Organizzati: come evitare il tempo di succhiare la posta elettronica

Le e-mail devastano la produttività e quasi nessuno si rende conto di quanto male. La quantità di tempo che le persone trascorrono nei programmi di posta elettronica è sbalorditiva, passando quasi al 30 percento di ogni giorno. Tuttavia, c'è un modo per gestirlo. E puoi effettivamente battere il problema e-mail senza necessariamente ridurre la quantità totale di tempo che passi in e-mail. La soluzione, che condivido di seguito, si basa innanzitutto sulla migliore comprensione del problema.

L'email è peggio di Facebook

L'e-mail è peggio della tua produttività rispetto a Facebook, secondo la ricerca, e il problema è che le persone non si rendono conto di quanto tempo trascorrono nell'e-mail.

Robby Macdonell, vicepresidente dello sviluppo prodotto di RescueTime, è d'accordo, in base a ciò che vede e sente dagli utenti. RescueTime è uno strumento di gestione del tempo che tiene traccia delle app e dei siti Web che utilizzi sul tuo computer e dispositivo mobile. Genera quindi rapporti che mostrano come trascorri il tuo tempo.

Ho chiesto a Macdonell quali tendenze di produttività lui e i suoi colleghi di RescueTime vedono quando guardano i dati raccolti dai loro utenti in forma aggregata. "La tendenza più grande che vediamo è che il tempo delle persone tende a essere dominato dalle app di comunicazione. L'e-mail è in particolare quella che, nei nostri dati, è sempre quasi in cima."

"Una cosa che sentiamo dalle persone che si iscrivono a RescueTime è:" Ho paura di vedere cosa dicono i dati perché non voglio vedere quanto tempo trascorro su Facebook o Reddit. " Spesso, una settimana dopo, dicono: "Non è stato così male come pensavo, ma oh mio dio, passo molto tempo via e-mail", ha aggiunto Macdonell.

Perché l'e-mail è "non valida"?

Allora, perché l'e-mail è sbagliata, esattamente? Alcuni esperti di produttività affermano che è perché la posta elettronica è "lavoro sul lavoro" e non sul lavoro vero e proprio. Un altro argomento, probabilmente più preciso, è che l'e-mail ci interrompe costantemente. La quantità di tempo che impieghiamo nell'email non è il problema. È che il tempo è diffuso durante il giorno.

I knowledge worker, in particolare, in genere necessitano di periodi di attenzione ininterrotta per svolgere il lavoro davvero importante. "Molte persone ignorano il fatto che l'e-mail è l'attività che ti allontanerà da quel pensiero creativo ripetutamente durante il giorno", ha detto Macdonell.

Leggere un'e-mail più di una volta produce sovraccarico e ti stanca, secondo Mikael Berner, CEO di EasilyDo, un'app che automatizza piccoli aspetti della tua vita per aiutarti a risparmiare tempo. Quando controlliamo l'e-mail per tutto il giorno, non stiamo effettivamente elaborando l'e-mail o non ci occupiamo di essa, e quei secondi si sommano al tempo perso. "Se hai intenzione di aprire un'e-mail, o fai qualcosa con essa, come rispondere ad essa, o eliminarla o archiviarla. Non aprire nemmeno un'e-mail a meno che non sia possibile elaborarla in quel momento."

Inoltre, i sistemi di comunicazione sono progettati per avvisarti quando arriva un nuovo messaggio. "Ti fanno sempre rumore con le notifiche", ha detto Macdonell. "Sta diventando sempre più raro che tu passi più di qualche minuto prima di essere trascinato in qualche altra attività." Anche se non leggi per intero tutte le email che arrivano nella tua casella di posta, la tua attenzione viene divisa quando ricevi una notifica che è arrivata una nuova email. E anche se non hai abilitato le notifiche, stai ancora focalizzando la tua attenzione ogni volta che controlli la posta in arrivo per vedere se qualcuno sta cercando di inviarti un'e-mail su un argomento urgente.

