Organizzati: come impostare i modelli di email

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• Organizzati: come impostare i modelli di email
• Utilizzo dei modelli di email in Gmail

Sia sul posto di lavoro che nella nostra vita personale, molti di noi inviano ripetutamente quella che è essenzialmente la stessa e-mail. Potrebbe dire qualcosa come "Ecco i numeri di vendita settimanali…" o "Tesoro, ricordati di spedire l'affitto prima o…"

Se sei una persona ragionevolmente organizzata ed efficiente, potresti copiare e incollare l'e-mail precedente in un nuovo messaggio ogni volta che è il momento di inviare l'e-mail regolarmente inviata. Non è un cattivo metodo, ma ti lascia aperto all'introduzione di errori. Potresti dimenticare di aggiornare l'oggetto, la data, un dato finanziario, un punto dati e così via.

Quando ho iniziato la mia carriera nel campo dei media e dell'editoria, ero essenzialmente un redattore di linea per alcune riviste accademiche, lavorando con tipografi che scrivevano le modifiche che avevo contrassegnato sui file. La regola più importante che ho imparato su come contrassegnare gli articoli per i compositori era questa: meno tasti premono, meno possibilità hanno di introdurre errori. In altre parole, il mio lavoro era correggere eventuali errori di battitura e ottenere le modifiche degli autori sulla pagina, riducendo al minimo la quantità di battitura che i tipografi dovevano fare.

Allo stesso modo, quando riutilizzi una vecchia e-mail, devi inserire molte sequenze di tasti non necessarie, come eliminare e quindi aggiornare l'oggetto, cambiare le informazioni chiave e così via.

Un sistema migliore consiste nell'impostare e-mail che è possibile riutilizzare più e più volte in modo più efficiente, un "modello e-mail" (termine di Microsoft Outlook) o "risposta predefinita" (termine di Google)

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Un modello di e-mail è esattamente quello che ti aspetteresti, un profilo di una e-mail con uno spazio vuoto in cui verranno visualizzate le informazioni aggiornate. Quando ti fornisci uno spazio vuoto anziché un numero o un pezzo di dati da aggiornare, stai eseguendo un numero minore di tasti e riducendo così il numero di errori che potresti introdurre. Non invierai mai accidentalmente i numeri del rapporto della scorsa settimana; la cosa peggiore che potrebbe accadere è lasciare qualcosa in bianco, nel qual caso i destinatari noteranno immediatamente e ti chiederanno i dati mancanti. Se invii informazioni errate, tuttavia, i destinatari potrebbero non saperlo mai.

Ecco come impostare i modelli di posta elettronica in due dei programmi di posta elettronica più utilizzati: Outlook e Gmail.

Come impostare un modello di posta elettronica in Outlook

Outlook si riferisce a questi tipi di messaggi inviati regolarmente come "modelli di email". La funzionalità è disponibile nel programma desktop di Outlook, ma non è disponibile in Outlook.com.

In Outlook 2007 . Inizia un nuovo messaggio di posta elettronica. Digita nel corpo dell'e-mail e nella riga dell'oggetto tutte le informazioni necessarie per riutilizzarle, assicurandoti di lasciarti uno spazio vuoto chiaro e visibile ovunque inserirai nuove informazioni ogni volta che invii il messaggio. Ecco un esempio:

	Linea tematica:		Rapporto di visualizzazione di pagina settimanale per fine settimana
	Corpo:		Ecco il report settimanale delle visualizzazioni di pagina per il sito Web. Data: Pagine: Grazie a tutti! Per favore fatemi sapere se avete domande.

Nell'angolo in alto a sinistra della finestra di messaggio, vai su File> Salva con nome.

Nella finestra di dialogo che appare, devi cambiare il tipo di file in Modello di Outlook (*.oft). Puoi quindi nominare il tuo modello come preferisci.

Quando sei pronto a scrivere un nuovo messaggio usando il modello, sfortunatamente il processo per arrivare al modello è in realtà un po 'inefficiente.

Vai su Nuovo> Scegli modulo

e nella casella di selezione a discesa in alto, selezionare Modelli utente nel File System. Tutti i modelli che hai salvato dovrebbero essere lì. Scegli quello che desideri e si aprirà come un nuovo messaggio di posta elettronica, che puoi aggiornare in base alle esigenze.

In Microsoft Outlook 2010 . Inizia un nuovo messaggio di posta elettronica. Digita nel corpo dell'e-mail e nella riga dell'oggetto tutte le informazioni necessarie per riutilizzarle, assicurandoti di lasciarti uno spazio vuoto chiaro e visibile ovunque inserirai nuove informazioni ogni volta che invii il messaggio. (Vedi l'esempio sopra.)

Al termine della progettazione del modello, vai alla scheda File e scegli Salva con nome.

Nella finestra di dialogo che appare, devi cambiare il tipo di file in Modello di Outlook (*.oft). Puoi quindi nominare il tuo modello come preferisci. Premi Salva.

Quando sei pronto per utilizzare il modello, vai su Nuovi elementi> Altri elementi> Scegli modulo

e nella casella di selezione a discesa in alto, selezionare Modelli utente nel File System. Tutti i modelli che hai salvato dovrebbero essere lì. Scegli quello che desideri e si aprirà come un nuovo messaggio di posta elettronica, che puoi aggiornare in base alle esigenze.

Lista di distribuzione . Probabilmente vorrai associare un modello e-mail a una lista di distribuzione in modo da poter inviare il messaggio a un gruppo di persone in un colpo solo.

Vai alla sezione Contatti di Outlook. Scegli Nuovo> Elenco di distribuzione.

Se si utilizza l'e-mail aziendale o aziendale, la soluzione migliore è selezionare membri anziché utilizzare la funzione chiamata Aggiungi nuovo. Seleziona membri probabilmente farà apparire l'elenco degli utenti disponibili sul sistema di posta elettronica della tua azienda. D'altra parte, Aggiungi nuovo consente di digitare manualmente un indirizzo e-mail.