Organizzati: come recuperare le note spese entro la fine dell'anno

Si avvicina alla fine dell'anno. Stai lavorando silenziosamente alla tua scrivania quando arriva una nuova e-mail dal dipartimento contabilità. Rimani senza fiato nella riga dell'oggetto e tutti i tuoi colleghi si girano per vedere cosa c'è che non va. Le tue guance arrossiscono quando ammetti che fino a quel momento ti sei completamente dimenticato di presentare una nota spese. L'e-mail dice che la scadenza è oggi. Il calore delle tue guance si trasforma in una sensazione di terrore che scorre lungo il petto e nella cavità dello stomaco. La tua azienda ti deve qualche centinaio di dollari e in questo periodo dell'anno potresti davvero usarla. Non fatevi prendere dal panico! Questi semplici passaggi possono aiutarti a ottenere il controllo delle tue spese.

Alcune organizzazioni rendono davvero semplice l'invio delle note spese, anche se in ritardo. Avere carte di credito aziendali legate a un sistema di rendicontazione delle spese aiuta enormemente, ad esempio, ma non tutti hanno quel lusso. Quindi fai un respiro profondo e segui questi passaggi per inviare le tue note di spesa scadute il prima possibile.

Si noti che gran parte di questo articolo si applica anche ai tipi di lavoratori autonomi che devono trollare per le entrate alla fine dell'anno per richiedere detrazioni fiscali sulle spese aziendali.

1. Chiedere quando è la scadenza reale e se è possibile archiviare in ritardo

A seconda di quando l'organizzazione stabilisce l'anno finanziario e di come gestisce i ratei, la scadenza per la presentazione delle note spese potrebbe essere già passata. Ma ciò non significa necessariamente che sia troppo tardi per inviare le tue ricevute. Scadenze per le persone intelligenti. Se qualcuno ti dice che una scadenza è la fine della giornata di venerdì, ci sono buone probabilità che la scadenza reale sia lunedì mattina o più tardi.

Chiedi a qualcuno in contabilità o al tuo capo i dettagli chiari sulla scadenza effettiva per le note spese e se c'è qualcosa che puoi fare se l'hai persa. Spesso c'è. Se riesci a presentare la domanda in ritardo, sii gentile e gentile con le persone che ti aiutano a farlo, e piegati all'indietro per consegnare esattamente quello che ti chiedono. Sii dettagliato. Ricorda che ti stanno facendo un favore. Fai del tuo meglio per restituirlo rendendo il loro lavoro più semplice.

2. Controlla le regole per le ricevute

Se in precedenza hai presentato una nota spese, probabilmente conosci le regole di base per l'invio delle ricevute. Ma conosci i dettagli precisi? Quando si presenta una nota spese molto tempo dopo che le spese sono state sostenute, è possibile che si siano perse alcune entrate. Scopri se esiste una politica, come la richiesta di ricevute solo per spese superiori a $ 10. Chiedi anche se puoi mostrare la prova del pagamento fornendo un estratto conto della carta di credito con l'elemento pubblicitario evidenziato. Questi dettagli possono fare la differenza nel tempo necessario per preparare una nota spese.

3. Crea un profilo di articoli e date

Una volta che è davvero il momento di iniziare a creare un rapporto spese scadute, fai un elenco approssimativo delle spese principali che devi richiedere, come articoli acquistati, viaggi e ospitalità del cliente. Se stai solo presentando un articolo o un viaggio, salta questo passaggio.

Se un elemento del tuo elenco è un evento, ad esempio una visita di un cliente o una conferenza, annota le date. Quindi sotto l'evento, crea una voce per ogni giorno, in questo modo:

Conferenza X: 1-3 giugno

1 giugno

2 giugno

3 giugno

4. Visualizza le tue spese

Quando metto insieme le spese relative a viaggi o eventi, trovo che sia utile prima elencare le spese più grandi (spese di volo, hotel e di presenza, ad esempio) e quindi provare a ricordare o reimmaginare ogni giorno per coprire le spese minori. Fallo sotto ogni voce del giorno.

