Organizzati: come ripulire la tua casella di posta | Jill Duffy

La posta elettronica causa seri problemi alla nostra produttività e alla nostra psiche. Una casella di posta traboccante pesa pesantemente sulla mente. Ritornarci più e più volte crea più "lavoro sul lavoro", come dice il proverbio, che è altamente inefficiente e raramente effettivamente centrale per il vero lavoro che dobbiamo fare. Se questo suona come la tua vita, è tempo di ripulire quella posta in arrivo.

Il mio metodo per mantenere una buona relazione con la posta elettronica si basa su azioni molto piccole e concrete che eseguo ogni giorno: dai un'occhiata ai miei 11 consigli per la gestione della posta elettronica. In altre parole, mantenere la mia posta in arrivo non è un lavoro di pulizia una tantum. Ma cosa puoi fare se la tua casella di posta è così terribile che non riesci a vedere oltre quell'enorme e immediato ostacolo di occuparsene prima? In tal caso, è tempo di sedersi e revisionare la posta in arrivo.

Ecco come farlo.

Passaggio 1. Spazzare la posta in arrivo

Dimentica l'elaborazione di ogni messaggio nella tua casella di posta. Non succederà e non ci sarà alcun grande profitto. Fare una spazzata è meglio.

"Spazzare" significa spostare un sacco di disordine in massa su un altro. Imposta alcune nuove cartelle nel tuo programma di posta elettronica e assegnale un nome per anno, trimestre o mese (escluso l'anno, il trimestre o il mese corrente; ovvero, non creare ancora una cartella "2013"), a seconda dello stato del tuo posta in arrivo e come tendi a pensare al tempo. Ad esempio, è possibile creare queste cartelle:

• 2010
• 2011
• 2012

Oppure potresti avere:

• 2012_Q4
• 2013_Q1
• 2013_Q2

Il motivo per cui non creerai una cartella per l'anno, il trimestre o il mese corrente è perché la tua casella di posta sarà la cartella "corrente" per ora.

Quindi, ordina o esegui una ricerca, a seconda del programma di posta elettronica che usi, per isolare tutti i messaggi da un determinato periodo di tempo e spostarli in blocco nella cartella corrispondente.

Qualunque cosa rimanga nella tua casella di posta, questi sono i messaggi di cui puoi effettivamente preoccuparti di elaborare, forse oggi, forse domani, ma più probabilmente, sarà a poco a poco nei prossimi due giorni. Non vuoi assumere troppo in una volta.

Tutti i tuoi vecchi messaggi sono ancora presenti, sono semplicemente fuori mano. Forse un giorno ti occuperai di loro, ma scommetto che non lo farai. Questo è uno dei peggiori problemi di posta elettronica. Pensiamo di andare a leggere, rispondere o altrimenti reagire a così tanti messaggi, ma non lo facciamo mai. Spazzare ti consente di toglierli di mezzo senza effettivamente sbarazzartene. Quindi puoi continuare a credere che un giorno potresti elaborare tutte le e-mail del 2012 (anche se probabilmente non lo farai).

Guarda il video su come spazzare in Gmail.

Passaggio 2. Compartimentalizzare

Lo "sweep" si occupa del messaggio che hai già, ma non fa nulla per i messaggi che arriveranno tra qualche secondo. Quindi, una volta che hai una casella di posta che non ti sembra soffocante, devi creare alcuni filtri o altri modi di compartimentare automaticamente andando avanti.

Un modo per farlo è utilizzare account di posta elettronica diversi per scopi diversi, anziché uno per tutto. In realtà ho quattro diversi account di posta elettronica che uso regolarmente: uno per le imprese, uno per le comunicazioni personali, uno per gli acquisti online (dove conservo le ricevute, traccia i pacchi, ricevo avvisi bancari ed elettronici di archiviazione fiscale) e uno per quello che chiamo " Rifiuto." Il mio account spazzatura non è in realtà per la spazzatura nel senso più stretto. È un indirizzo che utilizzo per iscrivermi a newsletter o nuovi servizi online che voglio provare ma che alla fine non sono importanti. Un altro nome per questo tipo di contenuto è graymail. Non è proprio spam, perché l'hai richiesto e in un certo senso lo desideri. Nulla di fondamentale per la missione viene mai inserito in questo account spazzatura, quindi se non lo controllo per diversi giorni, non è un grosso problema. Inoltre, raramente apro l'account spazzatura o l'account acquisti mentre sono al lavoro, quindi non è mai nemmeno a portata di vista tentarmi.

Un secondo modo per ottenere lo stesso effetto è attraverso le cartelle e l'ordinamento automatico. Questo è un modo particolarmente utile per gestire newsletter e offerte giornaliere. Outlook.com è piuttosto sofisticato in questo senso, e anche Gmail è abbastanza bravo.

Sia che imposti filtri e cartelle o inizi a inviare newsletter e acquisti ricevute a un indirizzo email diverso, questo passaggio richiede del tempo. Probabilmente avrai bisogno di 30 minuti a un'ora per impostare un metodo di compartimentazione di base.

Passaggio 3. Elimina

Spero che ciò che rimane nella tua casella di posta sia solo una frazione di quello che c'era prima. La prossima cosa che vorrei fare è provare a eliminare tutto ciò che semplicemente non è importante. Questo passaggio può richiedere del tempo, ma non ci perderei troppo tempo.

Scansiona i messaggi nella tua posta in arrivo e quando atterri su uno che stai per eliminare, prova a ordinare la posta in arrivo per mittente e vedi se ci sono altri messaggi di questa stessa persona che vale la pena eliminare. Spesso ricevo più e-mail di follow-up da una persona che dice la stessa cosa e dovrebbero essere tutte sul blocco.

