Organizzati: come mantenere separati il ​​tuo lavoro e i tuoi file personali

Chi lavora come me spesso controlla la nostra e-mail di lavoro nel fine settimana. Oppure potremmo fare progressi su un'importante presentazione a tarda notte da casa, se è in quel momento che le nostre ore più produttive sono (o se stiamo correndo dietro un progetto). Siamo ugualmente inclini a rispondere ai messaggi personali mentre siamo al lavoro o magari scannerizzando un documento di assicurazione sulla casa sulla fotocopiatrice dell'ufficio. I knowledge worker generalmente apprezzano questo tipo di flessibilità, ma se non stai attento a come separi il tuo lavoro e i tuoi file personali, potresti mettere te e i tuoi dati nei guai.

I comportamenti rischiosi nell'area grigia tra lavoro e vita potrebbero mettere a rischio i dati sensibili. Ad esempio, mentre molte persone potrebbero scansionare un documento personale in ufficio qua e là, non vorresti scansionare nulla di sensibile, perché, a meno che tu non sia il responsabile IT, non hai idea di dove la stampante multifunzione salvi copie dei file che scansiona. Probabilmente si trovano sul disco rigido dello scanner stesso e potrebbero essere salvati anche su server condivisi non sicuri.

Inoltre, per mantenere una parvenza di equilibrio tra vita professionale e vita privata, è utile avere degli spunti che ti ricordano quando stai facendo un tipo di lavoro mentre sei sull'altro orologio. Diciamo che stai recuperando alcune email per tre giorni in una vacanza in famiglia. Potresti apprezzare di avere la flessibilità e l'opportunità di affrontare qualsiasi questione urgente, ma potresti anche voler tornare a goderti Splash Mountain con i tuoi figli. Con alcune semplici strategie per separare i tuoi file personali e di lavoro, non sarai mai risucchiato nel fare troppo tempo quando ti godi il tuo tempo personale e viceversa.

Compartimentalizza i tuoi file

Il trucco principale per separare i file di lavoro e personali è compartimentarli. Mantenere cose specifiche in luoghi dedicati crea non solo ordine, ma anche certezza. Funziona sia nel mondo fisico che nel mondo digitale. Se metti sempre le chiavi nella tasca destra e il telefono alla sinistra, non finirai mai per cercare uno di questi oggetti nella giacca.

Con i file digitali, i principi sono gli stessi, ma la realtà è leggermente diversa. Potresti conservare tutti i tuoi file di lavoro in una cartella e i file personali in un'altra, ma vivono sullo stesso server, computer, app o dispositivo mobile? Li vuoi?

A volte separiamo i file di lavoro dai file personali al fine di mantenere i confini, in modo da non rimanere intrappolati nel lavoro quando dovremmo trascorrere del tempo con la famiglia e gli amici, o in modo da non essere tentati di finire di archiviare le nostre tasse mentre siamo all'orologio.

Nel corso degli anni, ho sviluppato alcune strategie che mi aiutano a compartimentare il mio lavoro e i file personali in modo che soddisfino queste condizioni:

• Sono sempre separati
• Sono accessibili ovunque io sia, ma
• È leggermente scomodo per me accedere ai file di lavoro quando sono in modalità home e ai file home quando sono in modalità di lavoro.

Usa interfacce diverse per cose diverse

Per prima cosa parliamo di documenti digitali, come documenti di elaborazione testi, fogli di calcolo, presentazioni, PDF e immagini.

Il modo più semplice che ho trovato per mantenere i documenti separati e tuttavia accessibili è archiviarli in un servizio di sincronizzazione online e utilizzare servizi diversi per diversi tipi di informazioni. Uso Dropbox per archiviare, eseguire il backup e sincronizzare i miei file personali e faccio affidamento su Google Drive per lavoro. Esistono molte opzioni oltre a questi due servizi, di cui puoi leggere nella lista dei migliori servizi di archiviazione online di PCMag. Ma il punto è iniziare separando i file in due diversi servizi.

Perché non dovrei scegliere il mio servizio di archiviazione preferito e creare due account diversi invece di utilizzare due servizi diversi? Avere un'interfaccia diversa mi aiuta a mantenere i confini di cui ho bisogno tra lavoro e file personali.

