Organizzati: come collaborare in Microsoft Office in 5 semplici passaggi

La più grande novità di Microsoft Office 2016 è che consente la modifica collaborativa in tempo reale. Consentire a più di una persona di lavorare su un file contemporaneamente e di far vedere a tutti i partiti le modifiche man mano che i collaboratori le apportano è stato a lungo un punto di vendita di suite per ufficio rivali, vale a dire Google Drive con i suoi documenti, fogli e altri online app per la produttività. La creazione condivisa in tempo reale in Office è un'aggiunta benvenuta, se attesa, alle app di Office. L'uso delle funzionalità di modifica collaborativa richiede un po 'di installazione e un po' di know-how. Questi cinque passaggi ti aiuteranno a iniziare.

1. Controlla il tuo nome

Come faranno le persone a sapere chi sei quando accedi ai loro file e inizi a modificarli? Apri un'app, come Word o Excel, e vai su File> Opzioni, quindi nella scheda Generale vedrai un'intestazione chiamata "Personalizza la tua copia di Microsoft Office". Gli utenti Mac troveranno questa opzione in Preferenze> Utente. Qui puoi aggiornare il tuo nome, le iniziali e altre informazioni identificative. Probabilmente vedrai alcuni dettagli già compilati in base al tuo account Microsoft o qualsiasi informazione sia stata fornita dall'amministratore del tuo account aziendale.

In ogni caso, aggiornare il nome e le iniziali è utile se le persone ti conoscono con qualcosa di diverso dal tuo nome legale o dal nome inserito. Anche la scelta di iniziali identificabili aiuta se condividi una serie di iniziali con i tuoi collaboratori. Ad esempio, ho cambiato le mie iniziali molto comuni, JD, in JED.

2. Salva i file nel cloud

Nessuno può lavorare su un file con te se il file non viene salvato in uno spazio condiviso. Avrai un tempo più facile per tenere traccia dei tuoi file se li salvi in ​​uno spazio condiviso fin dall'inizio, piuttosto che aspettare che Office 2016 ti chieda di fare una copia in uno spazio condiviso (cosa che farà ogni volta che prova a condividere un file salvato localmente).

Vai a File> Salva con nome e scegli una posizione su OneDrive (gli utenti domestici sceglieranno questa prima opzione), OneDrive for Business o SharePoint.

3. Invita collaboratori

Per invitare collaboratori, avrai bisogno del menu Opzioni di condivisione, che si trova nell'angolo in alto a destra. Cerca l'icona "persona con segno più". Da qui, puoi scegliere "Invita persone".

Invita persone apre una casella nella stessa finestra in cui inserisci gli indirizzi e-mail, aggiungi un messaggio opzionale e condividi il file via e-mail. Nella versione Mac di Office 2016 per Mac, il pulsante Condividi offre anche l'opzione Copia collegamento e Invia allegato, che gli utenti di Windows possono trovare nel riquadro File> Condividi. Nella parte inferiore del pannello Condividi c'è una scelta "Ottieni un collegamento di condivisione", che copia un collegamento al file negli Appunti, che puoi incollare in qualsiasi piattaforma di comunicazione o collaborazione che ti piace.

4. Quando le modifiche in tempo reale non vengono visualizzate, aggiornare per vedere le modifiche

Se tu e tutti i tuoi collaboratori utilizzate la stessa posizione di OneDrive for Business o SharePoint per il salvataggio dei file e utilizzate tutti la stessa versione di Office 2016, dovreste essere in grado di vedere le modifiche al file man mano che si verificano, con la digitazione di ogni persona contrassegnata da un colore e un insieme identificativo di iniziali o un'immagine.

Ma se i tuoi collaboratori accedono al file che hai condiviso in modo diverso, ad esempio attraverso la versione online di Word, come ha fatto il mio collaboratore durante i test, potresti non vedere le modifiche apparire in tempo reale. Ho dovuto aggiornare o aggiornare manualmente il mio file.

Nella parte inferiore della finestra, cerca una riga che dice "aggiornamenti disponibili".

Aggiorna il documento facendo clic sul testo e verranno visualizzate le modifiche dei tuoi collaboratori.

5. Blocca il contenuto per impedire modifiche

A volte inviti i collaboratori ad aiutare a modificare un documento, ma c'è del contenuto che non dovrebbero cambiare. Puoi bloccarlo usando lo strumento Blocca autori, che non ha un nome così intuitivo. Sembra che revocherà i privilegi di modifica, quando in realtà blocca semplicemente il contenuto che selezioni dall'essere modificato.

Evidenzia il contenuto che desideri bloccare. Vai a Revisiona> Blocca autori. La sezione evidenziata ora avrà un'icona accanto ad essa che indica che nessuno, ma è possibile modificarlo.