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Disordine digitale, disordine fisico, disordine emotivo… Tutto sta prendendo in giro la tua vita. June Saruwatari conosce il disordine. È esperta di organizzazione e produttività, nonché autrice di un nuovo libro intitolato Behind the Clutter: Truth. Amore. Senso. Scopo
È una donna secondo il mio stesso cuore. Molti dei suoi principi guida per essere organizzati sono simili ai miei, radicati in pratiche di buon senso, come fidarsi del proprio sistema ed eliminare le distrazioni.
Il motivo per cui ho sbagliato - e questo è tutto pertinente al lavoro di Saruwatari - è che ho avuto troppe cose da fare nella mia vita, troppe cose nella mia testa da ricordare. Qualcosa doveva dare. Di recente mi ero trasferito in un nuovo stato, avevo iniziato un nuovo stile di vita e attualmente mi sto preparando per trasferirmi in un nuovo paese. Saruwatari potrebbe dire che ho bisogno di una scarica mentale, una pratica quotidiana in cui annota ogni cosa che ha in mente, indipendentemente dal fatto che sia già nella sua lista delle attività. Quella purificazione, crede, ci libera da essere non solo più produttivi, ma anche in pace con noi stessi.
Quando finalmente ci siamo connessi tramite Skype, Saruwatari era frizzante, ma calma e rideva spesso, anche quando descriveva le procedure più banali per organizzarsi. Ha iniziato la nostra intervista rispondendo alla mia prima domanda prima ancora che avessi la possibilità di farla.
June Saruwatari: La mia filosofia sul disordine, sia digitale che fisico, è che è lo stesso problema. Le persone tendono ad accumulare disordine digitale perché non riescono davvero a vederlo.
Il disordine è un affare incompiuto. Il disordine rimane nella concisione e lo porti in giro con te. Se hai roba digitale e non l'hai lasciata andare, e non serve a uno scopo, e hai stabilito che non è utile, allora è un disordine.
L'affare incompiuto, diciamo, di tutte le cose da fare nella tua mente di cui non ti sei preso cura, o il perdono nel tuo cuore, o qualsiasi altra cosa - lettere di ringraziamento che non hai scritto, la gratitudine nella tua cuore che non è stato espresso, anche questo è tutto disordinato.
Quindi c'è emozione, c'è mentalità e poi c'è disordine digitale. C'è una correlazione tra loro e anche il disordine fisico.
Jill Duffy: parla un po 'di più del costo del disordine, sia esso digitale o fisico.
JS: Le persone si sentono senza potere, non energizzate, non ottimiste, come se fossero in una spirale discendente nella loro vita. Le persone mi dicono che fisicamente si sentono soffocare quando hanno troppa confusione. E quello può essere non solo disordine fisico, ma disordine nella tua testa. È travolgente. Non puoi andare avanti! Le persone si sentono paralizzate, immobilizzate, diseccitate.
Che si tratti di disordine fisico o digitale, è collegato al disordine emotivo e spirituale.
JD: Nel tuo libro, vai nel costo del disordine?
JS: Sì, lo so! Sono super appassionato. Ho insegnato la gestione del tempo, lo chiamo espansione del tempo, per anni. È tutto collegato.
Quando hai il disordine, ti ci vuole il doppio del tempo per fare qualcosa o andare da qualche parte. Se pensi di essere dentro una casa, se il percorso è ingombro di roba, ti ci vorrà il doppio del tempo per varcare la porta. Non puoi nemmeno arrivare alla porta se c'è molto disordine!
Allo stesso modo, il percorso per fare un'attività può essere disordinato. Ad esempio, sto parlando con te e voglio avere una conversazione coinvolgente, ma se c'è confusione, ci sarà confusione nella mia testa. Se sto pensando a qualcos'altro, al momento non sono davvero presente con te. Quindi questo ci impedisce di avere una conversazione coinvolgente. Le cento e-mail nella mia casella di posta mi fanno pensare: "Oh mio Dio, cosa c'è lì dentro che non devo ancora?"
Ci sono 86.400 secondi in un giorno. Se qualcuno dovesse dare lo stesso numero in dollari , quindi $ 86, 400, un giorno e ti dicesse: "Non puoi capovolgerlo, non puoi decidere cosa farne un altro giorno", cosa faresti? Lo investiresti saggiamente. Inizieresti a costruire una fondazione.
Molte persone interessate alla produttività e appassionate di tecnologia vengono coinvolte in nuove app e nuovi programmi e dimenticano che prima devono iniziare con una fondazione. Gli 86.400 secondi al giorno, o 168 ore alla settimana, o 24 ore al giorno: cosa vuoi farci?
Comincio con i ruoli. Comincio con la fondazione. Quali sono i ruoli nella tua vita? Ora pensaci come un grafico a torta. Quanto tempo vuoi passare per ogni ruolo? Quindi guardi il tuo tempo come un puzzle e muovi le cose.