Elimina il più possibile senza essere coinvolto nel contenuto di un singolo messaggio. Se non sei sicuro di un messaggio, lascialo in pace per ora.

L'eliminazione è importante per me perché rappresenta lasciarsi andare. Se un messaggio non è importante e non contiene informazioni critiche, eliminarlo è un segnale che non devo mai più ripensarci. Mi libera mentalmente dall'obbligo rappresentato dall'email.

Potresti anche voler creare una cartella denominata "Più tardi" in cui archiviare messaggi che non sono davvero importanti ma a cui hai ancora qualche attaccamento psicologico. Questi sono i messaggi che intendi trattare "in seguito". Nella mia esperienza, i messaggi "successivi" sono di solito spazzatura che non ero ancora pronto a lasciar andare.

Un fantastico servizio chiamato SaneBox ($ 6 al mese) eseguirà la scansione della posta in arrivo e invierà automaticamente e-mail non importanti in una nuova cartella chiamata "@SaneLater". Nel testare SaneBox, ho scoperto che ha fatto un lavoro incredibile nell'identificare ciò che era importante contro non importante.

Passaggio 4. Sviluppa un sistema, trasformalo in abitudini

Con una casella di posta gestibile e una struttura di base predisposte per l'archiviazione della posta elettronica, ora è necessario un sistema per il modo in cui archiviare la posta elettronica, oltre la regola base di "le email relative agli articoli di giugno 2013 vanno nella cartella 1306_JUN", ma quando inserirai loro lì? Con che frequenza li guarderai? Cosa farai con i messaggi prima di archiviarli?

Questo passaggio è il più difficile perché ti chiede di creare regole e sviluppare abitudini per seguirle a lungo termine. Le regole che crei dovrebbero essere esplicite. Dovresti essere in grado di articolarli. Ma non devono essere perfetti o assoluti. Va bene se di tanto in tanto ti allontani da loro. Vuoi un sistema che perdoni una brutta giornata qua e là, uno che ti permetta di riprendere facilmente se scivoli via.

Per darti un'idea di come si svolgono le regole, ecco alcune delle mie regole per l'elaborazione della posta elettronica.

Elimina rapidamente. Se un'e-mail non richiede azioni, inclusa la rilettura o l'archiviazione come riferimento, la butto via immediatamente. Coltivo rapidamente l'eliminazione dei messaggi in un'abitudine eliminando i messaggi in blocco prima cosa ogni mattina. Quando arrivo alla mia scrivania, cancello tutti i messaggi che ritengo opportuni in un colpo solo. Di solito è circa il 60 percento dei miei nuovi messaggi non letti.

Rispondere immediatamente ai messaggi critici o tenerli nella posta in arrivo. Se un messaggio di posta elettronica è critico, ovvero richiede un'azione imminente o una rilettura approfondita e, possibilmente, una risposta, agisco immediatamente o lo lasco nella posta in arrivo fino a quando non lo accetto, di solito entro un giorno o due. Può rimanere nella posta in arrivo fino a un mese circa. Dopo un mese, devo agire su di esso. Questa è la scadenza.

File entro la fine della giornata. Se un messaggio contiene informazioni di cui ho bisogno, ma non richiede un'azione immediata, dovrebbe essere spostato in una cartella corrispondente (o salvato localmente sul mio desktop) entro la fine della giornata o alla fine della settimana se sono davvero occupato.

Pulisci la posta in arrivo venerdì pomeriggio. Venerdì pomeriggio, mi concedo da 10 a 20 minuti per smistare tutto ciò che è nella posta in arrivo e forse agire sugli oggetti che non richiedono una risposta lunga. Quando esco dall'ufficio, dovrei essere in grado di vedere uno o due pollici di spazio bianco in fondo (spazio da riempire di nuovo durante il fine settimana).

Vedi il fondo della posta in arrivo. Di giorno in giorno, questa regola è quella che vivo al livello più fondamentale: vedi sempre il fondo della posta in arrivo. A differenza di Inbox Zero, il mio obiettivo è di non avere più messaggi di posta in arrivo di quanti ne possa vedere sullo schermo. È semplice. Sta perdonando. È flessibile. È un obiettivo ragionevole e raggiungibile. E non ci vuole molto per seguire questa regola in modo coerente. È un'abitudine che una volta ho iniziato a mirare a vedere il fondo della mia casella di posta, è diventato un obiettivo subconscio.

Una soluzione a lungo termine per la gestione della posta elettronica

Tutta l'organizzazione si riduce davvero alle regole e il perno che tiene insieme le regole sono le abitudini. Le abitudini sono come si fanno le regole. Se la regola è vuota del cestino dell'email alla fine della giornata, l'abitudine fa sempre clic con il pulsante destro del mouse per scaricare il cestino prima di uscire dal programma di posta elettronica (o impostare il programma di posta elettronica per eliminare automaticamente il cestino all'uscita). Se la regola è di rispondere sempre a un'e-mail del tuo capo entro la fine della giornata, l'abitudine potrebbe essere quella di ordinare automaticamente i messaggi dal tuo capo in una cartella speciale e di controllarla ogni giorno alle 16:00

Gestire la posta elettronica in modo efficiente ed efficace riguarda il sistema che si utilizza, non il software utilizzato. App, funzionalità e plug-in possono aiutare a risolvere problemi specifici che si verificano con la posta elettronica, ma se non sono costituiti da un sistema più completo di regole o metodi per incorporare le abitudini, non arriveranno con un payoff a lungo termine.