Organizzati: come scansionare, salvare e distruggere i tuoi documenti fiscali

L'organizzazione dei documenti fiscali è un processo in corso. Innanzitutto, devi fare qualcosa con ciascun documento quando lo ricevi, che si tratti di una ricevuta per una spesa aziendale o di un modulo W-2 da parte di un datore di lavoro. Potresti scansionarlo. È possibile archiviarlo in una cartella. Qualunque cosa tu faccia con esso, devi fare nuovamente riferimento ad esso quando fai le tue tasse, quindi devi essere in grado di individuarlo. Potrebbe anche essere necessario consegnare alcuni di questi documenti a qualcun altro ad un certo punto, forse un contabile, ma almeno all'IRS entro la scadenza fiscale. Alla fine, ti consigliamo di smaltire correttamente i tuoi documenti per proteggere la tua privacy.

Se interrompi l'intero processo al fine di anticipare il modo in cui utilizzerai e far riferimento ai documenti fiscali in un secondo momento, puoi trovare un metodo per scansionare, salvare e infine distruggere i file, in modo da non inavvertitamente fai più lavoro per te stesso lungo la strada.

Quali documenti fiscali dovresti salvare?

Dovresti salvare tutto ciò che ti è stato inviato dai datori di lavoro, nonché qualsiasi documento relativo a beni immobili, conti bancari, donazioni o investimenti. In altre parole, salva i documenti generati da altri e forniti a fini fiscali di fine anno.

Per quanto riguarda i documenti generati da te, i suggerimenti sul sito web dell'IRS indicano che i record includono "fatture, carta di credito e altre ricevute, fatture, registri di miglia, assegni annullati, registrati o sostitutivi, prove di pagamento e qualsiasi altro record a supporto di detrazioni o crediti pretendi al tuo ritorno."

Scansione di documenti fiscali

Probabilmente prenderai tutti i tuoi documenti fiscali e li metterai in una scatola, un cassetto o una cartella. Va bene, purché tu possa trovarli rapidamente più tardi quando ne hai bisogno.

Un modo più rapido e conveniente per essere sicuri di poter trovare i documenti in un secondo momento è digitalizzarli scansionandoli. La scansione dei tuoi documenti ti dà anche il vantaggio di creare un backup, in modo che se succede qualcosa alle copie fisiche (incendio, alluvione, bambino di quattro anni), avrai un set di riserva.

È possibile utilizzare uno scanner desktop di grandi dimensioni o una stampante multifunzione con uno scanner incluso, utile se si dispone di grandi pile di pagine che è necessario acquisire. Se hai solo una manciata di documenti sciolti, potresti stare meglio usando un'app di scansione mobile.

Molte app di scansione mobile sono gratuite. Trasformano il tuo telefono in uno scanner. Trovano automaticamente i bordi dei documenti e convertono le immagini in PDF. Se non ne hai mai usato uno prima, ti esorto assolutamente a provarlo. Sono super facili da usare.

Salvataggio e denominazione dei documenti fiscali

Una volta scansionati i tuoi documenti, la cosa più utile che puoi fare per aiutarti in seguito è nominare i file in modo intelligente e incollarli in una cartella con un nome molto chiaro, come "DOCUMENTI FISCALI 2016".

Utilizzare sia l'anno del deposito fiscale che le parole "imposta" e "imposte" nella cartella del computer e nei nomi dei file. In questo modo, quando hai bisogno dei file in un secondo momento, puoi cercarli anche se non ricordi esattamente dove li hai inseriti.

Per i nomi dei file, includi anche il nome del modulo, come 1099-INT o W-2, e includi qualsiasi altro dettaglio specifico che segnali a te o a qualcun altro che gestisce i tuoi documenti esattamente ciò che il file contiene. Ad esempio, un buon nome file per un 1099-INT 2016 da Duffy Bank sarebbe: 2016-TAXES_1099-INT-DuffyBank.

Distruggere documenti fiscali

Non fa male salvare copie digitali dei tuoi documenti fiscali a tempo indeterminato, ma puoi ovviamente smaltire in sicurezza copie cartacee dopo pochi anni. Come accennato, l'IRS ha linee guida per le quali i documenti devono essere salvati per un periodo di tempo. Se preferisci sbagliare per cautela, sette anni è il numero da ricordare, poiché è il periodo di tempo più lungo richiesto dal governo.

Poiché presenterai la domanda per il 2016 quest'anno, puoi tranquillamente distruggere qualsiasi cosa dal 2009 o prima. Se gestisci una piccola impresa o hai molti documenti riservati, possedere il tuo distruggidocumenti è la strada da percorrere. Non sono così costosi, con i migliori trituratori testati su PCMag che vanno da $ 159 a $ 329. Lo Swingline Style + Super Cross-Cut Shredder è il meno costoso dei modelli più votati.

E-File Your Taxes

Ora che hai capito come gestire i tuoi documenti fiscali, è tempo di iniziare a fare effettivamente le tue tasse e, prima, meglio è. Mentre tecnicamente hai tempo fino al 18 aprile per farli, ottenere le tasse prima è un bene per la tua tranquillità. Se ricevi un rimborso, lo riceverai prima e chi non lo desidera? Se devi pagare, beh, avrai più tempo per capire come gestirlo.

Inoltre, se ti manca un documento o uno di essi risulta inesatto, è molto meglio scoprirlo ora che a mezzanotte dell'ultimo giorno. Puoi sempre ottenere un'estensione, ovviamente, ma nessuno vuole affrontare quel tipo di stress dell'ultimo minuto se può evitarlo. Considera anche che se hai bisogno di contattare l'assistenza presso il servizio di deposito fiscale di tua scelta, le tue possibilità di essere in grado di raggiungere qualcuno sono molto migliori ora che se invii un e-file delle tue tasse all'ultimo minuto.

Abbiamo due servizi preferiti di preparazione delle tasse per le tasse del 2016 (quelli che devi presentare nel 2017). TurboTax Self-Employed è la scelta migliore per coloro che desiderano l'interfaccia più amichevole e il supporto più ampio, inclusa la possibilità di videoconferenze con professionisti che possono vedere il tuo ritorno in tempo reale. TaxAct Online Premium è la nostra scelta dei redattori per fare le tue tasse con un budget, se non hai bisogno di una mano di mano. Vedi la nostra carrellata del miglior software di preparazione fiscale per ulteriori informazioni.