C'è sempre un deprezzamento. Le persone pensano di avere 300 ore in una settimana, ma in realtà sono 168.
JD: Cosa sta dicendo? Hai quante ore in una settimana come Beyonce?
JS: Obama, Madonna, Ghandi, Buddha, Gesù: tutti hanno lo stesso tempo in una settimana! Quando le persone si lamentano di non avere abbastanza tempo, dico "Smettila", perché stanno combattendo la verità di ciò che è .
Verità, amore, significato, scopo. Quando lavoro con le persone nel loro tempo, chiedo "Sinceramente, cosa stai facendo con le tue 168 ore?" Prima di tutto devono capire perché sentono di avere un deficit e perché si sentono sopraffatti. Allora chiedo qual è l'ideale? Dove vuoi stare con le 168 ore?
Ecco la filosofia: quando crei confini chiari sul tuo tempo, sei illimitato in quello spazio di tempo. Quando crei chiari confini sulle cose, puoi essere illimitato all'interno di quello spazio.
Quello che facciamo è impostare un'intenzione. Ad esempio, "In quest'ora, preparerò la mia lista di cose da fare per andare in India". E quello che succede è che non ci vogliono cinque ore. Ci vuole un'ora perché hai impostato quell'intenzione.
JD: Quindi si tratta di darti un limite realistico e di lavorare entro quel limite.
JS: Sì. Limite realistico, o qualunque sia la tua idea di realistico. Ognuno ha la sua idea di cosa significhi. Quando crei quel tempo e ti dedichi ad esso, ti concentri sul laser.
JD: Cosa vedono le persone come un'area in cui vogliono trascorrere meno tempo, una volta che osservano effettivamente come trascorrono il loro tempo?
JS: Alcuni esempi stanno andando nella tana del coniglio dei social media. Inoltre, controllando le e-mail durante il giorno. È meglio farlo una volta al mattino, forse una volta al pomeriggio dopo il rientro da pranzo e una volta alla fine della giornata.
Un altro è interruzioni. In un ufficio, molte persone ottengono interruzioni se hai una politica a porte aperte, e dico sempre che devi insegnare alle persone come trattarti. Ho scherzato con uno dei miei clienti sul fatto che tutti devono prendere un numero prima di entrare nel suo ufficio, invece di entrare.
Si tratta di avere sistemi. Se hai interruzioni sul lavoro e sei un manager, devi insegnare a tutti coloro che lavorano per te a rispettare il tuo tempo, magari chiudendo la porta. Potresti avere orari d'ufficio, come se fossi un professore, magari dicendo tra le 10:00 e le 12:00, sono aperto a chiunque abbia domande, ma tra le 2:00 e le 3:30, lo sarò facendo lettura e ricerca.
Metti da parte il tuo tempo come se fosse un incontro con qualcun altro.
JD: È un ottimo consiglio, per trattare il tuo tempo come se fosse un incontro.
JS: Sì, o un appuntamento dal medico. È altrettanto importante.
JD: Alcune delle mie app e servizi online preferiti sono quelle che funzionano in modo invisibile e senza che io abbia bisogno di agire, come IFTTT, RescueTime e EasilyDo. Hai delle app preferite che ti aiutano a massimizzare il tuo tempo o a renderlo prezioso?
JS: I promemoria sono fantastici. È come avere un assistente personale virtuale. Anche Outlook. È un sistema collaudato. Puoi impostare un avviso. Puoi posticiparlo. Puoi inoltrarlo a qualcun altro per occupartene. Lo adoro.
Cerco di mantenerlo il più semplice possibile e di non avere troppi programmi. Come probabilmente puoi dire, sono come un bambino in qualche modo, e se diventa troppo complicato, mi annoio e la mia mente va da qualche altra parte.
Ecco un esempio: scansione di app. Tutti questi meravigliosi programmi di scansione escono ogni giorno. Ne avevo quattro su cui stavo indagando e volevo solo trovare qualcosa per poter sbarazzarmi di uno dei miei dispositivi. Ne ho trovato uno immediatamente, quindi con gli altri non ho impiegato troppo tempo per provarli. Quando ho provato gli altri, non appena ho capito che non era per me, cancella!
Se stai studiando app diverse e sistemi diversi e ritieni che qualcosa non funzioni per te, devi eliminarlo, anche se hai pagato per esso. Concentrati su quello che senti risuonare con te e prosegui fino in fondo. Quello che succede a molte persone è due settimane dopo, provano qualcos'altro e poi ancora una volta hanno un disordine digitale.
JD: Ho notato lo stesso schema. Le persone che amano la tecnologia vogliono provare tutto ciò che è nuovo anziché scegliere un'app e dedicarsi all'uso di essa. Non lo considerano come un investimento nel loro tempo.
JS: Non lo lasciano andare! Guarderò il telefono ingombra di qualcuno e avranno app che hanno scaricato un anno fa e che non hanno mai usato. Dico loro "Elimina, elimina, elimina!"