Mi piace fare uno schema approssimativo per le possibili spese, quindi compilarlo come le ricordo (i passaggi 5-7 includono alcuni trucchi per colmare le lacune quando la memoria non riesce). Lo schema dovrebbe includere tutti questi punti pertinenti alle tue date:

• Posizione di partenza. Dove hai dormito? Hai avuto delle spese in questo posto, come ad esempio gli addebiti Wi-Fi?
• Viaggi locali. Sei andato da qualche parte e, in tal caso, come ci sei arrivato (auto, taxi, servizio auto, trasporto pubblico)? Come sei tornata? Se chiedevi una tariffa per miglio per la guida, qual era la distanza?
• Pasti. Dove hai fatto colazione, pranzo e cena? Hai comprato qualche bevanda, inclusi acqua in bottiglia e caffè, o snack?
• Accessori per la casa. Hai dovuto comprare qualcosa di previsto o inaspettato durante la tua giornata?
• Posizione finale Dove hai finito la giornata? Per cosa hai pagato lì?

Spesso, porsi queste domande ti aiuta a ricordare le spese che altrimenti avresti potuto dimenticare.

5. Sfoglia le tue ricevute

Se hai una pila di ricevute, sfogliale ora e abbinale al profilo che hai creato. C'è un motivo per cui non faccio prima questo passaggio. A volte le ricevute rimodellano la nostra memoria in un modo che lascia fuori parti della giornata. Ad esempio, supponiamo che guardiate le vostre ricevute e vediate che avete fatto una colazione veloce in un bar e poi abbiamo pranzato in una sede della conferenza. Ora hai un vivido ricordo di questi due eventi e sei pronto per passare alla ricevuta successiva. Ma la tua memoria potrebbe aver omesso la corsa Uber da $ 15 tra le due posizioni semplicemente perché non disponevi di una ricevuta fisica per attivare la memoria. È facile dimenticare i dettagli quando non abbiamo trigger.

6. Scansiona il tuo calendario

Un calendario può contenere più promemoria che ti aiutano a creare una nota spese accurata. Mentre compili la giornata, apri il calendario e scansionalo per verificare le date del viaggio e gli eventi significativi. Alcune voci potrebbero far scattare la tua memoria sulle spese, nonché sulla mancanza di spese. Ad esempio, se un partner commerciale ti ha inviato un invito del calendario per la cena in un giorno in cui sei stato in viaggio e lei ha pagato, allora non devi preoccuparti di cercare una ricevuta per il tuo pasto quella sera.

7. Peruse Mint

Un altro ottimo posto dove cercare le spese mancanti è la zecca. Mint è un'app di finanza personale che consolida tutte le tue transazioni finanziarie in un sito Web e un'app ricercabili. Con Mint puoi filtrare tutte le spese della tua carta di credito e di debito per data, il che potrebbe aiutarti a scoprire le spese che hai dimenticato. In quell'esempio che ho fornito in precedenza su una ricevuta Uber, puoi trovare le informazioni cercando la data in Mint, il che faciliterà la ricerca della vera ricevuta nella tua e-mail.

Puoi anche aggiungere tag in Mint per le transazioni degli elementi pubblicitari e, se lo hai fatto tutto l'anno per le spese aziendali, puoi facilmente trovare tutte le spese che devi richiedere.

Ho accennato in precedenza che se non riesci a trovare una ricevuta, potresti chiedere se puoi inviare una copia dell'estratto conto della carta di credito evidenziando la voce per una spesa. Ancora una volta, Mint ti aiuterà qui, perché ti dirà quale carta di credito hai usato.

8. Non dimenticare suggerimenti e parcheggio

Due categorie di spese che sono facilmente trascurabili sono le mance e il parcheggio. Piccoli suggerimenti pagati in contanti, come per il personale addetto alle pulizie dell'hotel e per i fattorini, non arrivano mai con le ricevute. I pagamenti per il parcheggio potrebbero anche essere in contanti senza ricevuta. Ma si sommano e vale la pena rivendicare se li hai fatti.