Organizzati: come mantenere ordinato, scansionabile e non troppo occupato

Slack rende la comunicazione all'interno di una squadra molto più semplice rispetto all'utilizzo della posta elettronica, ma l'app ha la tendenza a sembrare la stanza dei giochi di un bambino disordinato. Se i membri del tuo team hanno una profonda passione per le gif animate o non pensano attraverso il modo in cui nominano i canali, probabilmente la tua interfaccia personale è completamente disorganizzata. Questi nove suggerimenti possono aiutarti a riprendere il controllo di questa app di messaggistica aziendale.

1. Rendi i messaggi Slack più compatti

Due impostazioni restringeranno l'interfaccia di Slack per renderla più snella. Vai a Preferenze> Messaggi e contenuti multimediali. In Tema, scegli Compatto. Quindi, proprio sotto di esso, scegli di vedere Visualizza solo i nomi.

Insieme, queste impostazioni eliminano i caratteri in eccesso e gli spazi bianchi da Slack. Potrebbe non essere il tuo stile preferito, ma vale la pena provare se vuoi rendere il tuo spazio Slack più ordinato e meno occupato. Se vuoi essere in grado di scansionare un sacco di informazioni senza un sacco di scorrimento, potrebbe valere la pena provare questo.

2. Analizza la barra laterale allentata

Non vi è alcun motivo per cui è necessario visualizzare tutti i canali e i messaggi elencati nella barra laterale per impostazione predefinita. Canali speciali e messaggi diretti che usi più spesso. Questo li fa sedere in alto sotto la voce Speciali, permettendoti di focalizzare la tua attenzione su questo elenco curato.

Se il tuo account Slack è gravemente disordinato, considera anche di modificare le impostazioni per mostrare solo i messaggi speciali e i messaggi non letti. Vai su Preferenze> Barra laterale> Impostazioni barra laterale> Aspetto e scegli Conversazioni da leggere e speciali.

3. Sopprimere il disordine delle immagini

Se la tua lamentela principale su Slack è che i tuoi colleghi pubblicano troppe gif animate, emoji e collegamenti con immagini di anteprima enormi, puoi semplicemente sopprimerle a tuo avviso. Cerca in Preferenze> Messaggi e contenuti multimediali. Nella parte inferiore sono presenti caselle di controllo che ti consentono di nascondere diversi tipi di immagini.

Se vuoi la migliore esperienza Slack ordinata, impostale in questo modo:

4. Personalizza le notifiche

Ricevere troppe notifiche le trasforma tutte in rumore. Personalizza le notifiche che ricevi in ​​Slack in tre passaggi.

Innanzitutto, silenzia tutti i canali in cui la maggior parte dei nuovi messaggi non è importante. Vai al canale, fai clic sull'icona a forma di ingranaggio accanto alla barra di ricerca e seleziona l'opzione per silenziare quel canale.

In secondo luogo, modifica le tue preferenze di notifica su Messaggi diretti, menzioni e parole chiave o Nulla. Se scegli Nulla, vedrai dei badge che indicano nuovi messaggi, ma non riceverai avvisi audio o altre notifiche sullo schermo.

In terzo luogo, presta attenzione alle ultime due opzioni visualizzate in questa sezione delle tue preferenze: Avvisami sulle risposte alle discussioni che sto seguendo e Usa impostazioni diverse per i dispositivi mobili. A seconda di come tu e i tuoi compagni di squadra utilizzate conversazioni su thread, potreste voler selezionare l'opzione per ricevere le notifiche di thread. Per quanto riguarda le opzioni del dispositivo mobile, la scelta di avere preferenze diverse sul telefono può aiutarti a concentrarti. La prossima volta che devi lavorare senza interruzioni, esci dall'app desktop Slack ed esci dall'app Web, ma tieni il telefono vicino per importanti notifiche Slack.

5. Utilizzare i prefissi per raggruppare canali allentati simili

Ecco una tattica che vedo regolarmente i team usare in Slack: creare prefissi per i canali che dovrebbero essere raggruppati insieme. Tutti i canali che devono essere utilizzati esclusivamente dal team di vendita, ad esempio, dovrebbero avere il prefisso "sales-" in modo da poter avere # contatti-vendite, # suggerimenti-vendite, # vendite-vittorie e così via. I canali che sono solo per divertimento possono prendere il prefisso "fun-" o "watercooler-".

L'uso dei prefissi fa sì che canali simili si raggruppino automaticamente, sia nella barra laterale che nell'elenco completo dei canali ogni volta che è necessario esplorarli.

6. Usa gli strumenti di polling (o questo hack)

Quando fai ai tuoi compagni di squadra una domanda tipo sondaggio, come "A che ora possono incontrarsi tutti oggi pomeriggio?" utilizzare un'app di polling. È molto più semplice e ordinato leggere le risposte a un sondaggio piuttosto che sfogliare una serie di commenti.

Polly for Slack è una delle app di sondaggi e sondaggi più note. Installalo come componente aggiuntivo Slack, quindi digita "/ polly" ogni volta che vuoi creare un sondaggio.

