Organizzati: come catalogare i tuoi averi

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• Organizzati: come catalogare i tuoi possedimenti
• Prodotti per l'inventario personale

I geek come me continueranno a parlare di come dovresti eseguire il backup dei tuoi dati più importanti, per non perdere informazioni insostituibili, come l'unica copia che hai delle foto dei tuoi figli, un'intera carriera di contatti, un'intera libreria musicale e presto.

Ma raramente qualcuno parla di fare registrazioni digitalizzate dei tuoi beni fisici. Parliamo di inventari di oggetti di valore fisici meno spesso perché sembra solo in modo tenue collegato al mondo della tecnologia.

Non vero.

In caso di disastro, come un incendio, un'inondazione, un furto con scasso o un meteorite che lacera un buco di sei piedi nel tuo tetto, l'ultima cosa che vorrai fare è provare a elencare tutto ciò che possiedi, pezzo per pezzo, e stimare il valore di eventuali articoli danneggiati o mancanti per un reclamo assicurativo.

Altri motivi per cui potresti voler catalogare i tuoi beni e documenti ad essi correlati sono per un facile accesso e capacità di ricerca per cose come garanzie, o prova di acquisto o donazione per cancellazioni fiscali.

Non illuderti: è un lavoro molto grande

Il giorno in cui ho iniziato a catalogare i miei averi, il sole filtrava dalle finestre e mi fece cenno fuori nell'aria estiva. Vorrei che fosse stato un freddo inverno sabato mattina, quindi avrei potuto iniziare con una tazza di caffè forte in mano, e tutti i miei documenti si sarebbero sparsi sul pavimento intorno a me, senza un posto dove andare tutto il giorno. Il fatto è che potrei benissimo avere la mia accogliente mattinata invernale di catalogazione, poiché questo è un lavoro che richiederà mesi per essere completato. Non illuderti nel credere di poterlo conquistare in un pomeriggio.

Ciò che puoi fare ora, tuttavia, e cosa dovresti fare prima, è preparare la tua struttura.

Imposta la tua struttura

"Struttura" in questo senso significa annidamento delle cartelle, o sistema di classificazione, o qualche altro ordine gerarchico per l'organizzazione di oggetti di valore e documenti. Il software che puoi utilizzare a volte ti aiuterà a sviluppare la tua strategia di classificazione, ma ogni soluzione software lo fa in modo molto diverso. È preferibile capire prima di cosa hai bisogno e poi trovare il software giusto, piuttosto che scegliere prima il software e poi rendersi conto che è imbarazzante perché sta cercando di farti pensare diversamente alle tue cose.

D'altra parte, imparerai molto e farai progressi più promettenti con la tua struttura se lavori con prove ed errori almeno un po 'con la soluzione software che almeno suona bene. Ho riassunto alcune delle opzioni di seguito. Leggi attraverso di loro per avere un'idea di quale configurazione si adatta meglio a te.

Consiglio di mettere da parte circa un'ora e mezza per impostare la tua struttura.

Mentre provavo diverse soluzioni, quella che funzionava meglio per come penso e il mio possesso era NeatCloud per la sua flessibilità. Ecco un esempio di come ho iniziato la mia struttura:

• Elettronica domestica (condivisa) (televisore, router Wi-Fi, scatola Roku, lettore DVD)

• Elettrodomestici (frigorifero, forno, condizionatori d'aria)

• Mobili per la casa (mobili principali)

• Documenti proprietari

• Informazioni sulla società cooperativa e di gestione

• Progetti di miglioramento domestico

• Documenti assicurativi sui mutui e sulla casa

• Elettronica personale

• Oggetti di valore personali: non elettronici (gioielli, attrezzature sportive)

Questa struttura è cambiata quando ho trovato sempre più articoli importanti e catalogabili, quindi per me era importante trovare una soluzione con una buona flessibilità integrata. Mi piace anche che Neat ti permetta di nominare e annidare le cartelle come preferisci. Alcune altre opzioni, come i compartimenti dell'app per Mac, offrono molte più indicazioni segmentando i tuoi oggetti per la stanza in cui li conservi. Posso facilmente immaginare come questo metodo di catalogazione di ciò che possiedi sia molto più semplice per molte persone.

È difficile dire se questa sarà l'organizzazione con cui mi attengo durante il progetto. Ho già identificato diverse aree mancanti (tasse e in particolare detrazioni fiscali, come contributi di beneficenza) e sto ripensando se la semplice divisione di oggetti di valore elettronici e non elettronici funzionerà per me.

Scansione e scatto di foto

Dopo aver capito la tua struttura, più o meno (puoi cambiarla man mano che procedi, ma prima prova a ottenere uno schema approssimativo), ti consigliamo di iniziare a scansionare documenti, scattare foto e caricare tutti questi file sul sistema Tu scegli. Questa è la parte difficile e che richiede tempo, anche se alcuni dei fornitori di software (in particolare Neat) hanno servizi aggiuntivi via e-mail. Imballi una scatola piena di vecchie dichiarazioni dei redditi o ricevute o garanzie e le spedisci a un centro in cui vengono scansionate e inserite nel sistema. Neat utilizza un metodo in doppio cieco per mantenere intatta la sicurezza durante questa scansione manuale.

Se esegui la scansione e carica le immagini a casa da solo, lascia che la tua struttura guidi come lavori. Prova a completare "set" alla volta. Un set potrebbe essere tutto ciò di cui hai bisogno per catalogare che si trova in una stanza, o un armadio o un classificatore; o potrebbe essere tutto classificato come "gioielleria" o "da collezione" o "antiquariato". Pensa a quale set intendi completare prima di immergerti sul tappeto nel tuo comodo pigiama invernale e scaricare tutti i tuoi documenti e l'intero contenuto del tuo portagioie per iniziare a inventare gli articoli.

Uno dei problemi che ho riscontrato quando ho lavorato con "sets" sono state le ricevute. Le ricevute sono estremamente preziose per dimostrare il valore di un articolo per il quale potresti non conoscere la "marca e modello", come mobili e gioielli più recenti; per vecchi gioielli e mobili di valore, vorresti una valutazione. Non conservo le ricevute degli articoli che ho acquistato (non riesco a immaginare nessuno lo farebbe). Tengo tutte le mie ricevute nascoste in buste e cartelle, etichettate per anno di acquisto… ad eccezione delle ricevute di cui avevo bisogno per le dichiarazioni fiscali, che sono nascoste con le copie delle mie dichiarazioni fiscali. Quindi qui tutto è diventato un po 'confuso e complicato. Ad essere sincero, ci sto ancora lavorando, in attesa di quella giornata nevosa per affrontare la parte di prova del valore del progetto.