Organizzati: servizi di sincronizzazione dei file in soccorso

Contenuto

• Organizzati: Servizi di sincronizzazione dei file per il salvataggio
• Suggerimenti per la sincronizzazione dei file

Le persone disordinate e disorganizzate si lasciano per sempre alle spalle cose importanti. Quella presentazione di cui avevi bisogno per la conferenza? È in ufficio sul tuo computer desktop. Quelle foto della prima festa di compleanno di Topolino che avevi programmato di mostrare alla nonna mentre visitavi? Sono ancora sul tuo laptop, che è seduto a 300 miglia di distanza a casa sul divano.

I tecnologi hanno, piuttosto brillantemente, risolto questo problema per le persone non combinate. La risposta è la sincronizzazione dei file e ci sono molte aziende che offrono questo servizio gratuitamente.

Mentre i servizi di sincronizzazione dei file non cambieranno la tua personalità e ti trasformeranno in un individuo pulito e attento, possono agire come una rete di sicurezza, aiutandoti a evitare conseguenze disastrose per la tua disorganizzazione.

Che cos'è la sincronizzazione dei file?

Lo scopo di un servizio di sincronizzazione dei file è quello di darti accesso a tutti i tuoi file più importanti e attuali da qualsiasi computer o dispositivo connesso a Internet, come smartphone o tablet, sempre e ovunque. "Attuale" in questo caso indica i file a cui potresti ragionevolmente dover accedere in un prossimo futuro, piuttosto che i documenti in uno stato di completamento che dovresti davvero archiviare (scriverò di più su come archiviare in un prossimo articolo). E i file possono essere qualsiasi cosa, dai documenti alle foto alla musica.

Ecco come funziona: Registrate un account con un servizio di sincronizzazione dei file (gratuito o con un costo di abbonamento; nominerò offerte specifiche un po 'più tardi), installate il software di sincronizzazione dei file sul vostro computer e decidete quali file o cartelle che si desidera sincronizzare. Una volta che i file sono contrassegnati per la sincronizzazione, il servizio ne crea una copia e li memorizza online e, questa è la parte importante, da qui in poi aggiorna la copia ogni volta che si modifica il file localmente. Ora, ogni volta che accedi al servizio, sia da uno smartphone che dal computer di qualcun altro tramite il sito Web del servizio di sincronizzazione dei file, avrai accesso ai tuoi documenti.

I dettagli su come funzionano i servizi possono variare leggermente, ma la premessa di base è che ogni volta che si modifica un file, la copia modificata verrà salvata online e ogni volta che si accede al servizio, sia tramite un sito Web o semplicemente mantenendoti connesso tramite il software installato sul tuo computer o dispositivo mobile - il servizio assicurerà che stai visualizzando la copia più recente. Il servizio "sincronizza" la copia più recente di ogni file con tutti i dispositivi che usi per accedervi. Alcuni servizi salvano anche versioni che conservano la cronologia delle modifiche, fino a un determinato numero. In questo modo, non devi preoccuparti di salvare le copie dei documenti "versione 1" e "versione 2". Il servizio di sincronizzazione dei file lo farà automaticamente.

Il motivo per cui un servizio di sincronizzazione dei file ti aiuta a sentirti più organizzato è che rende molto difficile lasciare un file alle spalle. Non devi inviarti costantemente via e-mail il documento su cui stai lavorando. Finché si dispone di una connessione Internet, è possibile recuperare il proprio lavoro. La maggior parte dei servizi ha anche un certo livello di condivisione, che consente di inviare facilmente file ad altri per vederli, e alcuni hanno funzionalità di collaborazione in modo che più persone possano caricare file in un luogo condiviso.

Usa casi per la sincronizzazione dei file

A volte è difficile immaginare perché avresti bisogno di un servizio particolare fino a quando non sentirai parlare di come le altre persone stanno usando. Ecco alcuni esempi:

Professionista impegnato. Chiunque svolga anche un po 'del proprio lavoro professionale da casa - o potrebbe un giorno averne bisogno - può immaginare l'utilità del servizio di sincronizzazione dei file. Immagina che il maltempo ti impedisca di iniziare a lavorare, ma devi completare un progetto per rispettare una scadenza. E l'ultima copia del progetto risiede localmente sul computer dell'ufficio. Con un servizio di sincronizzazione dei file attivo, puoi prendere quel progetto in pochi secondi.

Viaggiatore. I viaggiatori frequenti che non vogliono portare con sé un laptop ingombrante possono assicurarsi che tutti i loro file siano disponibili per loro indipendentemente dal luogo in cui accedono. I viaggiatori possono anche sincronizzare le foto scattate e farle apparire sul computer di casa quasi all'istante.

Richiedente. Di recente ho utilizzato un servizio di sincronizzazione dei file durante un lungo processo di applicazione che ha coinvolto più parti. Ogni volta che ho ricevuto un documento, l'ho scannerizzato e salvato in un servizio di sincronizzazione. Quindi, quando una delle parti mi ha contattato per chiedere una copia di qualcosa, non ho quasi mai dovuto inviare fax o fotocopiare e spedire nulla. Invece, potevo premere un pulsante e inviare documenti a chiunque ne avesse bisogno, indipendentemente dal fatto che fossi a casa, al lavoro o altrove.

Alunno. Gli studenti che lavorano su una tesi di laurea, saggi o qualsiasi tipo di progetto possono salvare le proprie risorse nel cloud di sincronizzazione dei file ed essere in grado di ottenerli ogni volta che viene in mente un'idea. Coloro che tengono un computer a casa, magari condividendolo con un compagno di stanza, e usano computer pubblici in una biblioteca o in un laboratorio informatico sarebbero sicuramente ben serviti per sincronizzare il loro lavoro.

L'emailer. Se hai l'abitudine di inviarti via email i file in modo che vengano salvati online per un facile accesso, lascia che ti assicuri che sei il candidato principale per un servizio di sincronizzazione dei file. Sono molto più infallibili del metodo di posta elettronica ad hoc. E gli allegati di posta elettronica possono ostruire le caselle di posta limitate per lo spazio di archiviazione.