Puoi anche saltare gli strumenti di polling con questo semplice trucco: scrivi la tua domanda e fornisci possibili risposte con reazione. I tuoi compagni di squadra scopriranno che dovrebbero aggiungere la reazione appropriata alla domanda per mostrare le loro preferenze. Per le opzioni di polling che non hanno icone ovvie da abbinare, usa il numero di reaji o i punti colorati. I risultati sono stretti, ordinati e facili da leggere.

7. Crea un'etichetta per le discussioni

I thread dei messaggi sono fantastici per mantenere organizzato Slack, ma solo quando li usi in un modo che funziona per il tuo team. Un thread di messaggi è una conversazione che ruota dal canale principale in una barra laterale. Le persone possono partecipare alla conversazione o starne fuori. Nel thread, tu e i tuoi compagni di squadra potete avere una conversazione elaborata su un argomento senza che questo venga interrotto.

Quando ci sono troppi thread, tuttavia, è difficile scansionare il canale e recuperare ciò che sta accadendo di recente. Pertanto, è necessario trovare il giusto equilibrio tra l'uso del thread e un'etichetta per questo. Non ci sono regole per come farlo.

Lavoravo con una squadra che aggiungeva una bobina di thread emoji alla fine di qualsiasi messaggio che volessero deviare dal canale principale. Nel corso del tempo, abbiamo raccolto tutti le regole informali su quando threadare i messaggi e tutti sembravano felici di seguirli.

Suggerimento: per aggiungere un'emoji personalizzata, fai clic sull'area di lavoro in alto a sinistra, scegli Personalizza gioco e carica un'immagine a tua scelta dalla scheda Emoji. Si noti che gli amministratori possono limitare chi può aggiungere emoji personalizzate.

Se non hai bisogno di armeggiare più avanzato, potresti voler imparare anche a costruire un robot lento.

8. Organizza i tuoi pensieri con la formattazione

Usa la formattazione per organizzare ciò che scrivi nei messaggi Slack. Semplifica la scansione del canale da parte di altre persone e rileva ciò che è importante.

Slack utilizza la formattazione Markdown per grassetto, corsivo, sottolineature e formato del codice. Quando digiti più di alcuni caratteri, nella parte inferiore dello schermo viene visualizzato un cheat sheet per aiutarti.

Inoltre, aggiungi le interruzioni di riga nel tuo messaggio usando shift + return. Questa combinazione di tasti ti consente di creare paragrafi senza pubblicare il messaggio (se premi Invio senza spostamento, il tuo messaggio verrà pubblicato). Una volta che lo hai fatto, puoi scrivere messaggi più lunghi che sono facili da leggere e modificare, anziché dover postarne cinque o sei consecutivi. Questa pratica può giovare ai risultati di ricerca di Slack se si utilizza un account gratuito che si limita a cercare solo i 10.000 messaggi più recenti.

9. Creare avvisi automatici

Un avviso automatico in Slack è una notifica che ricevi automaticamente quando si verifica qualche azione. Ad esempio, potresti creare un avviso per quando qualcuno compila il modulo web della tua azienda. Alcune altre idee: puoi ricevere un avviso ogni volta che una vendita si chiude nel tuo negozio online, ogni volta che appare un nuovo commento sul tuo sito Web o non appena qualcuno nel tuo team apre o chiude un problema in Github.

Esistono alcuni modi per impostare e controllare gli avvisi automatici. Il più semplice è attraverso le integrazioni di Slack con altri strumenti nella sua Directory app. Ad esempio, collega Slack a Freshdesk e puoi ricevere avvisi sui ticket di supporto inviati al tuo team.

Un altro modo è quello di utilizzare l'app Slack Webhooks in arrivo, che richiede un po 'di know-how tecnico per configurare, ma consente di ricevere avvisi su attività che potrebbero essere al di fuori del regno delle app Slack. L'ultima opzione è quella di utilizzare uno strumento di automazione di terze parti, come IFTTT, Workato o Zapier. Questi servizi ti consentono di connettere le app tra loro e, nel caso di Slack, puoi connettere un'app anche se Slack non la supporta in modo nativo. Gli strumenti di automazione possono anche darti più opzioni per personalizzare l'avviso.

Segnale vs. rumore

Slack ha promesso di aiutare a correggere alcuni dei problemi segnale-rumore inerenti all'e-mail. Prometteva anche di dare alle persone un modo di comunicare più divertente. È diventata un'app che per lo più ha successo in entrambe le aree, ma nel farlo è diventata un diverso tipo di bestia, che può sembrare ingombrante. Pulendo la tua interfaccia Slack, puoi ridurre significativamente il rumore e creare uno spazio più focalizzato per comunicare.

Se tutto il resto fallisce, puoi sempre saltare la nave guardando queste 17 alternative a Slack. Se sei impegnato a rimanere con l'app, assicurati di darti alcuni consigli e trucchi per Slack.