Organizzati: come sono passato a lavorare nel cloud

Dopo anni di lavoro in un sistema ibrido, dove alcuni file erano locali e alcuni erano nel cloud, di recente sono passato al funzionamento completamente online. Ho scelto di utilizzare Google Drive, ma avrebbe potuto essere altrettanto facilmente un servizio simile, come Microsoft Office Online.

Ecco come sono passato al nuovo ambiente, alcuni dei vantaggi e degli svantaggi di lavorare interamente online e consigli se stai pensando di passare anche tu.

Perché sono migrato su Google Drive

Ho usato a lungo Google Drive, inclusi Google Documenti, Fogli e Presentazioni. Ma non l'ho mai usato esclusivamente per tutto il mio lavoro fino a poco tempo fa.

La mia configurazione precedente aveva alcuni file archiviati localmente sul mio computer (il backup, ovviamente) e solo una manciata di file che vivevano come Documenti Google e altri file online. Principalmente, ho utilizzato Google Drive per i file che erano collaborativi, come un documento per pianificare una vacanza con gli amici.

Uno dei motivi principali per cui ho deciso di passare interamente al cloud è perché ho utilizzato molti dispositivi diversi, molti più che mai. In un dato giorno, potrei voler lavorare da uno qualsiasi dei cinque diversi dispositivi, a seconda che fossi a casa, a una riunione, in viaggio o altrove. Ho un Mac desktop, un Chromebook Pixel portatile ma non eccezionale per meeting, smartphone e laptop. E ogni tanto lavoro sul computer di qualcun altro.

Quando possibile, preferisco prendere appunti e modificare direttamente sui miei file, piuttosto che prendere nota separata in un'app per prendere appunti su cosa devo fare in seguito al file. Lavorare nel cloud soddisfa questa esigenza e Google Drive ha soddisfatto anche la maggior parte delle mie altre esigenze, come la compatibilità con i formati di file di Microsoft Office, un sacco di spazio di archiviazione e il supporto per tutti i dispositivi che ho.

Quando tutto il tuo lavoro è nel cloud, hai accesso diretto ai file. Finché hai una connessione Internet (e talvolta anche quando non lo fai), puoi modificare i file. Google Drive ha impiegato alcuni anni per arrivare a questo punto, ma ora che è qui, lo sto usando con ottimi risultati.

Suggerimenti per la migrazione al cloud

Quando decidi di conservare tutto il tuo lavoro nel cloud e di non archiviarlo localmente, dovrai affrontare una grande sfida: capire cosa fare con tutti i tuoi vecchi file. Il mio consiglio è di non preoccuparti troppo dei vecchi file. Non perdere tempo a cercare di migrare o riorganizzare perfettamente tutti i tuoi vecchi dati, cosa che potresti non rivedere mai più.

Concentrati invece su come organizzerai o memorizzerai nuovi dati in futuro. Nel mio caso, ho iniziato a utilizzare Google Drive per tutti i miei nuovi documenti immediatamente. Ho creato nuove cartelle in Google Drive online che rispecchiavano lo stesso sistema organizzativo che utilizzavo sul mio desktop. Quando ho avviato un nuovo file, l'ho trasformato in un documento Google. Ho prestato più attenzione al presente che al passato.

Avevo alcuni file che classificherei né vecchi né nuovi, ma "in corso". Un file in corso è quello che ho creato molto tempo fa ma che è ancora rilevante e in uso oggi. Nel mio caso, tendono ad essere fogli di calcolo in cui registro il lavoro mentre lo completo. Ad esempio, ho un file in corso in cui tengo traccia degli articoli che scrivo, delle date che pubblicano e di altri metadati. Ci aggiungo continuamente ed è sempre utile e pertinente, anche se l'ho creato anni fa.

Per migrare questi file in corso, li ho semplicemente caricati su Google Drive, uno per uno, e li ho convertiti in file in formato Google. I file Excel sono diventati Fogli Google. Facile.

Il motivo per cui li ho fatti uno per uno era controllare e assicurarsi che si aprissero e che il contenuto non fosse confuso. Fortunatamente, tutto si è trasferito senza intoppi. Tuttavia, ho conservato quelle preziose copie originali dei file sul mio computer per circa un mese, per ogni evenienza, il che mi porta a un altro consiglio: conservare le copie originali dei tuoi file importanti per un periodo di sovrapposizione.

