Organizzarsi: come migliorare la comunicazione per una migliore gestione dei progetti

Durante qualsiasi progetto, è fondamentale sapere come comunicare e quando utilizzare un servizio di project management per la comunicazione. Comunicare con tutte le parti interessate è il singolo fattore più importante per il successo della gestione del progetto, secondo un rapporto dell'Istituto di gestione del progetto. Scarse comunicazioni sono troppo spesso la causa di altri problemi che portano fuori progetto un progetto o lo affondano del tutto.

Cosa significa una comunicazione chiara, aperta ed efficace in termini di gestione del progetto e come si fa? La colonna Get Organized della scorsa settimana ha esaminato come iniziare a gestire un progetto. I punti chiave sono stati la definizione del progetto (e la garanzia che si tratti di un progetto piuttosto che di un semplice lavoro in corso) e dei suoi requisiti, ambito, risultati, pietre miliari e attori, compresi gli stakeholder. Se non l'hai già letto, ti consiglio di farlo prima di affrontare questo articolo.

In che modo la scarsa comunicazione influisce sulla gestione del progetto

I tre principali problemi che impediscono il successo di un progetto sono i cambiamenti di portata, la scarsa stima in fase di pianificazione e gli obiettivi e gli obiettivi mal definiti, secondo un sondaggio di PricewaterhouseCooper. Ma Jason Westland, CEO di ProjectManager.com, vede tutti questi come problemi derivanti da una radice diversa: cattiva comunicazione.

"Se un project manager non ha l'ambito di applicazione limitato o se i giocatori non conoscono la sequenza temporale, le cose vanno in pezzi, o ciò che viene consegnato non soddisfa i requisiti", ha detto Westland quando ho parlato recentemente con lui delle migliori pratiche di gestione del progetto.

Westland, che ha anche scritto Il ciclo di vita della gestione dei progetti , ha aggiunto: "Ciò che accade di solito è che il project manager non ha una vera e propria portata nell'ambito del progetto. Il team non sa davvero cosa stanno offrendo. Nessuno sa davvero quali sono le date di fine delle pietre miliari o dei risultati chiave. E nel corso del progetto nessuno li tiene informati della visione generale, del motivo per cui lo stanno facendo. E le cose semplicemente scivolano ".

Westland è cresciuta in Nuova Zelanda. Ha condiviso con me un'analogia tra l'allevamento di pecore sul terreno della sua madrepatria e la gestione di un progetto.

Immagina un ragazzo che deve spostare 300 pecore da un paddock a un altro usando nient'altro che un paio di cani. "Sei in costante comunicazione con i tuoi cani attraverso un fischio", ha detto. "I cani si spostano costantemente per dividere gruppi o unire gruppi". Il lavoro può sembrare ingombrante per un ragazzo e alcuni cani da caccia, ma se non c'è mai un'interruzione nella comunicazione e il ragazzo continua a ricordare a se stesso del suo obiettivo, può essere fatto.

Guarda il quadro generale

Durante la riunione di avvio di un progetto, tutti i giocatori che lavoreranno al progetto devono lasciare l'incontro con una chiara descrizione di ciò che il progetto finale comprenderà. In altre parole, tutti dovrebbero avere non solo una visione, ma anche dettagli scritti.

Immagina un progetto che richiede un anno per essere completato. A pochi mesi dal progetto, è del tutto possibile che la visione negli occhi di qualcuno si sia trasformata un po 'dal primo giorno. Il project manager deve ricordare a tutti la descrizione del progetto finale e deve farlo spesso. Questo tipo di comunicazione visiva può avvenire durante una riunione regolarmente programmata (ne parleremo più avanti in un momento) o portando di volta in volta il cliente del progetto per ricordare al team a cosa sta lavorando.

Inoltre, tutti i membri del team di progetto sono responsabili della comunicazione quando un'attività o una serie di attività si discosta dal risultato finale successivo o dalla descrizione finale del progetto. Quando si presenta un'attività che non rientra nell'ambito di applicazione, i lavoratori devono parlare e i project manager devono ascoltare. La comunicazione è una strada a doppio senso. Allo stesso modo, se un team crede che non raggiungerà una scadenza, dovrà informare il project manager quando sono in pericolo, non dopo che è troppo tardi. Un project manager che ascolta comunicazioni di questo tipo può prendere decisioni di conseguenza. E, come avrete intuito, il project manager deve informare il team di qualsiasi modifica venga fatta e sollecitare il feedback.

Prestare attenzione ai dettagli precisi

Oltre a tornare spesso alla visione e a tenere sotto controllo la portata, i project manager devono conoscere ogni dettaglio. "Durante il progetto, è davvero importante che il project manager sia pienamente consapevole di ogni compito e quale sia lo stato di tale compito", ha detto Westland.

