Video: INBOX ZERO: come svuotare la casella di posta elettronica (Novembre 2024)
L'ultimo pezzo del puzzle dell'organizzazione - e quello che le persone tendono a temere di più - è la gestione della posta elettronica.
Come per la gestione delle cartelle e le convenzioni di denominazione dei file, la gestione della posta elettronica richiede una soluzione di stile di vita. Devi sviluppare regole e principi con cui puoi convivere ogni giorno. Ricordare che rimanere organizzati è simile al mantenimento di una dieta e di un regime di esercizi. Non farlo e trattare l'organizzazione come se fosse un progetto di pulizie di primavera di un giorno è simile a seguire una dieta a catena. Tutti i risultati che vedrai avranno una durata molto breve.
Prima di immergerti nel tuo progetto di riorganizzazione della posta elettronica, prenditi un momento per capire che non devi essere perfetto. L'obiettivo è quello di elaborare regole di vita a cui puoi ragionevolmente attenersi e che rendano il tuo lavoro o la tua vita personale più facili, più produttivi e migliori. Se l'installazione di un nuovo elegante plug-in di Microsoft Outlook è la cosa che accenderà il tuo motore di pulizia della posta in arrivo, prova Xobni (gratuito, $ 29, 99 Plus versione, 4 stelle), che indicizza i tuoi file o Evernote per Windows Premium ($ 45 all'anno, 4, 5 stelle), che ti consente di inviare e-mail al tuo Evernote dove hai il vantaggio delle eccezionali capacità di ricerca di quel software.
Vedi il fondo della scatola
Nel momento in cui mi sono reso conto che avevo bisogno di un approccio sistematico alla posta elettronica, è stata la prima volta che ho aperto la mia casella di posta e avevo più di tre pagine di roba semplicemente lì seduto. La maggior parte dei file erano stati contrassegnati come "letti", ma poiché non avevo agito su di essi, li avevo lasciati nella posta in arrivo. Ricordo di essermi sentito sopraffatto e di aver pensato che se non avessi iniziato a buttare via le e-mail in quel preciso istante, il problema sarebbe peggiorato nel giro di un'ora e sarebbe sicuramente insopportabile entro la mattina successiva.
Di conseguenza, mi sono prefissato un semplice obiettivo: essere sempre in grado di vedere sia il fondo della mia casella di posta. In altre parole, voglio essere in grado di vedere le voci per il messaggio più recente ricevuto e il messaggio più vecchio in un'unica schermata.
Non mi attengo a questo standard in ogni momento di ogni giorno. Sarebbe nevrotico e controproducente. Ma ho l'obiettivo di vedere il fondo della mia casella di posta prima di lasciare il lavoro ogni giorno, e se ciò fallisce, almeno il venerdì. Rimango anche sano di mente sul sovraccarico delle e-mail quando sono fuori per un giorno o mi prendo del tempo libero. Dopo essere tornato da una vacanza, mi concedo almeno una settimana per aggiornarmi sull'e-mail e cercare di non stressarmi al primo giorno o due in ufficio.
Mese per mese
Il modo in cui gestisco il mio account di posta elettronica aziendale è esattamente lo stesso modo in cui gestisco i miei file elettronici in cartelle. Tutto va in una cartella.
Innanzitutto, creo alcune cartelle di base per progetto, come Progetto A, B e C. All'interno di ogni cartella di progetto, creo sottocartelle per ogni mese, etichettate con l'anno e il mese a due cifre, sottolineando l'abbreviazione della lettera del mese. Ad esempio, la cartella per giugno 2011 è denominata 1106_JUN.
Quando arrivano nuove e-mail, spesso rimangono nella mia casella di posta per alcune ore, un giorno, forse anche una settimana o due. Ma non mi sopraffanno mai perché ho un sistema in atto che mantiene tutto a un livello gestibile. Ecco le regole per il mio sistema. Questi potrebbero non essere adatti a te, ma possono fornire un esempio di una soluzione. Personalizza la tua soluzione con regole adatte al tuo stile di vita.
Regola 1. Se l'e-mail non richiede azioni (inclusa la rilettura), la butto via immediatamente.
Regola 2. Se un messaggio di posta elettronica è fondamentale, ovvero richiede un'azione imminente o una rilettura approfondita e, possibilmente, una risposta, rimane nella posta in arrivo fino a quando non interverrà. Può rimanere nella posta in arrivo fino a un mese. Dopo un mese, devo agire su di esso. Questa è la scadenza. Una volta che ho preso provvedimenti, l'email viene archiviata nella sua cartella corrispondente.
