ha scadenze morbide basate su quando decidiamo che ci incontreremo per continuare il progetto. La mia ipotesi è che il nostro prossimo incontro incombe sul suo calendario e la faccia sentire responsabile per fare ciò che ha detto che farà.
È il fare che è difficile
Non tutti si sentono responsabili verso se stessi. Penso che tutti noi abbiamo delle strategie per farci sentire responsabili, come dire a qualcun altro dei nostri piani o scommettere soldi che faremo o non faremo qualcosa. Ricordare un'attività non è difficile. Invia un promemoria sul tuo smartphone. È difficile. Se hai piccoli compiti molto specifici, almeno aumenti le tue possibilità che dovrai seguire.
Il motto "ogni viaggio inizia con un solo passo" è del tutto vero. O se preferisci, "Presentarsi è metà della battaglia" parla della stessa intenzione. Devi darti cose chiare e attuabili da fare e un ragionevole lasso di tempo in cui farle. Altrimenti, non inizierai mai così tanto come iniziare.