Se qualcosa va storto con la tua migrazione, vorrai gli originali. È un po 'come quando depositi un assegno cartaceo in remoto usando un'app mobile, e la banca ti spinge un messaggio dicendo: "Perché non ti appendi a quell'assegno fino a quando non viene cancellato?"

Un altro consiglio è di verificare che il servizio funzioni su tutti i tuoi dispositivi. Apri file diversi. Ora spegni il Wi-Fi e prova ad aprirli. È possibile, ad esempio, hai avuto copie offline dei file che ti aspettavi di avere (più sull'accesso offline in un momento)? Puoi modificare? Devi installare app o plugin per fare il lavoro che vuoi fare? È più difficile di quanto tu possa pensare di trovare il tempo per eseguire queste prove, ma sicuramente batte in qualche modo e non è in grado di fare tutto ciò che avevi pianificato.

Una volta che ho iniziato a utilizzare il mio nuovo sistema di lavoro interamente in Google Drive (ma ancora durante quel periodo di sovrapposizione prima di aver cancellato tutti i miei dati memorizzati localmente), ho installato il componente di sincronizzazione di Google Drive sul mio computer e ho eseguito il backup degli ultimi due anni valore dei dati nel cloud. Non ho testato tutti i file per assicurarmi che fossero convertiti in modo pulito in Google Drive, come ho fatto con i miei importanti file in corso, ma mi sono sentito meglio sapendo di aver raccolto molti dei miei vecchi dati nel caso in cui ne avessi mai bisogno. Il consiglio su questo fronte: eseguire il backup dei vecchi file, ma non passare troppo tempo su di esso.

Nel valutare i rischi e i benefici, i vantaggi e gli inconvenienti, ho sentito che fare il backup dei miei vecchi dati, di cui probabilmente non avrò più bisogno, su Google Drive e chiamarli un giorno mi è bastato.

Ci sono anche altri pro e contro. Tieni presente che non sto elencando tutti i pro e contro, ma solo alcuni che sono rilevanti per l'utilizzo di Google Drive esclusivamente per i file di lavoro.

Lavorare nel cloud: professionisti

Backup automatici. So che la maggior parte delle persone che non eseguono il backup dei propri dati ora non inizieranno presto. Quando lavori in Google Drive, non devi pensare al backup. Succede automaticamente e spesso.

Così tanto spazio! Google Drive ha una generosa quantità di spazio. Tutti con un account Google ricevono almeno 15 GB, ma l'acquisto di più costa poco. Inoltre, ci sono altre lacune che ti danno molto più spazio. Ad esempio, i file che crei in Google Drive, come Google Documenti, non contano ai fini del limite di archiviazione! È enorme.

Compatibile con Office. Mentre creo e modifico i file esclusivamente in Google Drive, non tutti quelli con cui collaboro lo fanno. Molte persone usano ancora Microsoft Office. Con Google Drive, puoi esportare qualsiasi tipo di file Google in un formato Microsoft. Con pochi clic, posso trasformare un documento Google in un file.docx di Word.

Collaborazione. Per collaborare in tempo reale, niente è meglio di Google Drive. Puoi condividere file con altri utenti, gestire chi può visualizzarli e modificarli e persino avviare una chat con i tuoi collaboratori mentre lavori su un file insieme.

Sincronizzazione locale. Come ho già detto, sono stato in grado di eseguire rapidamente il backup dei miei vecchi file su Google Drive perché ha un componente di sincronizzazione locale. Questa funzione consente a Google Drive di svolgere il doppio ruolo come suite per ufficio collaborativo online e programma di sincronizzazione e backup dei file.

Prezzo. Google Drive è gratuito. Microsoft Office costa circa $ 100 all'anno. Devo aggiungere altro?

Lavorare nel cloud: i contro

Problemi di privacy e sicurezza. Le persone che non vogliono affatto utilizzare un servizio cloud sono quasi sempre preoccupate per la privacy e la sicurezza. Qualcun altro sta memorizzando i tuoi dati in una posizione che probabilmente non puoi individuare. Google crittografa i file archiviati in Drive per impostazione predefinita, ma la società gestisce anche le chiavi per te, che è una bandiera rossa per alcuni. Se non ti fidi della società che archivia i tuoi file o se i tuoi file contengono informazioni altamente sensibili, la migrazione al cloud potrebbe non essere adatta a te.

