Organizzati: come creare i principali documenti di emergenza per la casa e il lavoro in meno di un'ora

Se gestisci un ufficio, hai una planimetria salvata online, nel caso in cui ci sia un disastro o qualche altra ragione per cui le persone che non hanno familiarità con lo spazio devono accedervi? Se affittate una proprietà per le vacanze o anche solo stanze della vostra casa, fornite ai vostri ospiti adeguate informazioni di emergenza? Dov'è la tua mappa delle uscite di emergenza per la tua famiglia e gli eventuali ospiti che potrebbero stare con te?

Pensare alla preparazione alle emergenze non è mai divertente, ma pianificare in anticipo ed essere preparati è molto meglio che desiderare di averlo fatto dopo un disastro. Ecco un semplice progetto per aiutarti a essere meglio preparato: crea mappe delle uscite di emergenza, planimetrie e gli altri documenti di cui hai bisogno e fallo in circa un'ora.

Il segreto per mantenere breve questo progetto è usare app di diagrammi che sono liberamente disponibili online e semplici da usare. Altrettanto importante, queste app sono dotate di modelli per tutti i tipi di diagrammi, mappe, grafici e così via.

Quando lavori con questi modelli, tutto ciò che devi fare è riorganizzare i mobili, per così dire. Non devi disegnare nulla da zero.

Quale app per diagrammi usare?

Supponendo che tu non sappia nulla del software di progettazione o disegno vettoriale, ci sono due app che consiglio di utilizzare per creare piani di uscita di emergenza, mappe dei piani e altri documenti chiave per la tua casa, proprietà per le vacanze e affari. Sono Lucidchart e SmartDraw.

Nella mia esperienza con queste app, Lucidchart è leggermente più facile da usare, ma SmartDraw ha più modelli per la preparazione alle emergenze. Sono entrambi estremamente utili, tuttavia. Entrambi hanno un livello di servizio gratuito, quindi non devi pagare nulla per creare questi file critici. Entrambi hanno un'app Web, quindi puoi usare l'app direttamente nel tuo browser senza installare alcun software.

Documenti di preparazione alle emergenze

Voglio fornire alcuni esempi di documenti di preparazione alle emergenze perché spesso non sai quali sono necessari finché non hai la possibilità di sfogliare alcune delle opzioni. Alcuni comuni sono:

• Piano di evacuazione / mappa del pavimento,
• Creazione di un piano / mappa di evacuazione, incluso un punto di incontro sicuro,
• Piano / mappa di evacuazione domiciliare, incluso punto di incontro sicuro,
• Piano di continuità operativa,
• Elenco dei contatti di emergenza (ogni casa dovrebbe averne uno su un frigorifero o pubblicato da qualche parte altamente visibile),
• Albero del telefono di emergenza,
• Diagrammi di informazione di primo soccorso e CPR e
• Suggerimenti su incendi, inondazioni, terremoti e rifugi sul posto.

Potrei andare avanti all'infinito, ma spero che questo elenco inneschi alcune idee per documenti e diagrammi che sono adatti per la tua posizione e circostanze particolari. Naturalmente, non tutti i documenti sono appropriati per ogni casa o azienda. Alcuni di questi documenti sono disponibili per la semplice stampa, come CPR e grafici di pronto soccorso. Altri sono così semplici e chiari da rendere anche possibile redigerli rapidamente in un'app di elaborazione testi. Potresti anche essere tentato di scriverli a mano. Consiglio invece di passare al digitale, tuttavia, perché è più semplice conservare le copie digitali salvate nel cloud. Avere copie digitali nel cloud significa 1) puoi aggiornarle facilmente e 2) puoi ottenere le informazioni anche se non sei davanti al pezzo di carta che hai stampato.

Come creare documenti di emergenza

Utilizzando una di quelle due app che ho menzionato in precedenza, SmartDraw o Lucidchart, renderà questo progetto veloce ed efficiente. Potresti persino divertirti usando gli strumenti.

Inizia guardando i modelli forniti dall'app. Nel software di diagramma, "modello" significa documento di esempio, quindi stai ottenendo molto di più di un semplice file con una formattazione corretta. Facciamo l'esempio di una mappa di evacuazione dell'ufficio. Il modello in realtà ha già tracciato una planimetria di esempio e un percorso di evacuazione (piuttosto che darti una tela bianca e una libreria di oggetti appropriati da schiaffeggiare). Tutto quello che devi fare, sia letteralmente che metaforicamente, è spostare i mobili. Trascina e rilascia oggetti che rappresentano porte, finestre, scrivanie, sedie, piante in vaso, refrigeratori d'acqua, bagni, armadi e così via fino a quando la pianta del campione si trasforma in una rappresentazione del tuo spazio ufficio reale. Allo stesso modo, si sposta e ruota, allunga o accorcia le frecce rosse che puntano alle uscite più vicine.

Potrebbe non essere possibile trovare il modello esatto desiderato, ma è sempre possibile cooptare altri diagrammi simili per il proprio scopo. Ad esempio, un organigramma verticale non è poi così diverso, schematicamente parlando, da un albero del telefono.

Prenditi un'ora per essere meglio preparato

Le app di diagrammi rendono così semplice sfornare alcuni documenti di preparazione alle emergenze che dovresti essere in grado di eliminare molti dei più importanti di cui hai bisogno in circa un'ora. Prendi ogni venerdì pomeriggio in ufficio quando ti senti stanco di fare altri lavori, o un sabato mattina a casa per i documenti personali e fatti fare alcuni file critici.

Naturalmente, questa è solo la cima dell'iceberg quando si tratta di pianificare il peggio. Cosa farai se il potere si spegne? Cosa succede se i tuoi computer vengono colpiti dal ransomware? È stato eseguito il backup di tutti i dati sul cloud? Quando il tempo lo consente, dovresti informarti su come mettere a prova di disastro la tua attività, che include informazioni sulla pianificazione, esecuzione e formazione sulla preparazione ai disastri.