I progetti possono facilmente avere migliaia di attività, che sono molte informazioni che ogni manager di progetto deve ricordare. È proprio per questo motivo che un servizio di project management è così prezioso. Due esempi sono i progetti Zoho e i progetti di lavoro di squadra, sebbene ce ne siano dozzine sul mercato per team di varie dimensioni e complessità.

Quando i team utilizzano piattaforme di gestione dei progetti, tutte le attività vengono registrate nel sistema e sono visibili a tutti coloro che hanno bisogno di vederle (o talvolta sono visibili a tutti, a seconda dello strumento). Ogni attività ha un assegnatario e una data di scadenza. Di solito ci sono anche informazioni aggiuntive che descrivono se l'attività non è ancora sulla piattaforma di qualcuno, attualmente attiva o completata. Alcune piattaforme monitorano in modo ancora più dettagliato il livello percentuale di completamento di ogni attività. Quindi un project manager può fare il check-in su un'attività in qualsiasi momento per vedere il suo stato senza dover andare alla scrivania di qualcuno, toccare quella persona sulla spalla e chiedere. Cambia completamente la natura della comunicazione.

Gli strumenti di gestione del progetto centralizzano le informazioni e danno a tutti l'accesso ad esse. Alla fine, la documentazione è solo un'altra forma di comunicazione.

Peter Clarkson, direttore di Maestro Development, che crea la piattaforma di project management Maestro Project Office, è un ex project manager che ha gestito migliaia di progetti. "Ho fatto un sacco di auditing di progetti cattivi. Ero conosciuto come artista di salvataggio", mi ha detto. "Invariabilmente, ricondotto alla mancanza di metodologia e alla mancanza di conoscenza di ciò che è accaduto nel progetto: non documentare gli incontri, i problemi, le azioni."

Quando Clarkson descrive la sua giornata come project manager, l'importanza della comunicazione e il project manager essendo collegati ad ogni bit di comunicazione, diventa evidente. "Come project manager, ho sempre affermato di essere pigro perché non mi sono mai assegnato nulla", ha detto. "Tutto quello che ho fatto è stato andare in giro e parlare con la gente, o leggere rapporti, o controllare nel database i problemi che si stavano preparando e che venivano registrati, ma nessuno stava facendo nulla. Leggevo i verbali delle riunioni da varie riunioni che non avevo non ci vado davvero. " Ha detto che ha trascorso facilmente un terzo della sua giornata lavorativa in qualsiasi strumento di gestione del progetto e database utilizzato dai team.

Continua ad avere riunioni

La maggior parte dei progetti e dei team di progetto si basano in parte sulle riunioni. Come spiega Westland, "Prima degli strumenti online, i responsabili di progetto in genere organizzavano una riunione stand-up settimanale in cui tutti semplicemente dicevano a quali compiti stavano lavorando, quali compiti avevano completato e lo stato di altri risultati o attività". Ma con una piattaforma di gestione del progetto in atto, in cui tutte queste informazioni sono registrate e rese visibili, c'è ancora motivo di tenere delle riunioni?

Attualmente si. Mentre la comunicazione è notevolmente migliorata dagli strumenti online, le riunioni sono ancora utili. "Non è che non hai ancora stand-up; è solo che lo scopo cambia. Invece di uno stand-up settimanale basato su attività, può diventare un incontro bisettimanale in cui il project manager riafferma la visione e si assicura che tutti sa dove devono andare, o porta il cliente a parlare del motivo per cui il progetto viene consegnato. Diventa più una sessione di strategia che una sessione di esecuzione ", ha detto Westland.

Pianificare Postmortems

La comunicazione è la chiave del successo di ogni progetto, non solo nella fase di pianificazione e nella riunione iniziale, ma anche durante tutto il corso del progetto, e anche dopo che è stato completato. Le riunioni post-mortem offrono ai membri del team un'ultima opportunità per comunicare cosa è andato bene o male in un progetto.

I membri del team devono essere onesti e aperti con il loro feedback, ma altrettanto importante, il project manager deve ascoltare il feedback, registrarlo e fare riferimento ad esso la prossima volta che si presenta un progetto simile.

Le piattaforme di gestione del progetto possono anche essere un'ottima fonte di materiale di riferimento al termine del progetto. La maggior parte dei team beneficia della revisione dei report e della cronologia del proprio progetto per avere un'idea più precisa di ciò che è accaduto quando qualcosa è andato storto.

Per ulteriori suggerimenti su come ottenere il massimo dai due servizi di gestione dei progetti di Editors 'Choice di PCMag, puoi leggere 7 modi per semplificare la gestione dei progetti nei progetti di lavoro di squadra e 5 funzioni dei progetti Zoho per organizzare la tua attività.