Accesso offline. Lavorare nel cloud significa che hai bisogno di una connessione Internet. Navigare nelle regole e nelle configurazioni online e offline può essere una vera seccatura. A volte le cose vanno male o no come previsto.

Con Google Drive, è possibile lavorare offline, il che è fantastico, tranne che ci sono molti avvertimenti e, francamente, non li ho memorizzati. So che devo usare il browser Chrome per farlo funzionare, ma dimentico spesso i dettagli. Ho scoperto che caricare i file su cui voglio lavorare prima di lasciare un'area con il Wi-Fi è una buona soluzione, ma di nuovo, solo se eseguo Chrome. Quindi posso lavorare su questi file con facilità (purché non chiuda accidentalmente la scheda).

Ma può diventare disordinato.

Al termine della modifica offline, devo ancora connettere il dispositivo a Internet per ottenere le modifiche nel cloud. A volte causa problemi. Diciamo che lavoro offline su un laptop mentre sono su un aereo. L'aereo atterra, prendo un taxi e poi ricordo un altro cambiamento che voglio fare. Se apro il telefono e carico il file utilizzando una connessione dati, vedrò la vecchia copia prima di tutte le modifiche apportate sull'aereo perché non le ho ancora sincronizzate. Diciamo che ho dimenticato quel punto e apporto alcune modifiche al telefono. Quando finalmente collegherò il mio laptop a Internet, Google mi dirà che qualcosa non funziona. Esistono soluzioni, ma nessuna di esse è pulita o semplice. Preparati a copiare e incollare.

La ricerca funziona, tranne quando non lo è. Quando memorizzi i tuoi file con Google, il nome nella ricerca su Internet, hai grandi aspettative per lo strumento di ricerca. La ricerca di file in Google Drive mi ha colpito o meno. Quando cerco per nome file, è probabile che trovo ciò di cui ho bisogno, ma non sempre. I caratteri di sottolineatura nei nomi dei file in particolare sembrano gettare Google in loop. Ho un file chiamato 160530_SIN_RR_Collaboration-Chart, ma quando cerco "Collaboration", l'immagine qui sotto mostra cosa appare.

Google cerca i contenuti dei tuoi file, il che aiuta, ma potrebbe ancora richiedere qualche tentativo ed errore per trovare quello che ti serve. Quando altri collaboratori condividono file con te, questi sono quelli che ho spesso difficoltà a trovare, con o senza ricerca. Finisco per fare affidamento sui file contrassegnati con una stella (preferiti) e sull'elenco dei file recenti che Google Drive offre parecchio.

Distrazioni online. Per lavorare in Google Documenti, devi avere una finestra del browser aperta e, per alcune persone, essere online è una pendenza scivolosa. Per me, non è un grosso problema. Uso alcuni strumenti e trucchi per aumentare la produttività e minimizzare le distrazioni. Ma per gli altri, semplicemente essere online è un invito a navigare sul Web e non fare un vero lavoro. Se sei più bravo a fare il lavoro quando ti disconnetti da Internet, lavorare nel cloud probabilmente non fa per te.

Dovresti passare al cloud?

Lavorare esclusivamente nel cloud ha i suoi vantaggi, ma comporta anche alcune frustrazioni. Come ho detto, lavorare online non significa necessariamente utilizzare Google Drive, ma molti pro e contro saranno gli stessi in soluzioni simili. Alcune domande che dovresti porti prima di passare al cloud sono:

• Ho un accesso a Internet affidabile per la maggior parte del tempo?
• Sono disposto a imparare le regole di lavoro offline e online?
• Lavorare nel cloud mi darà accesso ai file in un modo che non ho adesso e che userò davvero?
• Sono disposto a organizzare dove è archiviato il mio lavoro in modo da poterlo trovare facilmente?
• Sarò in grado di resistere alle tentazioni di navigare sul Web se sono sempre connesso?

Per ulteriori consigli, consulta 30 suggerimenti su Google Drive.