Se guardo l'interfaccia Web di Google Drive, mi sento come se stessi lavorando. Se guardo Google Drive mentre sono in vacanza, tuttavia, mi suonano delle campane che mi ricordano che sto facendo un lavoro quando dovrei rilassarmi a bordo piscina. Ma se sto lavorando su Dropbox nel fine settimana, organizzando le mie foto personali, il mio cervello non mi dà lo stesso segnale "stai lavorando". Nel corso del tempo, ho sviluppato una forte associazione tra ciascuna interfaccia e ciò che faccio in quella interfaccia. Per me, è ancora più importante avere chiari confini tra lavoro e vita privata perché lavoro da un ufficio a casa. Quando lavoravo a tempo pieno in un edificio per uffici, utilizzavo strategie simili con lo stesso effetto.

Crea segnali visivi nel tuo sistema operativo e temi

Alcuni servizi di archiviazione, come quelli che si integrano perfettamente con il tuo sistema operativo, non assomigliano affatto (a meno che tu non usi l'app Web). Non hanno necessariamente un'interfaccia distinta. Un altro modo in cui potresti compartimentare senza nemmeno rendertene conto è utilizzando un diverso sistema operativo al lavoro e a casa. Se hai una macchina Windows in ufficio e un Mac a casa, potresti già provare la stessa sensazione di essere iper-consapevole quando stai facendo un lavoro di ufficio a casa sul Mac.

Un altro problema potrebbe essere che usi alcuni degli stessi strumenti nella tua vita lavorativa e personale perché ti piacciono. Non vuoi scegliere due diversi strumenti o interfacce. Vuoi usare quello che ti piace di più per entrambi. Alcuni miei amici, ad esempio, usano Slack per le comunicazioni personali e usano anche Slack al lavoro. In quella situazione, consiglierei di cambiare il tema (cioè la combinazione di colori) dei tuoi due account Slack in modo che appaiano fisicamente diversi. Assocerai rapidamente una combinazione di colori al lavoro e una a chiacchiere personali private.

Compartimentalizza tramite browser

Un'altra opzione per compartimentare il tuo lavoro e creare spunti visivi che ti ricordano quale tipo di lavoro stai facendo è attenersi a un tipo di browser sul lavoro e un altro a casa. I segnali visivi potrebbero essere più sottili, ma avrai comunque l'abitudine di lanciare, diciamo, Chrome per lavoro e Firefox per cose personali.

È anche utile utilizzare due browser separati per mantenere separata la cronologia Web. Ad esempio, potresti essere più attento a svuotare la cache del browser per i file di lavoro perché contengono informazioni aziendali riservate, ma potresti effettivamente voler conservare la tua cronologia Web personale in modo da poter cercare rapidamente i siti visitati qualche giorno fa (o vice versa).

Usa le applicazioni client di posta elettronica a tuo vantaggio

Sui telefoni cellulari, esiste un modo davvero semplice di separare l'e-mail di lavoro dall'e-mail personale, indipendentemente dal fatto che tu utilizzi lo stesso servizio di posta elettronica, come ad esempio Gmail, sia per lavoro che per casa. La soluzione: utilizzare diversi client di posta elettronica.

Gmail ha un'app standalone, ma non è necessario sceglierla come app che usi per accedere a Gmail. Su iPhone, è possibile utilizzare l'app Mail di serie. O su qualsiasi tipo di telefono, puoi installare un'app client di posta elettronica di terze parti che funziona con Gmail, come Boxer o Inboxcube.

Mi piace usare app separate per lavoro ed e-mail personale. Ho lo stesso vantaggio di avere due interfacce distinte. Inoltre, quando sto cercando di non farmi succhiare dal lavoro, posso chiudere e chiudere l'e-mail di lavoro mantenendo la mia e-mail personale più facilmente accessibile, o viceversa.

È possibile che ti piaccia davvero un'app client di posta elettronica e che desideri utilizzarla sia per il tuo lavoro che per la posta elettronica personale. Con molte app, puoi avere più account autenticati e passare da una all'altra a piacimento. Fornisce una facilità d'uso che in realtà potresti non desiderare, tuttavia. Perdi il vantaggio di avere due interfacce distinte e perdi la possibilità di uscire dall'app con qualunque account desideri rendere meno allettante al momento. Forse vuoi che la tua tecnologia sia leggermente meno user friendly per il bene della tua psicologia.

Compartimentalizzato per un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata

Se hai bisogno di confini più chiari tra il tuo lavoro e la vita personale, compartimentare i tuoi dati in diverse app, servizi, sistemi operativi e browser ti aiuta enormemente.

Avere due spazi virtuali distinti in cui accedi ai tuoi file crea spunti, associazioni e barriere all'ingresso che possono aiutarti a ridurre al minimo il lavoro fuori orario o svolgere le faccende personali mentre sei al lavoro, consentendoti comunque di farlo quando è necessario.