Regola 3. Se l'e-mail contiene informazioni di cui ho bisogno, ma non richiede un'azione immediata, dovrebbe essere spostato nella cartella corrispondente entro la fine della giornata o alla fine della settimana se sono occupato. Se temo che dimenticherò di agire su di esso perché non è immediatamente visibile nella posta in arrivo, posso creare un elemento del calendario come promemoria. L'email deve essere archiviata in una cartella. Nessuna eccezione.
Regola 4. Venerdì pomeriggio, mi concedo da 10 a 20 minuti per smistare tutto ciò che è nella posta in arrivo e forse agire sugli oggetti che non richiedono una risposta lunga. Quando esco dall'ufficio, dovrei essere in grado di vedere uno o due pollici di spazio bianco in fondo (spazio da riempire di nuovo durante il fine settimana).
Regola 5. Dopo un anno, archiviarlo o buttarlo. Tendo a conservare i dati e-mail per circa un anno e archiviare tutto il resto, il che è estremamente facile da fare quando le tue informazioni vengono ordinate in cartelle per mese e anno.
Un altro metodo di organizzazione che è stato reso popolare nel giorno delle scartoffie fisiche è quello di creare 31 cartelle, etichettate numericamente, con ogni numero corrispondente a un giorno del mese. Invece di creare un elenco di cose da fare ogni giorno, dovresti archiviare documenti e promemoria (e biglietti d'auguri, fatture da pagare, ecc.) Nelle cartelle corrispondenti alla data dell'azione appropriata. Quando arriva la data, apri la cartella e ora hai il compito di occuparti di tutto ciò che è dentro.
Ancora un altro metodo è la compartimentazione. Se si utilizza uno strumento di gestione dei progetti come Basecamp (gratuito, 4 stelle e una scelta dell'editore), non è mai necessario salvare le e-mail associate ai progetti gestiti in quel sistema. Basecamp lo fa per te. Molte persone usano la compartimentazione nella loro vita e-mail personale dedicando un account basato sul Web a listini e mailing list mentre riservano l'altro per comunicare con amici e familiari. Perché non usare lo stesso concetto nel mondo degli affari?
Sbarazzarsi dell'ansia e-mail
Non sto affatto sostenendo che il mio sistema o il sistema di cartelle di 31 giorni sia adatto a tutti. Il mio sistema funziona per me perché tendo a ricordare le cose in base a quando si sono verificate. Inoltre, non vedo l'ora di quei pochi minuti alla fine di ogni settimana quando eseguirò una volta la posta in arrivo. Infine, l'obiettivo di base di poter sempre vedere il fondo della mia casella di posta mi dà conforto. Vedere le informazioni sanguinare oltre uno schermo visivo colpisce in qualche modo un punto critico. Sembra insopportabile, come se non riuscissi a trovare nulla e non riuscirò mai a uscire.
Altre persone, tuttavia, potrebbero sentirsi ansiose di dover gestire più di una dozzina di cartelle o rispettare scadenze autoinflitte. Potrebbe essere più produttivo per te poter vedere la tua posta in un unico riquadro a scorrimento. A rischio di diventare troppo permalosi, non è una cattiva idea scrivere i tipi di cose che ti fanno sentire sopraffatto perché se riesci a identificare ciò che non vuoi nella tua e-mail, puoi creare regole e linee guida per prevenire esso.
Qualunque sia il sistema organizzativo che crei per te stesso o per la tua azienda, concentrati sulle abitudini di vita e sulle regole generali. Non devi essere perfetto ogni giorno. Hai solo bisogno di escogitare un sistema che ti terrà in pista.
Take Aways
Le idee importanti da togliere a questo articolo sono:
1. Avere una quantità gestibile di e-mail renderà la tua vita lavorativa più semplice e migliore.
2. Nello sviluppo di principi per la gestione della posta elettronica, concentrarsi sulle abitudini di vita piuttosto che su regole rigide.
3. Determina il modo in cui gestirai le e-mail quotidiane, settimanali e mensili, nonché la frequenza con cui archivierai i dati delle e-mail.
4. Scopri cosa non vuoi dalla tua e-mail, quindi crea abitudini che ne impediscono il verificarsi.