Le persone hanno paura di eliminare i programmi che hanno acquistato. Ma tornerà di nuovo se ne hanno bisogno.
Un altro programma che adoro è PaperKarma. Se ricevi posta indesiderata fisica reale, scatta una foto con l'etichetta postale con il codice a barre e ti eliminano dall'elenco. Quindi ti torna indietro e dice "Successo!" quando funziona.
JD: Voglio tornare su Outlook per un secondo. Hai detto che usi molto i promemoria. Puoi fare un esempio di un giorno e che tipo di cose inserite come promemoria, a cosa servono i blocchi di tempo e così via?
JS: Sì, iniziamo da come arrivano quei promemoria. All'inizio di ogni giorno, vuoi fare uno scarico mentale di tutte le cose nella tua testa che devi fare. Non classificare ancora. Alla fine di due o tre minuti, potresti avere 25 cose lì. Quindi, in base al tuo intuito e alla tua posizione attuale, assegna a ciascuno una data da fare, quindi ti impegni. Quindi, devi avere alcune categorie impostate per il tuo elenco di attività e assegnerai una categoria a ciascuna. Questa è una parte.
Quindi l'altra parte è quando imposti il tuo programma, devi avere confini chiari per il tuo tempo. All'inizio e alla fine di ogni giorno, vuoi dare un'occhiata alla tua lista di cose da fare e dare la priorità a quelli che vuoi fare. Diciamo per te come scrittore, hai "Scrivi o ricerca" come categoria. Potresti non svolgere quella categoria di attività ogni giorno. Potresti farlo solo il martedì e il giovedì.
JD: Sembra che il dumping mentale abbia lo scopo di liberare l'ingombro del cervello, liberare quelle cose dalla tua mente, dal tuo petto, buttarle giù e poi affrontarle una ad una in un modo molto organizzato e sistematico.
JS: Sì. E questa è la cosa più importante: non voglio che tu vada a controllare se hai già quell'attività nell'elenco. L'intero punto sta scaricando mentalmente. Se scrivi qualcosa e vedi che è già nella tua lista di attività 10 volte - e questo è pazzo! - mostra quante volte ci stai pensando. Ora si tratta di sviluppare un sistema per ricordare l'attività e portarla a termine, e confidando che il sistema funzionerà per te, che puoi fare affidamento su quel sistema, su cui puoi contare.
La cosa numero uno è capire il sistema che funziona per te. Dimentica ciò che fanno tutti gli altri.
Vorrei che le persone potessero fare una disintossicazione digitale per una settimana per capire cosa fosse veramente importante. Quello che succede quando sei inondato di roba è che tutto diventa "importante".
Qual è il tuo retaggio? Perché sei qui sulla Terra? Se sei un dirigente di un'azienda o un imprenditore, qual è il tuo obiettivo o la tua missione? Rimani così preso dall'essere produttivo per il gusto di essere produttivo da perdere di vista l'intenzione, il perché stai facendo qualcosa.
È così semplice! Ti piace il tempo che passi? Qual è la verità di quel ruolo che stai interpretando? Qual è la verità del tempo che passi? Ha significato per te? A volte dedichiamo del tempo a cose che hanno un significato per le altre persone e dobbiamo sapere a cosa serve. Verità, amore, significato, scopo. È così semplice
JD: Perché pensi che così tante persone abbiano difficoltà a tornare alla loro missione o al loro scopo?
JS: Perché sono inondati di disordine.
Dico alle persone di fermarsi, di controllare con la loro verità, amore, significato e scopo, e di essere costantemente vigili. Senza disordine, tutto diventa molto chiaro.
JD: Se potessi incoraggiare i professionisti impegnati a rinunciare a un tipo di disordine o una cosa che ingombra la loro vita, cosa consiglieresti loro?
JS: Avere la posta in arrivo a zero.
JD: Consiglieresti loro di avere zero messaggi o consiglieresti loro di rinunciare a quell'obiettivo?
JS: Ho detto a un cliente: "Se riesci a cancellare la tua casella di posta e a zero messaggi alla fine della giornata, ti sentirai come un milione di dollari". Quello che intendo con questo è avere un sistema in modo che tu possa guardare un messaggio, toccarlo e decidere se è qualcosa a cui risponderai, o decidere che lo leggerai in seguito e inseriscilo in un Leggi la cartella o decidi di annullare l'iscrizione a un elenco, penso che sia l'unica cosa per il disordine digitale. Se i professionisti possono azzerare la posta in arrivo, penso che sia un grande obiettivo. E non intendo che agirai su ogni singola cosa. Penso solo che ti aiuterà a liberarti mentalmente in modo da essere pronto per tutto ciò che la giornata ti riserva, o tornare a casa e essere pienamente presente e impegnato nella tua famiglia, o se stai per un appuntamento, essere pienamente impegnato con il tuo partner. È una pratica spirituale, mentale, emotiva.