"Non è come se il 30 percento del tempo di qualcuno fosse trascorso in e-mail all'inizio della giornata e poi il resto della giornata fosse passato a fare altre cose", ha detto. "È molto diffuso, il che suggerisce che sei costantemente interrotto."

Come combattere la posta elettronica

Puoi uscire dalla posta elettronica e tornare al vero, duro lavoro. Può essere fatto in poche settimane e in cinque semplici passaggi.

1. Installa un programma di tracciamento del tempo, come RescueTime o Toggl, e lascia che tenga traccia di quanto tempo passi in e-mail ogni giorno e quando. Assicurati che tutte le tue app di posta elettronica e chat siano accuratamente classificate come comunicazioni.

2. Attendi circa due settimane in modo da disporre di dati sufficienti. Quindi, scegli una data a caso e guarda il tuo rapporto orario. Sei in buona forma se il tuo uso delle comunicazioni è concentrato a una o due volte al giorno. Sei in cattive condizioni e devi apportare modifiche se l'utilizzo delle tue app di comunicazione è suddiviso in piccole sezioni durante il giorno, come mostrato nell'immagine qui sotto.

L'obiettivo non è necessariamente quello di ridurre il numero di ore trascorse nell'e-mail. L'obiettivo è rendere l'uso della posta elettronica meno diffuso e più concentrato in modo che i tuoi rapporti siano più simili a questo:

3. In base ai tuoi schemi, identifica una o due volte al giorno quando non controllerai l'e-mail. Per molte persone, la mattina, fino a circa un'ora prima della pausa di mezzogiorno, e il pomeriggio, a partire da circa un'ora dopo la pausa di mezzogiorno, sono i periodi ideali. Durante questi periodi, chiudi le app e-mail e blocca la webmail installando uno strumento privo di distrazioni come StayFocusd. Se hai un account RescueTime Premium, puoi usare i suoi strumenti per impedirti di accedere alla webmail.

4. Allo stesso modo, scegli un momento in cui controllerai l'e-mail. Supponiamo che il periodo di messa a fuoco senza e-mail sia dalle 9:00 alle 11:30 e la sessione di e-mail sia dalle 11:30 all'ora di pranzo. Se sono le 11:10 e ti senti tentato di controllare la posta elettronica, sarà più facile evitarlo se hai un tempo prestabilito quando aprirai quella posta in arrivo.

5. Se sei paranoico che un messaggio urgente e importante arriverà mentre stai provando a lavorare, imposta un sistema di allarme VIP. Gli utenti iOS ne hanno già uno integrato nella loro app Mail. Se non usi iOS o desideri un sistema di avviso VIP con più opzioni e personalizzazioni, prova AwayFind. In entrambi i casi, puoi ricevere un avviso, ad esempio una notifica push sul telefono o anche un messaggio di testo, quando una persona molto importante ti invia un'email. Ciò significa che puoi controllare l'e-mail solo se ricevi una notifica, che si spera raramente. Tutte le altre e-mail possono attendere.

Un altro trucco che uso personalmente è ritardare l'apertura delle mie applicazioni di posta elettronica una volta che ho iniziato a lavorare. Mi piace sfogliare per e-mail di lavoro la prima cosa al mattino sul mio telefono, solo per verificare la presenza di qualcosa di veramente urgente. Il motivo per cui utilizzo il telefono è perché trovo più facile spegnere il mio laptop o desktop se non c'è nulla che richieda la mia attenzione immediata. Se vedo un'email importante ma non urgente, potrei aggiungere una stella. Se è veramente urgente, rispondo direttamente dal telefono. Ma poiché non mi piace leggere o scrivere al telefono, non sono tentato di essere risucchiato in altre e-mail che non sono davvero urgenti.

Sono questi piccoli trucchi che si sommano a grandi guadagni per tenerti fuori dalla posta elettronica e riportarti al lavoro che conta.