Organizzarsi: digitalizzare documenti personali

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• Organizzati: digitalizzazione di documenti personali
• Cosa non digitalizzare

I computer sono molto bravi a cercare. Anche i computer sono eccellenti al recupero. Non importa quanto velocemente ed efficientemente pensi di poter trovare e recuperare informazioni nella tua casa da pezzi di carta, puoi essere certo che i computer possono farlo più velocemente.

Questo è il motivo numero uno che dovresti digitalizzare molti dei tuoi documenti personali.

Ci sono anche altre ragioni, come il fatto che non puoi nemmeno ottenere le informazioni su quel documento dell'assicurazione contro le inondazioni quando si trova su un pezzo di carta nella tua cucina mentre un volo cancellato ti ha lasciato intrappolato su St Kitts, a causa di un uragano a casa. Non sarebbe un momento utile avere un documento digitale, accessibile dal tuo laptop, smartphone o tablet?

Eccone un altro: negli ultimi anni hai cambiato più volte medici, programmi assicurativi e farmacie e ora il farmacista deve sapere se hai mai preso un determinato farmaco. Non sarebbe utile accedere a un sistema sicuro che ha registri di tutte le prescrizioni scritte dai medici perché hai scattato con la fotocamera del telefono prima di riempirli?

O forse sei motivato a digitalizzare più documenti personali semplicemente per sbarazzarti del disordine. Le ragioni per farlo sono infinite, e lo sono anche le scuse per non iniziare. Ecco alcuni suggerimenti e trucchi che non ti lasceranno senza scuse per rimandare l'attività più a lungo.

Cosa digitalizzare

Prima di poter ridurre la quantità di carta in casa, devi decidere quali documenti hanno valore per essere resi digitali. In molti casi, ti consigliamo di conservare i documenti originali, rendendo essenzialmente quello digitale un backup. Questo elenco potrebbe aiutarti a generare idee:

• le tasse

• entrate deducibili dalle tasse

• buste paga

• atti e contratti di locazione

• garanzie

• passaporti (molti paesi hanno regole molto specifiche sulla creazione di copie dei passaporti; verificare con il proprio governo)

• archivi familiari, come certificati di nascita, documenti di adozione, certificati di matrimonio, certificati di morte e documenti di immigrazione

• moduli assicurativi

• cartelle cliniche e dentistiche e prescrizioni

Se il tuo datore di lavoro non fornisce buste paga elettroniche, devi assolutamente conservare gli originali per almeno sei mesi, se non per un anno intero. Le banche e i proprietari terrieri richiedono spesso questi documenti, oltre ai moduli fiscali (W2 negli Stati Uniti), quando completano i documenti finanziari o abitativi.

Con passaporti e altri documenti legali ufficiali, fai attenzione alle regole per fare copie. Di solito è una buona idea ridurre o ingrandire l'immagine di almeno il 10 percento (quindi non sembra che tu stia cercando di contraffarlo).

Anche se non pensi che dovrai mai fornire repliche di nessuno di questi documenti, ci saranno sicuramente momenti in cui dovrai fare riferimento al numero del tuo passaporto (per un'applicazione, diciamo) o ad altri dati. È molto più efficiente cercare quelle informazioni dal tuo computer piuttosto che iniziare a scavare in un armadio pieno di carte.